Foxit PDF Editor โปรแกรม PDF สำหรับใช้งานในองค์กร

จุดเริ่มต้นของไฟล์ PDF คือ อะไร

PDF หรือ Portable Document Format คือ รูปแบบไฟล์เอกสารสากลที่นิยมใช้กันในปัจจุบันด้วยคุณสมบัติที่มีขนาดเล็ก ที่สำคัญคือ PDF ยังสามารถเปิดได้ในทุกระบบปฏิบัติการ ทำให้สามารถส่งเอกสารได้ง่าย และรวดเร็ว (สมชื่อว่า Portable Document เลย หรือจะพูดง่าย ๆ ก็คือ เป็นไฟล์ที่พกพาสะดวกนั่นเอง) 

PDF ถือกำเนิดครั้งแรกเมื่อปี 1990 โดย Adobe System และใช้งานผ่าน Adobe Acrobat ดังนั้นเราจึงไม่แปลกใจเลยทำไม Adobe Acrobat ถึงเป็นที่รู้จักอย่างมากในวงการงานเอกสารตลอด 30 กว่าปีที่ผ่านมา

แต่แน่นอนว่าในปัจจุบัน PDF ที่เป็นรูปแบบที่ถูกใช้อย่างแพร่หลาย และมีผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ด้านงานเอกสารก็มีจำนวนมากขึ้น และมีประสิทธิภาพการใช้งานที่ดีขึ้นตามกาลเวลาด้วย

อย่าง Foxit เองก็ถือว่าเป็นคู่แข่งคนสำคัญในด้านงานเอกสาร หลาย ๆ คนอาจรู้จัก Acrobat จากการเป็นจุดเริ่มต้นของ PDF และเป็นผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ในการทำงานหลายแขนง แล้วคู่แข่งคนนี้มีความเป็นมาอย่างไร The Growth Master ขอเล่าให้ฟัง

Foxit PDF Editor คู่แข่งคนสำคัญจากผลิตภัณฑ์ของ Adobe

การสร้างอะไรสักอย่าง หากไม่เกิดจากความต้องการ ก็มักจะเกิดจากปัญหาบางอย่าง ซึ่ง Foxit PDF Editor เป็นเคสหลัง ที่เกิดขึ้นมาจากการใช้งาน Adobe Acrobat เองนั่นแหละ

ในช่วงต้นปี 2000 Eugene Y. Xiong ผู้ก่อ Foxit ได้เล่าว่า ตอนนั้นเขาต้องทำงานเอกสารจำนวนมาก โดยรูปแบบไฟล์ที่ใช้หลัก ๆ คือ แต่เรื่องเศร้าคือทุกครั้งที่เขาต้องเปิดไฟล์สักชิ้น เขาจะต้องรอไฟล์ดาวน์โหลดบน Acrobat 5.0 (เวอร์ชัน ณ ขณะนั้น) หลายนาที แต่ก็ทำอะไรไม่ได้ เพราะช่วงเวลานั้นไม่มีตัวเลือกอื่นที่ดีกว่าเลย

ลองคิดตามเล่น ๆ หากเราใช้เวลา 2 นาทีต่อการเปิดเอกสาร 1 ชิ้น การเปิดเอกสาร 10 ชิ้น เราต้องใช้เวลา 20 นาที หากเราทำงานเอกสารทุกวัน สัปดาห์ละ 5 วัน แปลว่า ตอนปี 2001 เราใช้เวลาแค่เปิดไฟล์เอกสาร ‘อย่างเดียว’ เกือบ 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ไม่รวมทำงาน อ่านไฟล์ต่าง ๆ 

Foxit จึงถูกก่อตั้งขึ้นในปี 2001 จากความมุ่งมั่นที่อยากสร้าง PDF Solutions ที่ดีกว่า เร็วกว่า และทำได้มากกว่า

ดังนั้นแล้วนี่จึงเรื่องดีสำหรับผู้ใช้อย่างเราที่มีตัวเลือกมากขึ้น เมื่อมีการแข่งขันสูงขึ้น ราคาของเครื่องมือก็ถูกลงเช่นกัน

ปัจจุบัน Foxit เป็นอันดับ 1 ในหมวดหมู่ของ PDF Editing Solution บน G2 มีผู้ใช้งานกว่า 700 ล้านคน และมีลูกค้าธุรกิจกว่า 485,000 เจ้า ตอบโจทย์ทั้งในแง่ฟีเจอร์การใช้งานที่ครอบคลุม, มีใบ Certificate รองรับมาตราฐานเป็นสากลเทียบเท่าเจ้าใหญ่อย่าง Acrobat, และรองรับการใช้งานภาษาไทยได้ดีกว่าเดิม (จากการอัปเวอร์ชันครั้งใหญ่ในปี 2023) 

Foxit PDF Editor มีฟีเจอร์อะไรบ้าง

ฟีเจอร์พื้นฐาน

สิ่งที่เป็นพื้นฐานของ Foxit PDF Editor คือ

• การสร้างไฟล์ PDF (Create)
• การแก้ไขไฟล์ PDF (Edit)
• การแปลงไฟล์ PDF (Convert)
• การวมไฟล์ PDF (Combine หรือบางโปรแกรมอาจเรียกว่า Merge)
• การจัดการไฟล์ PDF (Organize)

ส่วนที่เราจะได้ใช้กันบ่อย ๆ คือ การแก้ไข และการแปลงไฟล์

ข้อได้เปรียบของไฟล์ PDF คือ ตัวไฟล์จะหน้าตาเหมือนกับตัวต้นฉบับที่เรา Export ออกมา 100% ทำให้ไม่มีปัญหาเรื่องฟอนต์หลุด ตัวอักษรซ้อนกัน หรือทับกับภาพ แต่แลกกับการที่ไม่สามารถในการแก้ไขข้อความบนไฟล์ PDF ได้ ต่างจากไฟล์ .docx ที่เราสามารถใช้ทั้ง Google Docs หรือ Microsoft Words ในการแก้ไขได้โดยตรง

การแก้ไขไฟล์ PDF จึงต้องใช้โปรแกรมสำหรับการแก้ PDF โดยเฉพาะอย่าง Foxit PDF Editor โดยหลักการทำงาน คือ การสแกนไฟล์นั้นออกมาให้โปรแกรมอ่านเข้าใจ และแกะเป็นตัวอักษรที่เราแก้ไขได้นั่นเอง รวมไปถึงการเพิ่มสื่ออื่น ๆ ลงไปในไฟล์เดียว เช่น ไฟล์วิดีโอ หรือไฟล์เสียงก็ได้เช่นกัน

สำหรับการแปลงไฟล์ที่นิยมใช้ คือ การแปลงไฟล์จาก PDF เป็นไฟล์ .docx, .xlsx, หรือเป็นไฟล์รูปภาพ อย่าง .jpg ก็ได้เช่นกัน

OCR และการแปลภาษา

สำหรับฟีเจอร์ OCR หรือ Optical Character Recognition คือฟีเจอร์ที่เปลี่ยนข้อความบน PDF (ซึ่งเราถือว่ามันเป็นเหมือนรูปภาพที่ไม่เราแก้ไขไม่ได้) ให้กลายเป็นข้อความที่อุปกรณ์สามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องย้อนไปใช้ไฟล์ต้นฉบับ 

เช่น บางครั้งเราได้รับไฟล์ PDF มาจากลูกค้าโดยไม่มีไฟล์ .docx มาด้วย แต่เรามีความจำเป็นต้องปรับแก้ข้อมูลบางอย่าง PDF Editor จะเข้ามาช่วยเหลือเราในส่วนนี้ได้

แต่ต้องยอมรับว่าพอเป็นการสแกนเพื่อตรวจจับภาพให้เป็นตัวอักษรอาจจะไม่ได้ทำได้ 100% สิ่งที่ทำให้ Foxit ได้เปรียบ คือ ระบบที่รองรับการใช้งานในภาษาไทยด้วย ประกอบกับการอัปเดตเวอร์ชันในปี 2023 เพื่อลดปัญหาการซ้อนเลเยอร์ของสระในภาษาไทยที่ทำได้ดีขึ้นเช่นกัน

ปกติแล้วข้อความในหลาย ๆ ภาษามักใช้แค่ 1-2 เลเยอร์ เช่น คำว่า Marketing - มาร์เก็ตติ้ง เราจะเห็นได้ว่า ในภาษาอังกฤษเป็นการพิมพ์แค่เลเยอร์เดียว ที่ไม่ว่าพยัญชนะหรือสระก็จะรวมกันในคำเลย แต่ในภาษาไทย เรามีตัว การันต์, ไม้ไต่คู้, และสระอิ เป็นเลเยอร์ 2 และ ไม้โท เป็นเลเยอร์ 3 บนสระอิ อีกทีหนึ่ง 

เลเยอร์ 3 จะเป็นส่วนที่ต้องระวังที่สุด เพราะในหลาย ๆ โปรแกรมจะถูกซ้อนสระ

นี่คือจุดขายที่ทำให้ Foxit เหมาะสำหรับผู้ใช้ชาวไทยอย่างเราเลย

eSign การเซ็นลายมือแบบดิจิทัล 

ถึงแม้เราจะสามารถใช้ลายเซ็นดิจิทัลได้อย่างทางการในไทยแล้ว แต่เพื่อความปลอดภัยและเรื่องทางกฎหมาย การใช้ e-Signature หรือลายมือแบบดิจิทัล ควรเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการอย่างถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อปกป้องสิทธิของเราตามเอกสารด้วย 

อย่างของ Foxit เองจะมีฟีเจอร์ Signature Verification ที่ใช้ในการยืนยันว่าลายเซ็นนั้นสร้างขึ้นโดยมีใบรับรองออกโดยองค์กรที่น่าเชื่อถือ และล็อกไอดีของผู้เซ็นไว้ชัดเจน ช่วยเช็กได้ว่าลายเซ็นนี้สามารถใช้งานได้ และไม่ถูกดัดแปลง จะต่างกับหลาย ๆ ตัวที่เราแค่ใส่ลายเซ็นเราเข้าไปในเอกสารเท่านั้น ฟีเจอร์นี้จะช่วยในการรับรองว่า เอกสารไม่ถูกแก้ไขหลังจากมีการเซ็นได้อย่างแน่นอน

ถ้าเราใช้ฟีเจอร์นี้ในการสร้างช่องให้สำหรับคู่สัญญา คู่ค้าเซ็นก็สามารถทำได้เหมือนกัน แล้วส่งเอกสารให้กับเค้าทางอีเมลเลย จุดนี้เราสามารถติดตามได้ตลอดเวลาว่าเอกสารมีการเซ็นแล้วหรือยัง ถ้าเซ็นแล้วจะขึ้น Status ว่า Executed แบบนี้เลยค่ะ

ใครที่ต้องการให้เอกสารถูกต้อง  ครบถ้วนทุกจุด สามารถใช้ eSign ได้ผ่านแพ็กเกจ Foxit PDF Editor Suite Pro ที่เป็นรายปี หรือซื้อแพ็กเกจแยกก็ได้เหมือนกัน

AI Assistant ตัวช่วยสำหรับคนทำเอกสาร

Allison Horn, Managing Director แห่งบริษัทเทคโนโลยีชั้นนำอย่าง Accenture ได้พูดถึงการใช้งาน AI ในองค์กรว่า 

“AI ช่วยลดเวลาทำงานของส่วนต่าง ๆ ภายในบริษัทลง ถึง 40%” 

ปัจจุบันเราจึงเห็นได้ว่า ไม่ใช่เครื่องมือมีฟีเจอร์ดีแล้วจะชนะเสมอไป แต่ตอนนี้เทรนด์ของตลาด คือ Tool + AI feature เข้าไปเสมอ

อย่าง AI Assistant บน Foxit ที่ถูกพัฒนาจาก OpenAI ก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่เราเรียกมันว่า Game Changer เหมือนกัน โดยให้ตัว AI อ่านเอกสารแทนเรา โดยคำสั่งหลัก ๆ ที่สามารถทำได้เลย คือ สรุปความ, การ Rewrite, แปลภาษา, การขยายความ, การสร้างเอกสารที่เป็น FAQ / Q&A ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการทำงานของเรามาก ๆ ดังนั้นใครมีเอกสารหน้าเยอะ ๆ อยากให้ลองใช้ AI ช่วยดูได้ จะได้มีเวลาไปทำส่วนอื่นให้งานสมบูรณ์มากขึ้นอีก

ยกตัวอย่างเช่น เราได้รับคู่มือของผลิตภัณฑ์บริษัทหรือ Whitepaper ที่มีเนื้อหาเยอะมาก แต่จำเป็นต้องขึ้นคอนเทนต์บนเว็บไซต์ หรือ หรือทำสไลด์สำหรับพรีเซนท์แค่ 10-15 นาที และต้องใช้ในวันพรุ่งนี้ การมี AI เข้ามาช่วยจัดลำดับ เลือกชุดข้อมูลที่สำคัญ แถมจับประเด็นที่มักถูกพูดถึงบ่อย ๆ ให้ จะทำให้เรามีเวลาเหลือเฟือไม่ใช่แค่ข้อมูลเสร็จ แต่รวมไปถึงมีเวลาออกแบบข้อมูลให้สวยบนเว็บหรือพรีเซนท์ตัวนั้นอีกด้วย

สำหรับโควตาการใช้งาน AI Assistant ของ Foxit จะเป็นการคำนวณจากจำนวนคำสั่งที่ป้อน ซึ่งจะใช้ได้ฟรีวันละ 50 คำสั่ง จำกัดจำนวนหน้าของเอกสารที่อ่านได้ต่อเดือนคือ 100 หน้า แต่คำตอบจะตอบได้สูงสุด 2000 ตัวอักษรเท่านั้น ถ้าในมุมภาษาไทยจะเสียเปรียบหน่อย ๆ เพราะ เสียงวรรณยุกต์ไม้เอกไม้โทบ้านเราก็เป็นตัวอักษรไปหมด แต่เทียบในจำนวนที่ทำได้ in-app ไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ค่อนข้างโอเคในส่วนนี้

ข้อดีและข้อจำกัดในการใช้งาน Foxit PDF Editor

ข้อดีของการใช้งาน Foxit

1. มาตรฐานในการใช้งานที่เทียบเท่า Acrobat ส่วนนี้ไม่อยากให้มองข้ามกัน สบายใจได้ทั้งเรื่อง License, ความปลอดภัยของข้อมูล, การยืนยันลายเซ็น ไม่ใช่แค่แปะลายเซ็นเฉย ๆ มี Signature Certificate รองรับทุกลายเซ็น พร้อมเก็บประวัติการเซ็นให้เราทุกจุดตั้งแต่ส่งออกเอกสารเลย

2. ตัวเดียวใช้ได้ครบทุกงานเอกสาร โดยฟังก์ชันพื้นฐานจะมีให้ในทุกแพ็กเกจเลย แต่ถ้าไม่ใช่แพ็ก Foxit PDF Editor Pro จะแปลงไฟล์ได้เฉพาะสกุลหลัก ๆ เช่นไฟล์ Docx ไฟล์ภาพ หรือไฟล์ Excels เท่านั้น

3. รองรับภาษาไทย เข้าใจภาษาไทยได้ดี มีปัญหาเรื่องเลเยอร์ตัวอักษรน้อยกว่าตัวอื่น ๆ เลเยอร์ตัวอักษรตั้งแต่ 2023 มา เขาปรับให้การรองรับภาษาไทยทำได้สมบูรณ์มากยิ่งขึ้น

4. ราคาถูกกว่า Acrobat ค่อนข้างเยอะ ในฟีเจอร์ที่เท่ากัน

ข้อจำกัดของการใช้งาน Foxit

จากการใช้งานหลัก ๆ จะมี 2 จุดที่คิดว่าบางคนอาจจะไม่ถนัด หรือต้องตรวจระหว่างใช้งานจริง

1. OCR อ่านภาษาไทยได้เข้าใจ แต่ว่าเวลาก็อปมาใช้จริง สระอาจจะหลุดบ้างตรงนี้ คิดว่าต้อง Double Check กันหน่อย หรือถ้าพิมพ์แก้อาจจะติดเรื่องสระซ้อนกันบ้าง ต้องลบทั้งประโยคพิมพ์ใหม่อีกครั้งหนึ่ง

2. ความต่อเนื่องในการใช้ฟีเจอร์ยังไม่ค่อยลื่นเท่าไร เช่น เรา Combine PDFs และ อยากจัดหน้า ก็ต้องเอามาเข้า Organize อีกรอบ ฟีเจอร์จะแยกกันชัดเจนไปเลย

ถ้าเราเทียบหน้าตา ยังมองว่า PDFelement ใช้งานง่ายกว่า เมนูหลักเค้าจะโชว์น้อยแล้วแยกประเภทใช้ค่อนข้างชัดเจน เห็นแค่เวลาเลือกเมนูแล้วจริง ๆ ทำให้ผู้ใช้ใหม่ตัดส่วนที่ยังไม่ใช้ออกไปก่อนได้ 

ส่วน Foxit ฟีเจอร์ค่อนข้างเยอะ ทำให้การโชว์เมนูเยอะไปด้วย ช่วงแรกอาจจะต้องให้เวลาในการปรับตัวมากกว่าหน่อย ตอนลองใช้แรก ๆ ยอมรับเลยว่าบางเมนู ตอนอ่านในฟีเจอร์แล้วรู้ว่ามี แต่ต้องหาก่อน เช่น Signature Certificate ดาวน์โหลดตรงไหน ใส่ Fill ให้เค้ากรอกเอกสารแล้ว เราต้อง Follow Up ผ่านหน้าไหน

สำหรับการใช้งาน ถ้าใช้ส่วนตัวสามารถเลือกแพ็กเกจได้เลย แต่ถ้าสำหรับธุรกิจ แนะนำเป็น Foxit PDF Editor Pro จริงอยู่ที่ว่าเราอาจจะใช้หลัก ๆ แค่ฟีเจอร์พื้นฐาน แต่ถ้ามีเรื่องความปลอดภัยของเอกสาร รวมถึงการจัดการ License สำหรับออฟฟิศที่ใช้เครื่องมือกันหลายคน พวกนี้จะอยู่ในตัว Pro เป็นหลักเลย

ตัวแทนจำหน่าย Foxit PDF Editor ในไทย

สำหรับผู้ที่ต้องการใช้งานซอฟต์แวร์ Foxit PDF Editor แต่ต้องการเปิดบิลกับบริษัทไทยได้โดยตรง มีทีมดูแลหลังการขายในทางเทคนิคต่าง ๆ ไม่ต้องห่วงเรื่องปัญหา หรือ Error ต่าง ๆ สามารถติดต่อกับตัวแทนจำหน่ายอย่างเป็นทางการ อย่าง Mail Master ได้โดยตรง ผ่านลิงก์นี้เลย >>> https://www.mailmaster.co.th/service/foxit 

มั่นใจได้เลยว่าจะได้ซอฟต์แวร์ที่ถูกลิขสิทธิ์ 100% ใช้ในเชิงพาณิชย์ บริษัทห้างร้านได้ (สำคัญมาก ในซอฟต์แวร์ทางเอกสารบางทีจะมีการเช็ก License ของการใช้ด้วย ซึ่งส่วนนี้อาจมีผลกระทบย้อนหลังเหมือนกันถ้าเราใช้ License ที่ไม่ตรงกับงานที่ใช้)

ติดต่อ MailMaster

โทร : 02-460-9292 กด 1

อีเมล : sale@mailmaster.co.th

Line ID : @mailmasterinfo

ช่องทางอัปเดตซอฟต์แวร์กับ The Growth Master

ติดตาม Youtube Channel ‘The Growth Master’ และ We Need TOOL Talk ได้ก่อนใคร ไม่พลาดทุกการแชร์ซอฟต์แวร์น่าใช้ที่จะทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น

และช่องทางอัปเดตข่าวสารการตลาดที่สดใหม่

Facebook : The Growth Master

Facebook Group : TechTribe Thailand

Blockdit : The Growth Master

Line@ : bit.ly/2TFIdAR