สร้างสุดยอด Operator ระบบโทรศัพท์สำนักงานรูปแบบใหม่บน Cloud PBX | CallOnCloud

หมดยุคภาพจำที่ไม่น่าจำของโทรศัพท์องค์กรแบบเดิม ๆ แล้ว…

หลายคนอาจมีภาพจำของโทรศัพท์ในสำนักงานยุคแอนะล็อกที่จะมีสายระโยงระยางออกมาเต็มไปหมด หากมีการปรับเปลี่ยนตำแหน่งโต๊ะทำงาน ย้ายตึกออฟฟิศ หรือขยายสาขาบริษัทออกไป ปัญหาที่ตามมาคือ ต้องติดตั้งสายโทรศัพท์เพิ่มในตู้สาขาโทรศัพท์ PBX และต้องลากสายโทรศัพท์เส้นเดิมตามไปด้วย 

ทุกอย่างก็จะมีขั้นตอนที่ค่อนข้างลำบาก และต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วยวางระบบเพิ่มหรือปรับเปลี่ยนแก้ไขให้ใหม่ แต่เมื่อเวลาเดินทางมาถึงยุคปัจจุบันที่รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไปเป็น Remote Working หรือ Hybrid Working ที่พนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิศตลอดเวลา ทำให้โทรศัพท์สำนักงานแบบเดิม ๆ อาจมีข้อจำกัดต่อการทำงานมากมาย

CloudPBX จึงกลายเป็นตัวเลือกขององค์กรยุคใหม่!

Cloud PBX คืออะไร?

Cloud PBX คือ การทำงานของเบอร์โทรศัพท์ PBX ที่ถูกแปลงมาอยู่บน Cloud Computing ทำให้ไม่ต้องลากสายทองแดงให้ยุ่งเหยิงอีกต่อไป เพราะเบอร์โทรศัพท์จะมาพร้อมกับสาย Network หรืออินเทอร์เน็ตแทน ทำให้การเชื่อมต่อนั้นสะดวกมากยิ่งขึ้น ลืมภาพจำแบบเดิม ๆ ไปได้เลย

แต่กว่าที่จะมาเป็นระบบโทรศัพท์สำนักงาน Cloud PBX ได้นั้น เราจะขอเล่าย้อนกลับไปถึงวิวัฒนาการก่อนที่จะมาเป็น Cloud PBX กันก่อน เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพชัดกันมากขึ้น

วิวัฒนาการของ Cloud PBX

PBX – ยุคแอนะล็อก

ขอเล่าย้อนไปถึงระบบโทรศัพท์ในยุคเก่าก่อน การที่จะติดตั้งระบบโทรศัพท์ในองค์กรนั้นจะต้องมีสิ่งที่เรียกว่า PBX (Private Branch Exchange) หรือเครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัว ถ้านึกภาพไม่ออกให้นึกถึงระบบ Call Center ที่กดโทรเข้าไปแล้วจะมีเสียงตอบรับอัตโนมัติ จากนั้นให้เรากดตัวเลขต่อไปยังปลายสายที่ต้องการ

โดยหลักการทำงานของ PBX ในยุคแรกจะเป็นการทำเบอร์โทรศัพท์โดยเอาสายทองแดงมารวมไว้ที่ตู้ PBX แล้วส่งต่อตามสายไปให้ตามโต๊ะในองค์กร นั่นจึงทำให้เรามักคุ้นเคยกับภาพสายโทรศัพท์ระโยงระยางเต็มไปหมด

IP PBX – ยุคดิจิทัล

ต่อมาในยุคดิจิทัลได้มีการเปลี่ยนแปลงการทำงานจากแอนะล็อกมาเป็นดิจิทัล หรือที่เรียกว่า IP PBX ซึ่งเป็นการรวมเอาเทคโนโลยีของโทรศัพท์พื้นฐานกับการโทรในระบบ VoIP เข้าด้วยกัน ทำให้โทรศัพท์มีความสามารถมากขึ้น ช่วยประหยัดค่าโทรศัพท์ได้มากขึ้น พร้อมรองรับการเชื่อมต่อไปยัง CRM เพื่อเก็บข้อมูล, บันทึกเสียง หรือการทำ Call Flow ต่าง ๆ อีกมากมาย รวมถึงการโทรศัพท์ระหว่างประเทศด้วย

*VoIP (Voice Over IP) คือ เทคโนโลยีการสื่อสารผ่านทางระบบเครือข่ายที่รองรับทั้งอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต

Cloud PBX – ยุคปัจจุบัน

และแล้วก็มาถึงยุคของ Cloud PBX ที่การทำงานของเบอร์โทรศัพท์ถูกแปลงมาอยู่บน Cloud Computing ทำให้ไม่ต้องลากสายทองแดงให้ยุ่งเหยิงอีกต่อไป เพราะอย่างที่บอกไปตอนต้นว่าเบอร์โทรศัพท์จะมาพร้อมกับสาย Network หรืออินเทอร์เน็ตแทน

นอกจากนั้น เราก็ยังสามารถเปลี่ยนโทรศัพท์มือถือให้เป็นโทรศัพท์สำนักงานที่สามารถโทรออก-รับสายได้เหมือนมีตู้สาขาโทรศัพท์ (PBX) โดยไม่ต้องลงทุนซื้อตู้ PBX มาติดตั้งที่บริษัทเลย ช่วยให้สามารถรับสายลูกค้าได้จากทุกที่ตอบโจทย์รูปแบบการทำงานแบบ Remote Working ในปัจจุบันมาก ๆ และเป็นนวัตกรรมที่เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ SME ขนาดเล็ก, ขนาดกลาง ไปจนถึงขนาดใหญ่เลย

รู้จัก CallOnCloud | Cloud PBX จาก CallOnCloud

Calloncloud.io จับมือกันระหว่าง Yeastar (China) และบริษัท โทรคมนาคมแห่งชาติ จำกัด (NT) ในการให้บริการ CloudPBX ในเวอร์ชันล่าสุด P-Series ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ ความสามารถของ Yeastar P-Series เวอร์ชันล่าสุดนี้ก็ครอบคลุมทุกสิ่งที่ระบบ Call Center ต้องการเลย ไม่ว่าจะเป็น

• การทำระบบ Call Center เต็มรูปแบบที่ต้องมีคิวสำหรับรอสาย
• ตรวจสอบการทำงานของตัวแทน (Agent)

โดยถือว่าเป็นความสามารถที่เหมาะมากสำหรับองค์กรยุคใหม่ที่มีการทำงานแบบ Remote Working เพราะพนักงานไม่ต้องนั่งที่โต๊ะที่ออฟฟิศอีกต่อไป แต่ให้ทำงานจากที่ไหนก็ได้

สำหรับองค์กรที่ต้องการเชื่อมต่อ CRM หรือ ERP ทาง Yeastar ก็มี Plug-in ที่ช่วยรองรับการเชื่อมต่อมากมาย ไม่ว่าจะเป็น Ready Apps Integration, AMI และ API ตามแต่ความถนัดของทีม Developer ในแต่ละองค์กร

นอกจากนี้ CallOnCloud ยังให้บริการ CloudPBX แบบครบวงจร ทั้งออกแบบระบบ GoIP, ติดตั้งระบบ, วางแผน IVR สอนการใช้งาน และมีบริการเสียงสังเคราะห์กว่า 10 เสียงไว้ให้บริการ ซึ่งทางองค์กรไม่จำเป็นจะต้องไปจ้างคนใส่เสียงอีกต่อไป แถมปรับแก้ได้ตามช่วงเวลาต่าง ๆ อีกด้วย

และ CallOnCloud ก็ยังเป็นดีลเลอร์อุปกรณ์ VoIP หลากหลายยี่ห้อ ไม่ว่าจะเป็น Fanvil, Yeastar, Yelink, Linksys และอีกมากมาย ซึ่งครอบคลุมทุกอย่างที่โทรศัพท์ระบบสำนักงานต้องการเลย

ทำไมบริษัทยุคใหม่ถึงควรใช้ Cloud PBX จาก Yeastar?

เนื่องจากรูปแบบการทำงานในปัจจุบันที่หลายองค์กรเปลี่ยนมาเป็นแบบ Remote Working และ Hybrid Working ทำให้ระบบโทรศัพท์สำนักงาน หรือ Call Center ในรูปแบบเดิมอาจไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป เพราะพนักงานจะไม่สามารถทำงานนอกออฟฟิศได้เลย หากใช้ระบบโทรศัพท์สำนักงานแบบเดิม ๆ

ยิ่งไปกว่านั้น Cloud PBX ยังเป็นเทคโนโลยีที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็วในกลุ่มองค์กรที่มีการใช้งานโทรศัพท์ Call Center จำนวนมาก หรือองค์กรที่ต้องมีการติดต่อภายในด้วยกันเองระหว่างสาขา

เพราะการใช้งานของ Cloud PBX ง่ายและสะดวก เพียงใช้งานผ่านโทรศัพท์มือถือหรือผ่าน Web Browser ก็ได้ เพียงเท่านี้เราก็สามารถรับโทรศัพท์ขององค์กรได้แล้ว ไม่จำเป็นต้องซื้อโทรศัพท์แบบ VoIP เพิ่มเติม และคุณภาพเสียงก็ชัดเหมือนโทรศัพท์แบบปกติเลย

Tips: เนื่องด้วยตอนนี้เป็นเทคโนโลยีสมัยใหม่ ทำให้การใช้ VoIP (Voice Over Internet Protocol) นั้นมีการใช้ Bandwidth น้อยลงกว่าเมื่อก่อนมาก แต่ยังได้คุณภาพเสียงที่ชัดและเร็วอยู่ โดยการคุย 1 สายใช้เพียง 60-100 KB เท่านั้น โดยอินเทอร์เน็ตในองค์กรในสมัยนี้อาจจะเริ่มต้น 100 MB ซึ่งเพียงพอต่อการใช้งาน

ข้อดี-ข้อจำกัด ของ Cloud PBX

ข้อดีของ Cloud PBX                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

• ต้นทุนต่ำ ไม่ต้องลงทุนซื้อ Server ขององค์กร ไม่ต้องบำรุงรักษา Server และไม่ต้องจ้างผู้เชี่ยวชาญด้าน VoIP และ Network
• มีความยืดหยุ่นในการใช้งาน สามารถเพิ่ม-ลดคู่สายได้ตามความต้องการ รองรับการขยายหรือย่อขนาดขององค์กรได้ทันที เพราะสามารถใช้งานได้ผ่านโทรศัพท์มือถือทั้ง iOS และ Android ให้ทำงานได้ทุกที่
• ผู้ให้บริการสามารถอัปเดตระบบได้ง่ายผ่านระบบกลางของผู้ให้บริการเอง
• ข้อมูลไม่สูญหาย จัดเก็บข้อมูลได้ง่าย พร้อมระบบสำรองที่มีความปลอดภัย
• รองรับการเชื่อมต่อระบบ CRM ที่เร็วกว่า แม้จะใช้งานนอกออฟฟิศ และรองรับการบันทึกการติดต่อลูกค้า
• พนักงานสามารถใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้
• เพิ่มความน่าเชื่อถือให้องค์กร แทนการใช้เบอร์มือถือในการติดต่อ รวมถึงเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้พนักงานได้ โดยไม่ต้องใช้เบอร์มือถือของตัวเองในการติดต่องาน
• ลดความเสี่ยงที่ลูกค้าจะติดต่อพนักงานที่ลาออกไปแล้ว
• สามารถเชื่อมต่อได้ทั้งผ่านโทรศัพท์มือถือ, Web Browser หรือโทรศัพท์ VoIP แบบเดิมและไม่ต้องอยู่ใน Network แบบเดิม ๆ 
• วางแผนค่าใช้จ่ายที่แน่นอนได้ ไม่ต้องกังวลอุปกรณ์จะพัง หรือต้องให้ Outsource เข้ามาแก้ระบบ

ข้อจำกัดของ Cloud PBX

• ต้องสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตจึงจะสามารถใช้งานได้ และอินเทอร์เน็ตต้องมีความเสถียรด้วย
  ซึ่งบางครั้งอาจใช้งานไม่ได้ หากอินเทอร์เน็ตล่ม 
• หากมีการวางระบบที่ไม่สามารถรองรับการโทรเข้า-ออกที่เพียงพอ เมื่อมีการโทรเข้า-ออกพร้อมกันจำนวนมาก อาจทำให้คุณภาพเสียงมีปัญหาได้
• การ Customize ขั้นสูงอาจจะไม่สามารถ Customize ได้ละเอียดเท่ากับระบบ PBX รูปแบบเดิม
• ความปลอดภัยของข้อมูล ขึ้นอยู่กับความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ
• ผู้ใช้งานไม่มีกรรมสิทธิ์ในตัวระบบ โดย Cloud PBX เป็นการซื้อ License และต้องต่ออายุการใช้งานแบบรายเดือนหรือรายปี

สรุปทั้งหมด

ในยุคที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยอินเทอร์เน็ต Cloud PBX จึงเป็นเทคโนโลยีที่มีการเติบโตอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกลุ่มองค์กรที่มีการใช้งานโทรศัพท์ Call Center องค์กรที่มีการติดต่อภายในระหว่างสาขา เพราะหลายบริษัทก็เริ่มเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาเป็น Hybrid Working และตระหนักถึงข้อดีที่สะดวก รวดเร็ว ประหยัดต้นทุน แถมครอบคลุมทุกความต้องการของบริษัทและพนักงานได้ดีเลยทีเดียว

สำหรับใครที่สนใจสร้างระบบ Call Center สำหรับองค์กร ทาง CallOnCloud เป็นผู้ให้บริการ Cloud PBX ในไทย โดยบริการจะครอบคลุมตั้งแต่การให้คำปรึกษาและวางระบบให้พร้อมใช้เลย ติดต่อได้ที่ เบอร์ 02-460-9292 เว็บไซต์ www.calloncloud.io หรือ LINE Official @calloncloud