รู้จักวิธีการสร้าง Super Excels ด้วย Airtable เครื่องมือที่ให้มากกว่า Data Sheets

ปกติคุณใช้ Excel/Spreadsheet ทำอะไรบ้าง

เรามักใช้ Excel ทำงานเกี่ยวกับการคำนวณ – ทำบัญชี, การทำตาราง – ชีท KPI, วางแผนงาน – Action plan, เก็บรายชื่อลิสต์อีเมลของลูกค้า, แสดงผลแบบแผนภูมิ และ อีกหลายอย่างที่คุณสามารถจับมันใส่ตารางนี้ได้

ข้อจำกัดของ Spreadsheet ทำให้การทำงานเกิดสะดุด

รูปแบบบน Spreadsheet คือตาราง หลายครั้งแค่ตารางอย่างเดียวก็ไม่สะดวกหรือไม่เพียงพอ ต้องใช้โปรแกรมอื่นช่วย ยอมใช้หลายตัวเพื่อให้ง่ายขึ้นมากว่า ใช้แค่ตัวเดียวแต่ทำให้การทำงานขั้นต่อจากนั้นลำบาก

การทำ Action plan จะคลิกเข้าไปดูรายคนเลยว่าใครถืองานอะไรอยู่บ้างก็ทำไม่ได้ ต้องใช้ซอฟต์แวร์เกี่ยวกับ Task Management เข้ามาช่วยจัดการ เพื่อให้การดูและวัดผลของงานเป็นไปได้ง่ายมากกว่าดูในตารางหรือชาร์ตแบบเดิม

การคำนวณค่าใช้จ่ายของฝ่าย โดยทั่วไปใส่สูตร พิมพ์ตัวเลขแล้วก็เรียบร้อย แต่ก็จะมีขั้นต่อที่จะต้องทำซ้ำเอาข้อมูลไปใส่ในตารางกลางของบริษัทอีก ไหนจะทำซ้ำข้อมูลที่เบิกรายคนอีก

การเก็บข้อมูลลูกค้า ก็ขึ้นมาเป็นแถวยาว ๆ จะตัดแถวมาให้อ่านง่ายหน่อยก็จะทำให้ไฟล์ (.csv) เอาไปใช้งานกับซอฟต์แวร์อื่นลำบาก เพราะการอ่านข้อมูลจะอ่านตามแถวทีละแถว

ถึงแม้ Spreadsheet จะใช้งานได้หลายรูปแบบ แต่ก็ไม่ได้เป็นมิตรถึงขั้นที่จะใช้งานได้สะดวกสบายจบได้ในตัวเดียว

Airtable – Spreadsheet ที่ไม่ได้จำกัดแค่ตาราง

Spreadsheet, meet database.

Airtable ก่อตั้งมาตั้งแต่ปี 2012 บนพื้นฐานความเชื่อว่า…

“เราควรเป็นคนกำหนดวิธีการทำงานของเราเอง ไม่ใช่ซอฟต์แวร์”

โดยสร้างซอฟต์แวร์ที่ทุกคนสามารถหยิบใช้เครื่องมือให้ตอบโจทย์ความต้องการได้ตามใจชอบ ทำให้ Airtable เป็นซอฟต์แวร์ครอบคลุมการใช้งานในหลากหลายอุตสาหกรรมธุรกิจ และได้รับความไว้วางใจจากบริษัทชั้นนำทั่วโลกกว่า 170,000 บริษัท เช่น Netflix, Expedia, BuzzFeed, Medium, Shopify, Time, Condé Nast Entertainment

ทำให้ปัจจุบัน Airtable มียอดระดมทุนสูงถึง 170 ล้านเหรียญ

Airtable ปรับเอารูปแบบของ Database มาใช้บน Spreadsheet

• โดยปรับ Table ให้อยู่ในรูปแบบของ Sheet
• Field อยู่ในรูปแบบ Column
• Record อยู่ในรูปแบบ Row

พร้อมคงความสามารถในการเชื่อมโยง Field เข้ากับ Table ได้เหมือนกับการทำงานของ Database แต่ทุกคนสามารถอัปเดต เข้าถึง และจัดการข้อมูลได้ง่ายเหมือนใช้งานบน Spreadsheet เพราะไม่ต้องผ่านทีม Data นั่นเอง

ระบบการให้ Permission ที่รัดกุม ไม่ต้องกลัวว่าใครจะมาแอบแก้ข้อมูล

บน Spreadsheet ก็มีการ permission หรือ การอนุญาตให้ปรับแก้ข้อมูล ที่ตั้งค่าได้หลัก ๆ 3 อย่าง คือ ให้ดู ให้คอมเมนต์ ให้แก้ไขได้ โดยกำหนดได้ว่าจะอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะคนที่ล็อกอินผ่านอีเมลนี้ หรือ ทุกคนที่มีลิงก์แชร์ไฟล์

จุดนี้ทำให้ ใครก็ตามที่มีลิงก์ สามารถแตะต้องข้อมูลของคุณได้โดยที่ เราก็ไม่รู้ว่าใครมาแก้ มาย้าย มาลด มาเพิ่มอะไรแค่ไหน ถึงแม้จะมีฟีเจอร์ History ที่สามารถย้อนดูและกู้คืนข้อมูลได้แต่ก็ไม่ได้ครอบคลุมทุกกรณี เช่น การแก้แบบ Real-time จะย้อนคืนก็ต่อเมื่อผู้ลบเป็นผู้ย้อนเท่านั้น ถ้ามองไม่ทันก็ไม่รู้ด้วยว่าใครลบ

Airtable เลยเพิ่มระบบการให้ Permission แต่ละ Base แต่ View แต่ละ Field เข้าไป โดยเราสามารถตั้งว่าให้เข้าถึง Base ได้ทั้งหมดเลย หรือให้แก้เฉพาะ Record แต่ไม่สามารถปรับ Field ก็ได้

ฉีกขอบเขตการทำงานแบบเดิม ๆ ด้วยเทมเพลตสุดสร้างสรรค์

เทมเพลต คือ อีกสิ่งที่ทำให้ Airtable โดดเด่น  

เชื่อว่าหลาย ๆ ต้องเคยเห็นเทมเพลตของซอฟต์แวร์ประเภท Sheet มากเยอะอยู่ ทั้งใน Excel ใน Google Sheet แต่ที่เชื่อมากกว่า คือ คุณต้องไม่เคยเห็น Sheet ที่ไหนทำงานแหวกแนวเท่า Airtable แน่

Airtable มีเทมเพลตครอบคลุมที่เรียกได้ว่าเกือบจะทุกอุตสหกรรม ตั้งแต่การใช้ส่วนตัว ไปจนถึงการทำงานร่วมกันในบริษัทใหญ่ ทั้งเทมเพลตสำหรับ Everyday Life, CRM, Task Management ไปจนสร้าง Product Catalog และอื่น ๆ

ไม่ถูกจำกัดแค่รูปแบบของตัวอักษรและภาพ

ด้วยความสามารถที่เป็น Rich Infomation ทำให้ใส่ข้อมูลได้มากกว่าตัวอักษร ตัวเลข ภาพหรือสูตรเท่านั้น

คุณสามารถใส่ข้อมูลทั้งหมดที่กล่าวมา และไฟล์เสียง วิดีโอ แม้กระทั่งไฟล์เอกสารอย่าง PDF, Doc หรือ ซ้อน Excel เข้าไปอีกใน Record (ซึ่งวิธีนี้ก็เป็นวิธีที่หลาย ๆ คนใช้ประหยัดจำนวน Record ด้วยล่ะ)

ไม่ว่าคุณจะทำงานสายไหน ก็นำ Airtable มาประยุกต์ใช้ให้ตอบสนองความต้องการของคุณได้อย่างแน่นอน

การใช้งาน Airtable แบบพื้นฐาน

Airtable มี Workspace เป็นเหมือนโฟลเดอร์ใหญ่ โดยมี Base เป็นโฟลเดอร์ย่อยลงมา

Base หนึ่งใช้แทนงานแบบหนึ่ง โปรเจ็กต์หนึ่ง สามารถเลือกสร้างเองก็ได้อัปโหลดก็ได้ หรือจะใช้เทมเพลตที่มีให้ก็ได้

ในที่นี้ขอยกตัวอย่างจากเทมเพลต Project Tracker ประกอบการอธิบายเป็นหลัก

เข้ามาจะเจอกับคำอธิบายของ Base นี้ คุณสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงเองได้เลย ผ่านการคลิกเปลี่ยนที่ ชื่อ Base แล้วเลือก Base Description

Table เปรียบได้ว่าเป็น เอกสารแต่ละชิ้นที่อยู่ในโฟลเดอร์ หรือ Base

Record เป็นส่วนย่อย ใส่ข้อมูลรายละเอียดข้างในเอกสาร แถวยาวทั้งแถวนี้คือ 1 Record

Field เป็นตัวกำหนดรูปแบบข้อมูล ให้เป็นตัวอักษร เป็นตัวเลข ไฟล์แนบ เป็น Checkbox Dropdown วันที่ หน่วยเงิน สูตร หรือ ใส่เพื่อนร่วมงานของเรามาก็ได้

สิ่งที่ควรเข้าใจคือ เมื่อเราใช้ Field ช่วยกำหนดประเภทของข้อมูลแล้ว ใน Record ของคุณที่ตรงกับ Field ช่องนั้น ก็จะไม่สามารถใส่ข้อมูลประเภทอื่นได้ เช่น ถ้าคุณกำหนด Field เป็น Number คุณก็จะพิมพ์ได้แค่ตัวเลขเท่านั้น ถ้าเลือก Field เป็น Text เมื่อพิมพ์เป็นตัวเลข ค่าของตัวเลขนั้นก็จะไม่สามารถเอามาคำนวณได้เหมือนช่อง Number

เราสามารถใช้ Field Collaborator เพื่อดู Workload ของแต่ละคนก็ได้

ในเทมเพลตนี้ได้สร้าง View เพื่อดูงานที่ทำเสร็จแล้วและยังทำไม่เสร็จไว้ให้อยู่แล้ว

View คืออะไร

View คือรูปแบบที่เราใช้มองเห็นข้อมูล โดยข้อมูลยังเป็นชุดเดียวกับที่เห็นใน Main table แต่สามารถใส่ฟิลเตอร์ กรุ๊ป เรียง เตรียมเอาไว้ได้เลย

ใน Spreadsheet ทั่วไป จะต้องสร้างเอกสารขึ้นมาอีกอันหนึ่ง หรือ ถอดเข้าถอดออกฟิลเตอร์ทุกครั้งที่ต้องการดูข้อมูลเฉพาะ แต่ในนี้สามารถสร้าง View ทิ้งไว้ ถ้าอยากดูอันที่ไม่ใส่ฟิลเตอร์ ก็ย้ายไปดู View ที่ไม่ได้ใส่

Filter, Group, Sort และ Block

การดู Workload ที่เขาต้องทำ งานที่เขายังทำไม่เสร็จ ทำได้โดยใช้ Filter เดิมทีเขาใส่ขั้นแรกมาให้แล้ว คือ ให้ View นี้แสดงเฉพาะ Record ที่ยังไม่ได้เช็ก Complete ทีนี้เราใส่เพิ่มเข้าไป เลือก Project Lead พิมพ์หรือเลือกชื่อเข้าไป จะเห็นว่าคนนี้มีงานค้างอยู่เท่าไร หรือใช้ Group และ Sort ช่วยจัดหมวดหมู่ เรียงลำดับความสำคัญของงานเพิ่มเข้าไปก็ได้

อีกวิธีหนึ่งที่ทำให้เราเห็น workload ได้ คือ สร้าง Block ขึ้นมา โดย Block จะเป็นฟีเจอร์ที่อยู่ในตัว Pro ทำหน้าที่เหมือนเป็นแถบลัดสร้างกระดานแยกที่เราเพิ่มลูกเล่นเข้าไป เช่น ใส่คำอธิบาย, สร้าง Mind Mapping, ดู URL preview เวลาใส่ลิงก์เข้าไปก็ไม่ต้องคลิกโหลดให้เสียเวลา อื่น ๆ รวมไปถึงการสร้างชาร์ต

ทีนี้เราก็ใช้ Block นี่แหละ ดูชาร์ตงานที่ยังไม่เสร็จ

เราจะเห็นงานที่เสร็จแล้วและยังไม่เสร็จของ Project lead แต่ละคน ทีนี้คลิกเพื่อปิดที่ Complete - checked ชาร์ตก็จะเปลี่ยนไปแสดงแค่งานที่ยังไม่เสร็จเท่านั้น

หรือจะดูที่ record list ก็ได้ว่างานที่ทำอยู่มีอะไรบ้าง

ใครทำอะไรก็รู้ ดูออกด้วย Audit Trail

เราสามารถตรวจสอบความเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นใน Record ได้โดยกดขยายดูเพื่อแสดง Field ทั้งหมดของ Record นั้น ทางด้านขวามือจะขึ้นแถบ Activity ให้เห็นว่ามีการแก้ไขหรืออัปเดตอะไรบ้าง

ด้านล่างของแถบ Activity จะมีช่องคอมเมนต์อยู่ ทำให้คนในทีมสามารถสื่อสารกันได้ทันทีผ่านซอฟต์แวร์นี้ไม่ต้องผ่านที่อื่น เมนชั่นคนอื่นในทีมก็ได้ แล้วก็จะมีการแจ้งเตือนขึ้นที่กระดิ่งด้านขวาบน ทำให้การทำงานในทีมไม่วุ่นวาย เดี๋ยวคุยแอปนั้นที คุยแอปนี้ที แคปหน้าซอฟต์แวร์นี้ไปส่งแชทนั้น ก็ทำผ่านตรงนี้ได้เลย

ใช้ Grid อย่างเดียวไปทำไม เมื่อใช้ได้ทั้ง Kanban, Calendar, Gallery และ Form

นอกจากการใช้งานใน Table แล้วขอย้อนกลับไปที่จุด Highlight อีกหนึ่งจุด นั่นคือ View แต่ละ Table สามารถเลือกสร้าง View ของตัวเองขึ้นมาได้

รูปแบบตาราง Airtable เรียกมันว่า Grid View แต่เพื่อไม่ให้เสียศักดิ์ศรีการเป็น SUPER spreadsheet จะมีแค่ตารางก็ธรรมดาเกินไปหน่อย เลยเพิ่ม View อื่น ๆ เข้ามาด้วย

ทั้ง Kanban Board ที่แสดง Status งานในแต่ละช่วง

ปฏิทิน อันนี้ก็เป็นเหมือนแพลนเนอร์ดูช่วงระยะเวลาการทำงาน

Gallery ในที่ดึงจุดเด่นของรูปภาพขึ้นแสดงมากกว่าตัวอักษร

หรือสร้าง Form ขึ้นมา เช่น ในฟอร์มนี้ ใช้รับ Pitch Video โดยเราสามารถแชร์ฟอร์มออกไปได้ ให้ความรู้สึกเหมือน Google Form ที่ยิงข้อมูลที่กรอกตรงเข้าตารางเลย ไม่ต้อง Export ไฟล์ .csv ออกมาอีกต่อหนึ่ง

Snapshot ฝาก(ข้อมูล)เอาไว้ในซอฟต์แวร์เธอ

ฟีเจอร์ Snapshot ตัวนี้จะทำให้คุณสามารถ back up ข้อมูลเอาไว้ได้นานสูงสุด 1 ปี เมื่อคุณกู้คืนข้อมูลกลับมา การดึงข้อมูลของ Airtable จะสร้าง Base ใหม่ขึ้นมา ทำให้ข้อมูลไม่ทับกัน ที่มีอยู่ก็ยังอยู่ดี ที่ดึงกลับมาก็อยู่ครบ

Use Case

Expedia Flights

Expedia เป็นบริษัทการท่องเที่ยวออนไลน์ครบวงจร ทั้งการจองที่พัก จองตั๋วเครื่องบิน แพ็กเกจการท่องเที่ยว ก่อตั้งมาตั้งแต่ปี 1996 เรียกได้ว่าเป็นขาใหญ่ในวงการนี้

แต่หลายคนอาจจะไม่ทราบว่า Expedia เกิดจากแผนกหนึ่งในบริษัท Microsoft มาก่อน และ การสร้างแอปพลิเคชั่นของ Expedia ก็เกิดจาก Sheet Table เหมือนกัน

สิ่งที่น่าสนใจคือ Microsoft เป็นเจ้าของ Excel ซึ่งเป็นโปรแกรม Sheet แต่ทีม UX ของ Expedia Flights ใช้ Airtable ในการวางแผนและทำงานร่วมกัน อาจจะเป็นเพราะรูปแบบที่คล้ายคลึงกันกับ Sheet ทำให้งานวางแผนงานเหมือนที่เคยทำไม่บกพร่อง และมีจุดเสริมเรื่องของการทำงานร่วมกันมากขึ้น

Expedia ประยุกต์ใช้ gallery กับภาพคนในทีม ลิงก์กับ Field Collaborator พอคลิกเข้าไปเราก็จะเห็นข้อมูลข้างใน Capacity Planning ที่เขาถูกวางตัวไว้

ใช้ kanban ตามสเตตัสของงาน

ใช้ ปฏิทินในการดูระยะเวลาของชิ้นงานแต่ละชิ้น ให้การวางงานในแต่ละอาทิตย์มันลงตัว ช่วยเลือกการเพิ่มลดงานให้อยู่ใน Workload ที่เหมาะสมด้วย

Expedia มีการทำงานแบบ sprint ที่เขาตัดแบ่งเป็นช่วง Sprint ที่กำลังทำอยู่ รอบก่อน และรอบหน้า ส่วนนี้จะช่วยในการวางแผนให้กว้างขึ้น เอาข้อมูลจากรอบก่อนมาช่วยวิเคราะห์ ก่อนทำรอบปัจจุบัน นอกจากนี้ด้วย Airtable ที่รวมทุกคนมาทำงานในที่เดียวกัน สามารถลิงก์ข้าม Table ได้ ทำให้การทำงานราบรื่นกว่าที่เคย เพราะสามารถปรับโครงสร้างของโปรเจ็กต์ได้ทันที

จาก Base ของเขาจะเห็นได้ว่ามีการใช้ View ในแต่ละ Table หลากหลายมาก คุ้มจนเห็นทุกมุม การทำงานบน Sheet ทั่วไปคงไม่อำนวยความสะดวกให้ปรับแต่งโครงสร้างของโปรเจ็กต์ทั้งในส่วนรายละเอียดที่ใส่ได้และ Assignees หรือผู้รับผิดชอบงานได้มากขนาดนี้แน่นอน

Simple Booking System

Airtable ได้ทำคลิปขึ้นมาอันหนึ่งเป็นคลิปเกี่ยวกับการใช้งานที่เอา Airtable มาทำเป็น Booking System แบบง่าย ๆ

ผสมการใช้ลิงก์ระหว่าง Table ของการจองกับ Table แสดงรายละเอียดของผู้ที่จองเข้ามา

ใช้ View คู่กับ Filter เลือกแสดงเฉพาะช่วงเวลาที่ว่าง แล้วดึง View นี้ขึ้นไปบนฟอร์ม ให้คนที่มากรอกได้เลือกจองเวลา

เมื่อคน Submit ฟอร์มแล้ว ชื่อของคนที่จองก็จะขึ้นมาบน Meeting schedule ตาราง Time Slots ช่องนั้นก็จะไม่ว่างอีกต่อไป ด้วย Filter ที่ตั้งไว้ทำให้ Slot ช่องนี้ไม่ขึ้นบน View ที่แสดงช่วงเวลาที่ว่างและไม่มี Slot นั้นแสดงบนฟอร์ม ช่วยให้ไม่มีการจองซ้ำเกิดขึ้น

สามารถดูวิธีการสร้าง Booking System อย่างละเอียดได้ที่นี่

ราคา

Airtable จะมีความเป็น Database ผสมอยู่ เห็นชัดเลยจากข้อแตกต่างในแพลน หลัก ๆ คือ เรื่องของความจุความจำ แบบฟรีจะสร้าง record ได้ 1,200 เก็บไฟล์แนบได้ 2 gb แล้วก็เก็บ revision กับ snapshot หรือเรียกง่าย ๆ มันคือการ back up ไว้ว่ามีการเพิ่มการแก้ไขอะไรบ้างซึ่งจะเก็บไว้ให้ 2 อาทิตย์ กู้คืนมาได้ถ้ามีปัญหา

ส่วนที่เพิ่มเติมใน Plus Plan จะยังไม่มีฟีเจอร์เพิ่ม แต่มีพื้นที่จุข้อมูลเพิ่มมากขึ้น

ใน Pro Plan ได้ฟีเจอร์เพิ่ม เช่น

• การใช้ Block ที่เป็นส่วนต่อเติมที่ทำให้การทำงานง่ายขึ้น
• การสร้าง Personal view ที่ทำให้ทุกคนสามารถกำหนดรูปแบบบน Table เองได้ตามความถนัด และไม่กระทบกับรูปแบบของเพื่อนร่วมงานด้วย
• การให้ Permission ในการปรับแก้ Table และ Field เฉพาะบุคคล
  

โดยรวม คือการขยายขอบเขตการใช้งานให้ปรับแต่งได้มากขึ้น ตอบสนองต่อการใช้งานทั้งส่วนบุคคลและทีม มีความปลอดภัยที่มากขึ้นในการเข้าถึงข้อมูลที่ให้แก้ไขได้เฉพาะคน ได้ใช้ฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร พร้อมด้วยมีทีมงานคอยซัพพอร์ตอย่างใกล้ชิด

Enterprise Plan จะเสริมจาก Pro ในเรื่องของความปลอดภัยขึ้นอีกขั้น ระบบ admin ทั้ง Single Sign-On ระบบ Wide Admin Panel ที่ควบคุมข้าม Workspace - Base ได้ และการกู้คืนขั้นสูง

ถ้ามองในความคุ้มค่าของฟีเจอร์ การอัปเกรดจาก Free ไป Plus เป็นเหมือนบันไดขั้นเล็กมาก ที่ไม่ค่อยมีความต่างมากเท่าไรนัก เพราะไม่มีฟีเจอร์เพิ่มเลย ถ้าเพิ่มอีก 20 เหรียญเท่ากัน Free ไป Pro จะคุ้มค่ามากกว่า ได้ทั้งฟีเจอร์ที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันมากขึ้นและพื้นที่เก็บ Record ที่มากกว่า Plus ถึง 10 เท่า แนบไฟล์ใน base ได้มากขึ้นถึง 4 เท่า ระยะเวลาที่จะเก็บตัว back up ไว้ ก็นานขึ้นกระโดดจาก 6 เดือนไป 1 ปีทีเดียว!!

ทั้งนี้ก็ต้องมองว่าฟีเจอร์ที่ไ่ด้เพิ่มมาจะได้ใช้หรือไม่ ถ้า Plan ที่ใช้อยู่เพียงพอแล้ว การอัปไปสู่ Pro อาจจะไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด

ช่องทางอัปเดตซอฟต์แวร์กับ The Growth Master

ติดตาม Youtube Channel ‘The Growth Master’ และ We Need TOOL Talk ได้ก่อนใคร ไม่พลาดทุกการแชร์ซอฟต์แวร์น่าใช้ที่จะทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น

และช่องทางอัปเดตข่าวสารการตลาดที่สดใหม่

Facebook : The Growth Master

Facebook Group : TechTribe Thailand

Blockdit : The Growth Master

Line@ : @thegrowthmaster

===================================

สามารถให้กำลังใจพวกเราได้ผ่านการกดไลก์ กดแชร์ และกดติดตาม รวมไปถึงการสมัครใช้งานผ่านลิงก์ด้านบน โดย The Growth Master จะได้รับค่าแนะนำจากซอฟต์แวร์บางตัวเท่านั้นเมื่อมีการกดสมัครใช้งานซอฟต์แวร์นั้น ๆ