อีเมลทางธุรกิจ หรือ Business Email เป็น สิ่งสำคัญที่แสดงถึงตัวตนของธุรกิจ และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจนั้น ๆ โดยอีเมลทางธุรกิจ คือ อีเมลที่เป็นชื่อโดเมนของธุรกิจนั้น ๆ โดยจะมีการยืนยันกับเว็บไซต์ของธุรกิจ
ยกตัวอย่าง เช่น เว็บไซต์ของ The Growth Master คือ https://www.thegrowthmaster.com อีเมลที่ใช้จะเป็น ชื่ออีเมล@thegrowthmaster.com
ในการสร้างอีเมลที่เป็นชื่อธุรกิจก็จะต้องส่งกลับมายืนยันกับตัวเว็บไซต์ก่อนว่าเจ้าของเป็นคนเดียวกันจริง ๆ ทำให้การติดต่อไปนอกองค์กร, พาร์ทเนอร์, ลูกค้า มั่นใจได้ว่าผู้ติดต่อมาจากเว็บไซต์ของธุรกิจนี้จริง ๆ และให้ความรู้สึกเป็นทางการมากกว่าการใช้อีเมลส่วนตัว หรือ Private Email ที่เราใช้สมัครกันตามปกติ เช่น @gmail.com @yahoo.com
นอกจากเรื่องความน่าเชื่อถือแล้ว ยังมีข้อดีอีกมาก โดยเฉพาะความปลอดภัยของข้อมูลที่เราใช้อีเมลนี้ในการเข้าถึง รวมไปทั้งรหัสผ่านสำคัญต่าง ๆ
หมายเหตุ: เราไม่ได้หมายความว่าการใช้อีเมลที่เป็นอีเมลส่วนตัวในการติดต่อสื่อสารทั่วไปนั้นเป็นเรื่องไม่ดี แต่ในทางธุรกิจแล้ว การใช้ Business Email จะมีความน่าเชื่อถือมากกว่า เช่น ถ้ามีอีเมลส่วนตัวติดต่อไป ก็ไม่แน่ใจว่าเจ้าของอีเมลนี้ติดต่อมาจากธุรกิจจริงหรือเปล่า เพราะอีเมลส่วนตัสไม่มีการยืนยันโดเมนเหมือนกับ Business Email
หากมีคนติดต่อให้คุณรีเซ็ตรหัสผ่านของธนาคาร แต่อีเมลที่ติดต่อมาใช้ Private Email คุณก็คงไม่กล้าที่จะกดปุ่มรีเซ็ตแน่ ๆ 🥲
จุดเริ่มต้น Zoho และ Zoho Mail คืออะไร บริษัท Zoho ก่อตั้งขึ้นมาตั้งแต่ปี 1996 เป็นบริษัทที่สร้างเครื่องมือ ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ กว่า 50 โปรดักต์ และมีการใช้งานในกว่า 80 ล้านธุรกิจทั่วโลก ปัจจุบันบริษัท Zoho ได้ชื่อว่า True Unicorn เพราะเป็นบริษัทมีมูลค่ามากกว่า 1,000 ล้านเหรียญดอลลาร์สหรัฐ โดยแทบไม่มีเงินลงทุนจากภายนอกเลย
และพระเอกหลักที่เราจะมาพูดถึงในวันนี้คือ หนึ่งใน Product ของ Zoho – Zoho Mail
ภาพจาก zoho Zoho Mail คืออะไร Zoho Mail เป็น Global Mail มีศูนย์ Data Center รองรับการใช้งานทุกทวีป อย่างในไทยจะมี MailMaster เป็นตัวแทนจำหน่ายอย่างเป็นทางการคอยซัพพอร์ตผู้ใช้งานอยู่ ด้วยการพัฒนาระบบ Cloud Mail อย่างต่อเนื่องกว่า 20 ปี มีผู้ใช้งานกว่า 16+ ล้านคน
ขนาดของธุรกิจที่ใช้งาน Zoho Mail ก็มีตั้งแต่ขนาดเล็ก 1-10 คนไปจนหลักหมื่นคนเลยทีเดียว ตัวอย่าง เช่น Upwork Global, SparkPR, Cosmonet Solutions เป็นต้น การันตีด้วยรางวัล Leader of Spring 2022 จาก G2 และ รางวัล Best Email Hosting Services 2021 จาก Forbes Advisor
3 ฟีเจอร์สุดเจ๋งที่ช่วยให้คุณทำงานผ่านอีเมลง่ายกว่า “Secure Email For Business” จากสโลแกนของ Zoho ก็รู้เลยว่าชูจุดขายเรื่องความปลอดภัยสุด ๆ ถ้าอยากรู้ว่าปลอดภัยแค่ไหน ดูเพิ่มเติมที่นี่เลย
แต่ในวันนี้สิ่งที่ The Growth Master จะพาทุกคนไปทำความรู้จัก คือ ในมุมการใช้งาน ฟีเจอร์ไหนบ้างที่จะทำให้คุณทำงานผ่านอีเมลได้ง่ายกว่า
1. ฟีเจอร์สำหรับการส่ง และติดตามอีเมล เชื่อว่าทุกคนที่กำลังอ่านบทความนี้ใช้อีเมลกันทุกคน และการใช้อีเมลนั้นก็แสนง่าย เขียน ติด Signature สักหน่อย แล้วกดส่ง ก็เป็นอันเสร็จ แต่ Zoho ใส่ลูกเล่นเข้ามาทำให้การส่งอีเมลยืดหยุ่นมากกว่าเดิมด้วยฟีเจอร์ Schedule, Reminder, และ Recurring
เราจะมีเวลาส่งอีเมลที่เป็นที่นิยมอยู่หลัก ๆ 2-3 ช่วงด้วยกัน คือ เวลาก่อนเริ่มงาน (8-9 โมง), หลังพักเที่ยง (บ่ายโมง), และก่อนเลิกงาน (4-6 โมง) เพราะเวลาเหล่านี้เป็นไปได้สูงที่จะมีการเช็กอีเมล แต่บางครั้งเราเขียนอีเมลเสร็จ ตอนนั้นอาจจะไม่ใช่ช่วงเวลาที่ดีสำหรับการส่งอีเมลสักเท่าไร การใช้ Schedule Email จะช่วยให้เราส่งอีเมลได้ตามต้องการ
ต่อจากการ Schedule ในบางครั้งอีเมลเราอาจจะยังเขียนไม่เสร็จดี ต้องรอข้อมูลบางอย่าง ทำให้เรา Schedule ไปก่อนไม่ได้ ก็ต้องเก็บสิ่งที่เขียนเป็น Draft รอไว้ แน่นอนว่ามีโอกาสที่เราจะลืม ใน Zoho Mail จะมี Reminder Feature ที่ให้คุณตั้งแจ้งเตือนเพื่อกลับมาแก้ และส่ง Draft ตัวนี้ได้ และที่น่าสนใจ คือ ความยืดหยุ่นในการตั้ง Reminder ตัวนี้
รูปแบบของ Reminder บน Zoho จะมี 3 รูปแบบด้วยกัน
ตั้งตามเวลาแบบทั่ว ๆ ไป เช่น ตั้งแจ้งเตือนเวลา 8 โมงเช้าของวันพรุ่งนี้ ตั้งแจ้งเตือนเมื่อผ่านไปแล้วจำนวน x วัน แต่ยังไม่ตอบ ซึ่งอันนี้น่าสนใจมาก แนะนำให้ลองเอาไปใช้ในการ Follow Up เช่น ส่งเอกสารสำคัญให้คู่ค้าเซ็น แต่เขายังไม่ตอบกลับมาใน 3 วัน ตั้งแจ้งเตือนเมื่อตอบกลับมาแล้ว ฟีเจอร์นี้จะเป็นเหมือนการผสม Schedule กับ Reminder ให้เราไว้ที่เดียวเลย Recurring คือ การทำซ้ำ ส่งซ้ำอีเมลให้ เหมาะสำหรับอีเมลที่เราต้องใช้ส่งเป็นประจำ เช่น ส่งสรุปทุกวันจันทร์, ส่งลิงก์อัปเดตรีพอร์ตให้ทีมทุกเดือน, ส่งแจ้งเตือนทำเรื่องจ่าย/เอกสารใบวางบิลเป็นประจำทุกเดือนให้ลูกค้า เป็นต้น
2. ซัพพอร์ตการสื่อสารในทีมด้วย Cliq ภาพจาก zoho
Zoho สามารถเชื่อมต่อกับ Cliq อีกโปรดักต์ใน Ecosystem ของ Zoho ได้ โดย Cliq จะมีฟีเจอร์ที่ซัพพอร์ต Remote Work และการทำงานร่วมกันกับทีมสื่อสารกันได้ง่ายมากขึ้น ตั้งแต่
ฟีเจอร์สำหรับแชท และวิดีโอคอลในองค์กร ส่วนการใช้งานที่คนประสานชอบ คิดว่าต้องเป็นตัวนี้เลย เพราะ เราเปิดแชทหลายแชทคุยพร้อมกันได้ โดยจะแบ่งเป็นคอลัมน์มาให้ ไม่ต้องแบ่งหน้าจอเอง
มีฟีเจอร์สำหรับการค้นหา จะหาแชทเก่า ๆ หรือไฟล์ที่เคยส่งไว้ได้คลิกปุ่มค้นหา (ดังในรูป) แล้วเลือกเลยจะหาจากแชทใคร หรือพิมพ์ชื่อไฟล์ได้เลย
ฟีเจอร์สร้าง Meeting ฟีเจอร์นี้ใช้สำหรับการนัดหมายที่ให้คนนอกองค์กรเข้ามาได้ โดยจะอยู่ในแพ็กเกจ Workplace เป็นต้นไป แต่ด้านบนที่ว่ามาเริ่มใช้ได้ตั้งแต่แพ็กเกจแรกเลย
ระบบเช็กอิน และสเตตัส มีระบบเช็กอินเข้าออกงาน และการเปลี่ยนสเตตัสที่จะช่วยให้รู้ว่า คนนี้ว่างจะคุยกับเราหรือเปล่า อยู่หน้าจอไหม ไปพักทานข้าว หรือว่าติดมีตติ้งอยู่ การซื้ออีเมลเซอร์วิสกับ Zoho นั้น นอกจากจะได้อีเมลที่รักษาข้อมูลให้คุณแล้วยังได้ระบบสำหรับการสื่อสารในทีมที่ครบลูปด้วย เหมาะสำหรับบริษัทที่ทำงานแบบ Hybrid หรือ Remote Work มาก ๆ
Native App และ MS Outlook ง่ายๆ ด้วย ActiveSync การมี Native App อาจจะเป็นข้อดีที่เราคาดไม่ถึง สำหรับอีเมลธุรกิจที่เป็น Global Mail Service เหมือนกัน อย่าง Google หรือ Microsoft เราคุ้นเคยที่เขามีแอปพลิเคชัน Gmail และ Outlook กันอยู่แล้ว เราจึงอาจจะไม่ได้เห็นข้อนี้เป็นสิ่งจำเป็นหรือสำคัญมากขนาดนั้น
สำหรับอีเมลธุรกิจที่เป็นเซิร์ฟเวอร์ในประเทศ หรือ VPS การเชื่อมต่อบนโทรศัพท์มือถือจะต้องเชื่อมต่อกับ Default Mail App ในเครื่อง เช่น Apple Mail หรือ Gmail สำหรับระบบ Android ถึงจะใช้อีเมลผ่านสมาร์ทโฟนได้
แต่ปัญหาคือ พอใช้กับแอปฯที่ไม่ใช่ของเซิร์ฟเวอร์นั้น ๆ หรือ ไม่ได้มีระบบโปรโตคอลที่รองรับการรับส่งข้อมูลที่ดี เราอาจจะเจอปัญหา เช่น Notification ของอีเมลไม่เด้งแจ้งเตือน ซึ่งมีผลอย่างมากกับคนที่ต้องใช้อีเมลอยู่บ่อย ๆ หรือต้องเช็ก Inbox ของอีเมลอยู่ตลอด อย่าง ทีมเซลล์ที่อาจจะต้องติดต่อกับลูกค้าผ่านอีเมล และมีการส่งเอกสารสำคัญต่าง ๆ
Zoho Mail ก็เป็นอีก Global Mail Service ที่มี Native App เป็นของตัวเอง รองรับทั้ง Android และ iOS หรือจะใช้งานผ่าน MS Outlook ก็ได้ ด้วยการเชื่อมต่อผ่าน ActiveSync สำหรับบริษัทที่ใช้ซอฟต์แวร์จาก Outlook ก็จะทำงานได้สะดวกมากขึ้น
สรุปง่าย ๆ คือการมี Native App ทำให้เราไม่ต้องมาเสียดายว่า ทำไมไม่เห็นเมล อีเมลไม่ช้า จากระบบการ Sync ข้อมูลอีเมล และรายชื่อ Contact ที่เสถียรนั่นเอง
เกร็ดความรู้เพิ่มเติม: VPS หรือ Virtual Private Server คือ เซิร์ฟเวอร์ส่วนตัวที่ถูกจำลองด้วยซอฟต์แวร์
ราคาแพ็กเกจ Zoho Mail จะมีทั้งแพ็กเกจที่ขายเฉพาะอีเมลเซอร์วิส และแพ็กเกจที่ขายระบบซัพพอร์ตการทำงานออฟฟิศ
โดยแพ็กเกจแรกของ Zoho Mail สุด คือ Mail lite ราคาเริ่มอยู่ที่ 32 บาทต่อคนต่อเดือน แต่ฟีเจอร์ถือว่าจัดเต็มมาก ถ้าเป็นองค์กรที่ใช้อีเมลและแชทสื่อสารกันเป็นหลัก แพ็กเกจเริ่มต้นเอาอยู่เลย มีปฏิทินให้ ทำกรุ๊ปปฏิทินใช้ร่วมกันในทีมก็ได้ และยังเชื่อมต่อกับโปรดักต์อื่น ๆ ของ Zoho ได้อีกมาก เช่น ระบบการทำ Invoice, Zoho Cliq สำหรับการสื่อสารในทีม เป็นต้น โดยแพ็กนี้จะมี Mail Drive ให้ 5 GB แต่ว่าส่งไฟล์แนบได้สูงสุดถึง 250 mb ใครเคยส่งเมลไม่ไปเพราะไฟล์เกิน 20 mb 50 mb หมดปัญหานี้แน่นอน
ถ้าอัปแพ็กเกจเป็น Workplace มาแบบครบเครื่องเรื่องออฟฟิศ ทำงานกันบนนี้ที่เดียวได้เลย ถ้า Workflow ไม่ได้ซับซ้อนมาก ถือว่าตอบโจทย์ โดยจะได้ฟีเจอร์สำหรับพื้นที่จัดเก็บไฟล์เอกสารต่าง ๆ สร้างมีตติ้งให้กับคนนอกองค์กร การจัด Webinar มาด้วย แบบไม่ต้องหาเครื่องมือมาเพิ่มเลย
ควรใช้แพ็กเกจไหนดี ปรึกษากับ MailMaster
สรุปทั้งหมด โดยสรุปคือ อีเมลสำหรับธุรกิจ คือสิ่งที่สร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณ และช่วยรักษาข้อมูลให้กับผู้ใช้ทั้งบริษัทด้วย และถ้าอยากได้อีเมลสำหรับธุรกิจในราคาย่อมเยาว์ มีความปลอดภัยสูง ไม่เสี่ยงข้อมูลหาย Zoho Mail เป็นอีกตัวที่คุ้มค่ามาก SME จับต้องง่าย ระดับ Enterprise ที่มีพนักงานจำนวนมากก็รองรับได้ครอบคลุม
สำหรับใครที่สนใจ อยากมีอีเมลสำหรับธุรกิจของคุณ MailMaster พาร์ทเนอร์ทางการของ Zoho Mail ในประเทศไทยได้โดยตรง จะมีทีมงานคอยช่วยเหลือตั้งแต่ให้คำปรึกษาเลือกแพ็กเกจไปจนติดตั้งและดูแลตลอดการใช้งานเลย โดยติดต่อได้ที่ เบอร์ 02-116-3100 เว็บไซต์ www.mailmaster.co.th และ LineOA: @mailmasterinfo
