เปรียบเทียบ Management Software ตัวดัง Trello, Asana, monday.com

ตั้งแต่ที่มีการระบาดของเชื้อไวรัสโคโรน่า เชื่อว่าหลายๆคนอาจต้องเปลี่ยนมา Work from home ทำงานที่บ้านแทน แต่ถึงอย่างนั้น ก็ยังต้องมีการทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ วันนี้เราจึงได้หยิบยก ซอฟต์แวร์ที่น่าสนใจ อย่างซอฟต์แวร์ในหมวดหมู่ productivity ที่จะมาช่วยให้ทุกคนได้วางแผนและจัดการการ การทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แม้ว่าจะมีโควิดมากั้น แต่เราก็จะไม่หวั่น!

จัดการชีวิตที่มันยุ่งเหยิงด้วย Trello

ไม่ว่าจะ Google, National Geography, หรือ Fender ก็วางใจใช้ Trello

เคยมั้ยที่รู้สึกว่าชีวิตมันยุ่งเหยิงไปหมด จัดการอะไรได้ไม่ดีเท่าที่ควร แต่ถึงอย่างนั้น เราเชื่อว่าทุกคนอยากทำให้มันดีขึ้น งั้นอย่ารอช้า มาเริ่มกันที่ซอฟต์แวร์ตัวแรกกันเลย ตัวนี้มีชื่อว่า Trello อาจมีหลายคนเคยได้ยินกันมาแล้ว เพราะเจ้าซอฟต์แวร์นี้ เปิดตัวมาตั้งแต่ปี 2011 และมียอดผู้ใช้งานเพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ จนเมื่อเดือนตุลาคม 2019 ที่ผ่านมา มียอดผู้ใช้งานกว่า 50ล้านคนเลยทีเดียว โดยผู้ใช้งานมีตั้งแต่บุคคลไปจนถึงบริษัทและองค์กรใหญ่ๆเลย

โดยหลักการที่ Trello นำมาใช้คือ Kanban Board พูดง่ายๆก็คือเหมือนเป็นกระดานที่เราสามารถเอา Post-it มาแปะๆเพื่อรวมไอเดียหรือสิ่งที่ต้องทำทุกอย่างลงในนั้น แต่นั่นก็คงธรรมดาไป Trello จึงมีฟังก์ชั่นที่ให้ post-it ของเราหรือการ์ดในโปรแกรม สามารถเขียนรายละเอียดงานที่ต้องทำ วันที่ต้องส่ง สร้างเช็คลิสต์ย่อยๆได้ หรือแม้กระทั่งแนบไฟล์งานได้ไม่เกิน 10MBอีกด้วย

Kanban Board หรือ คัมบังบอร์ด เป็นภาษาญี่ปุ่น แปลว่า visual signal หรือ card เจ้าสิ่งนี้เกิดขึ้นโดยโตโยต้าตั้งแต่ทศวรรษ 1940 อุปกรณ์ที่ใช้คือแผ่น post-it และไวท์บอร์ดหรือบอร์ดอะไรก็ได้ที่สามารถตีตารางแบ่งงานเป็น Phase และ แบ่งช่องเป็น To Do, Doing, และ Done

ฟีเจอร์อื่นๆที่น่าสนใจที่ทางเราได้ไปลองเล่น และได้เจอมาจึงอยากแบ่งปันคือ ลูกเล่นที่มีชื่อว่า Power-Ups นั่นก็คือการที่ Trello สามารถลิงก์กับโปรแกรมอื่นๆได้ ยกตัวอย่างเช่น Calendar, Google Drive, หรือเครื่องมือวัด Productivity ของคนในทีมอย่าง TeamGantt เป็นต้น

Power-Ups ช่วยให้ผู้ใช้นำแอปและบริการอื่น ๆ เช่น Slack, Bitbucket, Google Drvie, Salesforce และอื่นๆอีกมากมาย มายังบอร์ด Trello เพื่อเก็บข้อมูลและสามารถเข้าถึงได้ในที่เดียว ผู้ใช้สามารถทำการอัพเดทงาน ปรับแต่งการ์ด เพิ่มการทำให้เป็นอัตโนมัติ(Automation) หรือเพิ่มมุมมองเพิ่มเติมบนบอร์ดพร้อมกับฟังก์ชั่นหลากหลาย เช่น ฟิลด์ที่กำหนดเอง(Custom Fields) ตัวทำการ์ดซ้ำ(Card Repeater) ปฏิทิน(Calendar) เป็นต้น

‍What about pros and cons!? (ข้อดีและข้อเสีย)

ข้อดีอื่นๆ สำหรับ Trello คือการใช้งานง่าย ไม่เสียเวลาเรียนรู้เครื่องมือมาก ทำให้สามารถนำเวลาไปทำงานได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถใช้งานแบบออฟไลน์ รวมถึงมีให้บริการในรูปแบบแอปพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือทั้งระบบ iOS และ Android อีกด้วย ตัวแอปใช้งานง่ายและฟังก์ชั่นเหมือนบน Dasktop แทบจะ 100% เลย เพียงแต่ด้วยความที่หน้าจอโทรศัพท์นั้นเล็กกว่า ทำให้ตัวหนังสืออาจจะเล็ก และการโยกย้ายการ์ดทำได้ค่อนข้างลำบากกว่าบน Desktop แต่ถ้าหากใช้ในแนวนอนอาจจะสะดวกขึ้น

แต่ก็ใช่ว่าตัวซอฟต์แวร์จะไม่มีข้อเสียเลย เพราะที่เราเจอ ข้อเสียที่เห็นได้ชัดเลยคือ ในเวอร์ชั่นฟรี เราสามารถสร้างได้แค่ 10 บอร์ดเท่านั้น และใช้ฟีเจอร์ Power-Ups ได้เพียงโปรแกรมเดียว ดังนั้นถ้าหากใครมีโปรเจ็กต์งานค่อนข้างเยอะ Trello อาจไม่ตอบโจทย์เท่าไหร่ อีกจุดหนึ่งคือ ภายในการ์ดแต่ละการ์ด จะไม่สารถสร้าง subtask ได้ ทำได้เพียงเช็คลิสต์ ซึ่งตัวเช็คลิสต์ก็ไม่สามารถมอบหมายไปเป็นรายบุคคล ทำให้การติดตามงานค่อนข้างยุ่งยาก

แต่ถ้าทุกคนรู้สึกว่าแอปนี้ยังไม่ใช่ เรายังมีอีกสองซอฟต์แวร์ที่น่าสนใจเช่นเดียวกัน

งานละเอียด ต้องยกให้ Asana

เครื่องมือที่จะทำให้คุณจัดการกับโปรเจ็กต์และ task งานต่าง ๆ ได้ง่ายที่สุด

Asana นั้นค่อนข้างแตกต่างจาก Trello มากพอสมควรเลย เพราะ Asana สามารถดูได้ทั้งแบบ Board, Calendar, Listview, หรือแบบ Timeline ก็ยังได้ ฟีเจอร์หลัก ๆ เลยคือ เราสามารถสร้างโปรเจ็กต์ สร้าง task ย่อย ๆในแต่ละโปรเจ็กต์ ตั้งเดดไลน์ เพิ่ม priority ของงานนั้น ๆ หรือแม้กระทั่งมี Team conversation สื่อสารแต่ละโปรเจ็กต์ภายในทีมในโปรแกรมได้เลย  

Asana นั้นก่อตั้งตั้งแต่ปี 2009 และมียอดระดมทุนทั้งหมด 8 ครั้งรวมได้ 213.2 ล้านดอลลาร์ การระดมทุนครั้งล่าสุดเกิดขึ้นเมื่อ 1 กุมภาพันธ์ 2020 จากตลาดรอง(secondary market) ด้วยซอฟต์แวร์ที่ตอบโจทย์การใช้งาน มีบริษัทมากมายได้ใช้บริการจาก Asana ไม่ว่าจะเป็น Airbnb, Twitter, Time Inc. หรือแม้กระทั่งสถาบันการเงินอย่าง Navy Federal Credit Union ก็ได้ใช้บริการ Asana กันมาแล้ว – Crunchbase

ไม่เพียงเท่านั้น จุดเด่นอื่นๆ ก็อย่างเช่น

• การสร้าง Subtask ภายใต้ Task -  ในแต่ละงาน อาจมีการซอยย่อยเป็นงานชิ้นเล็กๆเพื่อกระจายหน้าที่และมอบหมายงานไปเป็นรายบุคคล
• My task - การที่รวมทุกโปรเจ็กต์ และทีมงานทุกคนเข้ามาไว้ที่เดียว อาจทำให้เราสับสนได้ว่ามีงานไหนที่เป็นของเราบ้าง ฟีเจอร์นี้จะช่วยให้เราโฟกัสเฉพาะงานของเราได้
• เปลี่ยนจาก Task ไปเป็น Project - งานบางงานอาจจะมีรายละเอียดซับซ้อนเกินกว่าที่เราแพลนไว้ เราก็สามารถเปลี่ยนจาก Task ไปเป็น Project ได้
• Asana integration - ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่นๆ เช่นเดียวกับ Power-Ups ของ Trello

หรือถ้าใครคิดว่าฟีเจอร์ที่มีให้นั้นยังน้อย ไม่จุใจ เราสามารถซื้อแพ็กเกจแบบเสียเงินเพิ่มได้ โดยจะได้ฟีเจอร์เพิ่มเติมแตกต่างกันไปในแต่ละแพ็กเกจ

อย่างใน Premium package มีฟังก์ชั่นเพิ่มขึ้นมาอย่างเช่น การไม่จำกัดจำนวนคนในทีม แต่สำหรับเวอร์ชั่นฟรี มีจำกัดจำนวนคนในทีมให้เพียง 15 คนเท่านั้น, มีการเพิ่มรูปแบบการใช้งานแบบ Timeline ที่ช่วยให้เราเห็นภาพรวมระยะเวลาทำงาน, และมี Advance Search&Reporting ที่สามารถวิเคราะห์และสรุปภาพรวมของแต่ละโปรเจ็กต์ หรือแต่ละทีมได้ในรูปแบบ Dashboard เป็นต้น

หรือในแพ็กเกจที่แพงขึ้นไปอีกอย่าง Business package เราสามารถสร้าง Rule ในแบบของเราขึ้นมาในฟีเจอร์ Custom Rules Builder เพื่อให้คนในทีมทำตามได้อย่างถูกต้องตามแผนที่วางไว้ และยังมี Portfolio และ Workload ที่ช่วยให้เรามองเห็นภาพใหญ่ของงานของคนในทีมชัดเจนขึ้น เป็นต้น

เล่ามาขนาดนี้แล้ว Asana ถือว่าน่าสนใจไม่ใช่เล่นเลยทีเดียว แต่จุดที่เป็นข้อด้อยของ Asana ก็ยังมีบ้าง ไม่ว่าจะเป็น การไม่สามารถสร้างเช็คลิสต์ ใน task ได้  แถบ status บอกสถานะงานซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่น่าใช้อีกตัวหนึ่งก็ต้องเสียเงินเพิ่ม ส่วนตรง Column ก็มีฟีเจอร์ให้เลือกน้อยมากหากเปรียบเทียบเวอร์ชั่นฟรีกับซอฟต์แวร์ตัวอื่น รวมถึงไม่มี Desktop app* แต่ต้องใช้ร่วมกับโปรแกรมอื่น เป็นต้น

*ตอนนี้ Asana มี Desktop app แล้ว (อัปเดตข้อมูล วันที่ 15 ก.ย. 64)

ถ้าพูดถึงการใช้งาน Asana แบบแอปพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือ

หากใช้ในรูปแบบบอร์ด อาจมีปัญหาเดียวกันกับ Trello ซึ่งก็คือการลากการ์ดลำบาก และไม่สามารถย่อหน้าจอหรือว่าใช้จอแนวนอนได้ด้วย เราเลยอยากแนะนำว่า ใน mobile view ของ Asana ควรใช้แค่รูปแบบ list จะสะดวกกว่า

วางแพลนแบบโปร ด้วย monday.com

แพลตฟอร์มการจัดการทีมเพื่อเชื่อมคน-งาน-เครื่องมือเอาไว้สำหรับองค์กรทุกขนาด

มาถึงซอฟต์แวร์ตัวสุดท้าย ที่มีชื่อว่า Monday.com จากชื่อก็รู้แล้วว่าต้อง Productive มากๆแน่นอน

ต้องบอกก่อนเลยว่าซอฟต์แวร์ตัวนี้ต้องเสียเงินนะคะ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นเจ้าของซอฟต์แวร์ก็ไม่ได้ใจร้ายถึงขนาดที่ว่าไม่ให้ลองใช้เลย เพราะเค้ามี Free trial ให้ 14 วัน

Monday.com ก่อตั้งในปี 2014 โดยผู้ก่อตั้งเล็งเห็นว่าหลายครั้งที่องค์กรมีการปรับขนาดอย่างรวดเร็วทำให้เครื่องมือที่ใช้อยู่เดิม มีประสิทธิภาพไม่เพียงพอ จึงต้องการสร้างแพลตฟอร์มการจัดการทีมเพื่อรองรับองค์กรทุกขนาด ปัจจุบันซอฟต์แวร์ค่อนข้างได้รับความนิยมในองค์กรใหญ่ๆ เช่น Uber, eBay, BBC Studios, Costco Wholesale, และ Hulu

ด้วยความที่ซอฟต์แวร์นี้ไม่ฟรี แน่นอนว่าลูกล่นและฟังก์ชั่นต่างๆย่อมจัดหนักจัดเต็มกว่าซอฟต์แวร์ตัวอื่นอยู่แล้ว

เริ่มต้นด้วยรูปแบบการวางงานภายในโปรแกรม มีทั้งเป็น Table, Timeline, Calendar, Chart, Kanban board,และ map แต่หน้าหลักของเค้าคือ Table โดยแสดงเป็น list ส่วนคอลัมน์จะเป็นรายละเอียดของ task นั้นๆ

Monday มีการจัดหมวดหมู่  task ได้ชัดเจน แต่ละ task จะมีห้องแชทของตัวเอง ไว้ใช้สำหรับการอัพเดทหรือพูดคุย รวมถึง add note หรือสร้างกล่อง Q&A ได้ด้วย

ฟีเจอร์อื่นๆที่ทางซอฟต์แวร์คิดค้นเพิ่มมาให้ อย่างเช่น

• Chart view - สามารถใช้งานแบบ Chart View โดยสามารถเลือกรูปแบบของchartได้ เช่น bar, pie, line, stack อีกทั้งยังสามารถ customize แกน X, Y เองได้ด้วย
• Column center - ผู้ใช้งานเลือกได้หลากหลายว่าต้องการฟีเจอร์อะไรบ้างบน column เช่น priority, timeline, progress, map, numbers, phone, location, etc. รวมถึงสามารถตั้ง privacy ในแต่ละคอลัมน์ได้ว่าอยากให้ใครเห็นบ้าง
  

• Personalized contact - สามารถสร้าง Contact การติดต่อส่วนตัวได้ พร้อมแสดงสถานะการทำงาน หากเปลี่ยนสถานะหรืออยู่นอกเวลางาน จะแสดงข้อมูลการติดต่อให้อัตโนมัติ
• Zoom call - เชื่อมต่อโปรแกรม Zoom ได้โดยตรง สะดวกและรวดเร็ว
• Split view - สามารถดูแบบ split view ได้ พร้อมแยก Filter ในการมอง
• My week - มีหน้าสรุปใน 1 week ว่ามีงานอะไรบ้างที่ทำแล้ว ยังไม่ได้ทำ หรือมีงานค้างจากอาทิตย์ก่อน ช่วยให้เราโฟกัสงานได้ง่ายขึ้น

เป็นต้น

ข้อดีของ Monday ที่ชัดเจนเลยคือ ทำให้เห็นภาพรวมของแต่ละ section ได้ง่าย และมีฟีเจอร์แฝงอยู่ในคอลัมน์ให้เลือกใช้มากมาย และสามารถใช้ filter ค้นหาแบบเฉพาะเจาะจงได้ มีเครื่องมือให้เลือกใช้หลากหลาย

ในส่วนของ UX ก็ตอบโจทย์การใช้งาน ดีไซน์เฟรนลี่ นอกจากนี้แล้วนั้น ถึงแม้ว่าโปรแกรมจะมีค่าใช้จ่ายเรียกเก็บ แต่ก็ถือว่ามีราคาต่อหัวค่อนข้างถูกด้วยหากเทียบฟีเจอร์ที่คล้ายกับ Asana โดยราคา Monday.com จะถูกกว่า

‍ข้อเสีย คือ Task checklist สร้างได้ในรูปแบบของคอมเมนต์ ทำให้จะถูกเลื่อนลงไปข้างล่าง หากมีคนมาคอมเมนต์ในงานต่อ หรือต้อง pin ที่คอมเมนต์นั้นไว้เลย, กล่องคอมเมนต์อยู่รวมกับ update status ข้อมูลจึงอาจจะปนกันได้, task แต่ละ task ไม่สามารถ recurring ได้, และ หากใช้ board view การ์ดบนบอร์ดก็ไม่ค่อยแสดงข้อมูล

แล้วถ้าซอฟต์แวร์นี้ถูกใช้บน Moblie view ล่ะ

หากเปิดดูโปรแกรมนี้บนมือถือ ใน Main table/List view ต้องใช้จอแนวนอนจึงจะสามารถเห็นสเตตัสของ Task ได้ เพราะข้อจำกัดด้านหน้าจอทำให้มองเห็นภาพรวมของงานลำบากขึ้น แต่การที่มีปุ่มสำหรับสร้าง Column และ Pulse(Row) ไว้ที่ปุ่มบวกจุดเดียว ช่วยเพิ่มความสะดวก ทั้งนี้ถ้าไม่นับเรื่องแถบค่อนข้างใหญ่ทำให้ดูภาพรวมยาก แอปทำออกมาใช้ง่ายเลยทีเดียว

ซอฟต์แวร์ที่ใช่ ฟังก์ชั่นที่ชอบ

อย่างที่เราได้แนะนำซอฟต์แวร์ไปแล้วนั้น ทุกคนอาจรู้สึกว่า มีตัวเลือกให้เลือกเยอะขนาดนี้ แล้วจะรู้ได้ยังไงว่า ตัวไหนดีที่สุด หรือควรใช้ซอฟต์แวร์อันไหน

ไม่แปลกถ้าทุกคนอาจจะกำลังสับสน งั้นเดี๋ยวเราจะยกตัวอย่างให้ฟัง เผื่อทุกคนจะได้เข้าใจมากขึ้นและตัดสินใจได้โดยง่าย

สมมติ คุณเป็นเจ้าของร้านเสื้อผ้าที่ช่องทางการขายหลักคือทาง Instagram และ social media ต่างๆ

‍คุณมีลูกน้องอยู่ประมาณ 5 คน และกำลังมองหาซอฟต์แวร์ที่ช่วยวางแผนการตีตลาดของ collection ใหม่ จะเห็นได้ว่าขนาดทีมของคุณไม่ได้ใหญ่มาก หากคุณชอบรูปแบบคัมบังบอร์ด Trello น่าจะเป็นแอปที่คุณรักมากที่สุด ใน 3 ซอฟต์แวร์นี้ เพราะนอกจากหน้าตาดูเป็นมิตร ใช้งานง่ายแล้วนั้น ซอฟต์แวร์ยังมีฟังก์ชั่นพื้นฐานเพียงพอต่อการใช้งาน ช่วยให้เห็นภาพรวมของโปรเจ็กต์ว่ามีการดำเนินการยังไง ไปถึงไหนแล้วอีกด้วย

แต่ถ้าหากคุณชอบ view อื่นๆเช่น List view Asana เวอร์ชั่นฟรี ก็ถือว่าใช้ได้เพียงพอเหมือนกัน อีกอย่างเลยคือ Asana สามารถสร้าง task ใน task ใน task ได้อย่างไม่รู้จบ ทำให้มองเห็นรายละเอียดของ task แต่ละอันได้อย่างชัดเจนและลึกซึ้งอย่างที่ซอฟต์แวร์อื่นทำไม่ได้!

หรือ ถ้าคุณเป็น Project Manager ของบริษัทแห่งหนึ่ง และมีเฟอร์นิเจอร์เป็นสินค้าหลัก

คุณมีหน้าที่ควบคุมการดำเนินงานของโปรเจกต์ และต้องสรุปผลการดำเนินงานของเดือนที่ผ่านมา รวมถึงแพลนTimelineในเดือนถัดไป ในเคสนี้ Monday อาจตอบโจทย์คุณได้มากที่สุด เพราะสามารถดูได้ในรูปแบบของ chart และ graph รวมถึงใช้ column filter กรองรายละเอียดได้ด้วย

นอกจากนี้สามารถวางแผนงานได้ในรูปแบบ Timeline ถึงแม้ว่าใน Asana ก็มีฟีเจอร์นี้ แต่ต้องซื้อแบบ Premium package ซึ่งบางฟังก์ชั่นของ Monday ในราคาเทียบเท่ากับ Premium ของ Asana กลับทำได้มากกว่าหลายอย่างเลยทีเดียว Monday จึงคุ้มค่ากว่า

โดยสรุปแล้วการเลือกใช้งานนั้น จะขึ้นอยู่กับแต่ละคน ว่าต้องการนำไปใช้ด้านไหน ถนัดการทำงานแบบใด

โดยใครที่สนใจอยากลองใช้งานแต่ล่ะซอฟต์แวร์ สามารถเข้ามาลองเล่นได้ที่

Trello : Trello

Asana : Asana

Monday : Monday.com

แล้วเป็นยังไงก็อย่าลืมเอามาแชร์กันได้นะคะ

ไม่พลาดทุกการอัปเดตซอฟต์แวร์

Youtube Channel : The Growth Master

Facebook : www.facebook.com/readthegrowthmaster

Blockdit : www.blockdit.com/thegrowthmaster

Line@ : @thegrowthmaster

‍

สามารถให้กำลังใจพวกเราได้ผ่านการกดไลก์ กดแชร์ และกดติดตาม รวมไปถึงการสมัครใช้งานผ่านลิงก์ด้านบน โดย The Growth Master จะได้รับค่าแนะนำจากซอฟต์แวร์บางตัวเท่านั้นเมื่อมีการกดสมัครใช้งานซอฟต์แวร์นั้น ๆ

‍

‍

‍

‍

‍

‍