ปัจจุบันองค์กรในหลายอุตสาหกรรมระดับโลกมักที่จะเลือกนำเครื่องมือ Project Management เข้ามาใช้ เพราะมีข้อดีมากมาย ทั้งช่วยให้ทีมทำงานง่ายขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงาน ลดการทำงานแบบ Silo ลดเวลา ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการทำงาน และอื่น ๆ
ซึ่งในวันนี้เราก็มีกรณีศึกษาขององค์กรเทคโนโลยีระดับโลกองค์กรหนึ่งที่นำเครื่องมือ Project Management เข้ามาใช้ในองค์กร เพื่อนำมาช่วยแก้ปัญหาความท้าทายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นให้กับการทำงานเป็นทีมและการขยายองค์กรให้ใหญ่ขึ้น นั่นคือ Webflow
หลังจากที่ Webflow นำเครื่องมือ Project Management มาใช้ ก็มีความเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นมากมาย ในด้านต่าง ๆ ที่บริษัทเขาคาดหวังไว้ แต่ความเปลี่ยนแปลงจะมีอะไรบ้างนั้น ไปติดตามหาคำตอบได้ในบทความกันเลย
Webflow คืออะไร? No-Code Platform ที่ถูกใจผู้ใช้งานทั่วโลก
Webflow คือ บริษัทผู้ให้บริการด้าน No-Code Web Design and Development Platform ที่ก่อตั้งมาตั้งแต่ปี 2012 ปัจจุบันบริษัทมีการระดมทุนอยู่ที่ระดับ Series B ซึ่งมีผู้ใช้งานที่เป็นแบบรายบุคคล, ธุรกิจต่าง ๆ อีกทั้งองค์กรทั่วโลกอย่าง Zendesk, Rakuten, Dell, Upwork และอื่น ๆ
โดยจุดเด่นของ Webflow คือ การเป็นเครื่องมือ No-Code ที่ใช้งานง่าย ยืดหยุ่น ไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด แต่ใคร ๆ สามารถสร้างเว็บไซต์ที่มีคุณภาพสูงเป็นของตัวเองได้ แม้จะไม่ถนัดด้านการเขียนโค้ด อีกทั้งยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยทุ่นแรงให้ทั้ง Developer และ Designer กว่า 3.5 ล้านคนทั่วโลกทำงานได้ง่ายมากขึ้นอีกด้วย
นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ว่าทำไม Webflow จึงมีผู้ใช้งานจำนวนมหาศาล และกลายเป็นบริษัทผู้พัฒนา No-Code Platform ที่ทำให้ผู้ใช้งานต่างชื่นชอบ จนบริษัทมีการเติบโตอย่างรวดเร็ว ซึ่งในปัจจุบัน หลังจากที่ Webflow มีการระดมทุน ก็ทำให้บริษัทมีการขยายทีมที่ใหญ่มากขึ้น และมีพนักงานมากกว่า 350 คนเข้าไปแล้ว
ทำไม Webflow ถึงเลือกใช้เครื่องมือ Project Management ในองค์กร?
ตั้งแต่ปี 2019 เป็นต้นมา Webflow มีจำนวนพนักงานมากกว่า 350 คน และบริษัทก็มีการเพิ่ม Engineer ขึ้นมากกว่า 50 คนภายในปีเดียว นั่นจึงทำให้ Webflow ไม่ใช่บริษัทที่มีขนาดเล็กอีกต่อไป
Webflow จึงตัดสินใจหา Solution ที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาในการเพิ่มการมองเห็นสำหรับการทำงานของทีมขนาดใหญ่นี้ พร้อมทั้งรวมทุกทีม ทุกแผนก ไม่ว่าจะเป็น Engineer, Product, Designer และอื่น ๆ ให้เป็นหนึ่งเดียวกัน
นอกจากเหตุผลข้างต้นที่ได้กล่าวไป Webflow ก็ยังมีความท้าทายในการทำงานอื่น ๆ ด้วย ซึ่งเป็นเหตุผลที่ทำให้เลือกใช้เครื่องมือ Project Management แต่ว่าเหตุผลเหล่านั้นจะมีอะไรบ้าง ไปดูกันต่อได้เลย
ต้องการกำจัดการทำงานแบบ Silo ของทีมให้หมดไป
พนักงานของ Webflow ต้องการ Solution ที่เข้ามาช่วยทำให้ทุกทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อโดยที่ไม่แยกออกจากกัน เพื่อลด Process ในการทำงานและเวลาต้องที่ต้องใช้ไป รวมถึงต้องการตัวช่วยในการเพิ่มการมองเห็นกระบวนการทำงานทั้งหมด ด้วยเครื่องมือ Project Management เพียงเครื่องมือเดียว
เนื่องจากทีม Engineer, Product Developer และ Designer มักจะทำงานแยกกันอยู่บนหลายแพลตฟอร์มทั้ง Jira, Toggl, GitHub Projects, Coda และอื่น ๆ อีกมากมาย นั่นทำให้เกิดการทำงานแบบ Silo ขึ้น ซึ่งเป็นการที่แต่ละฝ่ายต่างแยกกันและมุ่งแต่ทำงานของตัวเอง
จากการที่ทีมต้องจัดการงานในหลายโปรเจ็กต์บนหลายแพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน มันเป็นการเพิ่มความยากสำหรับการขยายทีมของ Webflow ด้วยเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการ Tracking ความคืบหน้าของงานนั้น ๆ, การเพิ่มกระบวนการในการสร้างโปรเจ็กต์ต่าง ๆ หรือการพึ่งพาการทำงานกันระหว่างทีม
Webflow จึงต้องการเครื่องมือเดียวที่สามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี จัดการทุกอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ และแก้ปัญหาทุกอย่างได้อย่างครบครัน ตั้งแต่การวาง Roadmap, การติดตาม Bug ไปจนถึงการสร้าง Dependency Mapping และอื่น ๆ
ต้องการสร้างการทำงานระหว่างวันให้ง่ายขึ้น และเพิ่ม Productivity ให้กับทีม
เหตุผลข้อนี้เป็นผลพวงมาจากข้อแรกที่ทีมทำงานแยกแพลตฟอร์มกัน ทำให้ทีม Webflow รู้สึกว่าตัวเองทำงานยากขึ้น และขาด Productivity ในการทำงานอย่างเห็นได้ชัด เพราะต่างฝ่ายต่างก็มองไม่เห็นงานของกันและกัน ทำให้ไม่รู้ว่าตอนนี้งานไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว
เพราะโดยปกติ ถ้าพูดถึงในฝั่งของบริษัทเทคโนโลยี ทุกทีมมักจะต้องมีการทำงานร่วมกัน เช่น ทีม Design ออกแบบประสบการณ์ของผู้ใช้งาน หรือหน้าตาของระบบให้มีการใช้งานง่ายและสวยงามเสร็จแล้ว ก็ส่งต่อไปให้ Developer จัดการเรื่องระบบหน้าบ้านและหลังบ้านให้ใช้งานได้ดี
แต่เมื่อทีม Webflow ทำงานแยกกันก็อาจทำให้สื่อสารยาก Tracking กระบวนการทำงานลำบาก เช่น ทีม Developer ไม่รู้ว่าทีม Design ทำงานถึงไหนแล้ว หรือทีมตัวเองจะต้องทำงานต่อตอนไหน ไม่รู้ว่าทีมก่อนหน้าทำงานเสร็จแล้วหรือยัง นั่นส่งผลให้การทำงานของทีมล่าช้าขึ้นไปอีกกว่าที่ควรจะเป็น และรายละเอียดของงานอาจมีการตกหล่นระหว่างทางได้ ดังนั้นการนำเครื่องมือ Project Management เข้ามา ก็จะช่วยลบเหตุผลเหล่านี้ออกไปได้
ต้องการหาเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการ Onboarding และขยายทีมได้ง่าย
เพราะในการขยายทีมแต่ละครั้ง บริษัทต้องมีการ Onboarding ให้กับพนักงานที่เข้ามาใหม่ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของกฎ ระเบียบ หรือวัฒนธรรมขององค์กร และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการใช้เครื่องมือต่าง ๆ ในการทำงาน (เพราะแต่ละบริษัทก็มีการใช้เครื่องมือในการทำงานที่ไม่เหมือนกัน)
ยิ่งถ้าหากบริษัทใช้เครื่องมือเยอะ ก็ยิ่งเสียเวลาในการ Onboarding ให้พวกเขานานยิ่งขึ้นไปอีก ทำให้ต้องเสียเวลาไปในส่วนนี้จำนวนมากในแต่ละวัน Webflow จึงอยากได้เครื่องมือที่มีความสามารถทุกอย่างรวมอยู่ในเครื่องมือเดียว และใช้งานง่าย ไม่ว่าจะอยู่ทีมไหนก็สามารถเรียนรู้ได้ด้วยตัวเอง
ด้วยเหตุผลที่กล่าวมาทั้งหมด ทีมของ Webflow เองก็ได้ใช้เวลายาวนานนับเดือนในการสำรวจความต้องการของทุกทีมในบริษัท เพื่อทำความเข้าใจพวกเขาว่าต้องการเครื่องมือที่มีลักษณะแบบใดบ้าง ที่จะช่วยให้ทำงานแบบ Cross-Functional Team ได้สมบูรณ์แบบที่สุด
ซึ่งตอนแรกก็มี 2 เครื่องมือด้วยกันที่เข้าตาทีม Webflow นั่นคือ Jira และ ClickUp ซึ่งพวกเขาก็ได้ทดลองใช้งานทั้ง 2 เครื่องมือนี้เป็นเวลาหลายเดือนด้วยกัน และพบว่า Jira จะมีลักษณะเป็น Scrum Board ที่เหมาะสำหรับทางฝั่ง Developer มากกว่า แต่ ClickUp มีการใช้งานที่ยืดหยุ่น สามารถใช้งานร่วมกับทีมอื่นได้คล่องตัวกว่า
ท้ายที่สุด ทำให้ Webflow ก็เลือกเครื่องมือ Project Management อย่าง ClickUp เพราะสามารถตอบโจทย์ทุกความต้องการของทีมได้เป็นอย่างดี
ความเปลี่ยนแปลงหลังจากที่ Webflow นำเครื่องมือ Project Management มาใช้ในองค์กร
หลังจากที่ Webflow ได้นำ ClickUp เครื่องมือ Project Management ที่เรียกได้ว่าครบเครื่อง และตอบโจทย์ทุกความต้องการของพนักงานทุกคน ก็มีความเปลี่ยนแปลงมากมายเกิดขึ้น
ทีมมีการทำงานแบบ Cross-Functional และเป็นหนึ่งเดียวกันมากขึ้น
Webflow ได้รวมการทำงานของพนักงานทีมต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Engineer, Product หรือ Design กว่า 200 คน ไว้ภายใต้แพลตฟอร์มเดียวกัน ซึ่ง ClickUp ช่วยให้ทีมลดการทำงานแบบ Silo ลง รวมถึงระบบการจัดการงานของ Webflow ก็มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วย
ตัวอย่างเช่น ClickUp ทำให้ทีมมองเห็นการทำงานเป็นภาพเดียวกันชัดเจนและเป็นระบบยิ่งขึ้น ตั้งแต่การวาง Roadmap จนกระทั่งติดตามความคืบหน้าของงานในทุก ๆ ส่วน, แต่ละฝ่ายสามารถทำงานแบบ Cross-Functional Team ได้อย่างเต็มที่และคล่องตัว และที่สำคัญ Webflow สามารถ Scale ทีมตามการเติบโตของธุรกิจได้อย่างง่ายดายอีกด้วย
ClickUp has brought us all into one system where we manage all of our projects as well as where to see the status of anything and everything. It's been a game-changer. – Waldo Broodryk, Head of Customer Support at Webflow
การทำงานระหว่างวันไม่มีความซับซ้อน และทีมมีความ Productivity เพิ่มขึ้น
เมื่อทุกทีมเปลี่ยนมาทำงานร่วมกันบนเครื่องมือเดียวกัน ก็ทำให้ทีม Webflow ค้นพบว่าตัวเองทำงานง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการจัดลำดับความสำคัญของ Task หรือโปรเจ็กต์, ด้านการสื่อสารกับทีมได้ดีขึ้น, ด้านการจัดการ Workload และทุกทีมทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น
เนื่องจากแต่ละทีมไม่ต้องทำงานแยกเครื่องมือกัน ไม่ต้องสลับการใช้เครื่องมือไปมาแล้ว ก็ยิ่งทำให้ทีมประหยัดเวลาและนำเวลาไปจัดการงานที่จำเป็นได้ดีขึ้น เพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพมากที่สุด
นั่นจึงทำให้ในแต่ละวันพนักงานแต่ละคนมีเวลามากขึ้น จากกระบวนการที่เห็นภาพชัดเจน เข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน การจัดการ Workload ที่เป็นระบบ หมดปัญหางานมากระจุกกันเป็นคอขวด ทำให้ Deliver งานออกมาในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และตรงเวลา
ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการ Onboarding พนักงาน ง่ายต่อการขยายทีม
หนึ่งในข้อดีข้อใหญ่ที่สุดของการใช้เครื่องมือเทคโนโลยีเข้ามาช่วยทำงาน คือ ช่วยลดเวลา, ลดทรัพยากร และลดต้นทุนในการ Onboarding หรือ Training ให้กับพนักงานที่เข้ามาใหม่ในช่วงที่ทีมกำลังขยาย
สำหรับ Webflow เขาคิดเสมอว่าการ Onboarding ไม่ควรเป็นงานที่กินเวลาคนในทีมคนใดคนหนึ่งมากเกินไป ยิ่งถ้าหากเป็นทีมที่กำลังขยายและรับสมัครชิกใหม่เข้ามาเรื่อย ๆ การ Onboarding ก็ยิ่งกลายเป็นงานที่ทำให้ Team Lead ต้องทำงานซ้ำไปซ้ำมา บางครั้งมันก็อาจทำให้พวกเขาเสียเวลาตรงนั้นไปค่อนข้างมากในแต่ละครั้ง
แต่ตอนนี้ Webflow ก็เจอ ClickUp ที่ตอบโจทย์สำหรับการ Onboarding มาก ๆ แล้ว เพราะมี UI ที่ใช้งานง่าย ไม่ต้องใช้เวลาในการอธิบายมาก ครอบคลุมทุกความสามารถ ปรับได้ทุกมุมมอง เหมาะสำหรับทุกคนทุกทีมในบริษัท
ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่อยู่ทีมไหนก็สามารถเรียนรู้และเชี่ยวชาญเครื่องมือ Project Management ได้ทันที ช่วยลดความล่าช้าในการเริ่มต้นใช้งาน ทำให้ทีมไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำงานเพื่อมา Onboarding เพิ่มเติม หรืออธิบายและปรับ Workflow ในเครื่องมือต่าง ๆ ให้ เพราะเพียงแค่ไม่กี่วันพนักงานก็ใช้งาน ClickUp เป็น
นอกจากนั้น ยังทำให้ Webflow ประหยัดเวลาไปกว่า 2,500 ชั่วโมงต่อปี และประหยัดเงินมากกว่า 200,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี ในการ Onboarding และ Training พนักงานในการใช้งานเครื่องมือเหล่านั้นที่เคยได้กล่าวไป
ถึงตาองค์กรคุณแล้วในการนำเครื่องมือ Project Management มาใช้ในองค์กร
สำหรับองค์กรไหนที่อยากลองนำเครื่องมือ Project Management เข้ามาใช้ในองค์กร เพื่อเพิ่ม Productivity ให้กับทีม และขยายทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
The Growth Master มีบริการให้คำปรึกษาและสร้าง Workflow บน ClickUp ในองค์กร ซึ่งเราจะเป็นผู้ช่วยคุณในการให้คำปรึกษา ติดตั้ง และสอนการใช้งาน ClickUp ให้บริษัทของคุณ โดยสร้างเป็น Workflow ภายใต้กระบวนการทำงานแบบ Agile ระบบ Automation และ Integration ต่าง ๆ บริการจบได้ในแพ็กเกจเดียว ราคาถูกกว่าการจ้างบุคลากรระยะยาว ทีมต่อยอดการใช้งานเองได้
Source: clickup, snappr
