เอกสารแบบเดิม ส่งบ่อยแค่ไหน ก็ต้องสร้างใหม่เหมือนเดิม

‍

ในการทำงาน สิ่งที่ไม่ว่าบริษัทไหน จะเล็กหรือใหญ่ก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ คือ การทำเอกสารต่าง ๆ

จะรับคนเพิ่ม หรือร่างข้อเสนอโครงการยื่นต่อหัวหน้า แม้แต่ทำสัญญากับคู่ค้าธุรกิจ แล้วก็ไม่ใช่แค่ทำครั้งเดียวเสียด้วยสิ

ลักษณะเอกสารที่ใช้กันโดยทั่วไปแล้วอาจจะมีไม่กี่ประเภท เนื้อหาข้างในก็เปลี่ยนนิดหน่อย แต่ถ้าคุณเองเป็นอีกคนที่ใช้เวลากับเอกสารเหล่านั้น คงจะรู้ดีใช่ไหมคะว่ามันวุ่นวายเลยทีเดียว

ต่อให้มีโครงเอกสารนั้น ๆ อยู่แล้ว แต่ก็ยังต้องเสียเวลาเอามาวาง นั่งตรวจ นั่งแก้ทีละจุดในทุกครั้งไป อย่างชื่อบริษัทที่มีการกล่าวถึงในเอกสารนั้น ก็ต้องไล่หา คอยแก้ กว่าจะเอาเอกสารไปส่ง รับกลับมา และด้วยความสำคัญของตัวเอกสารเอง ข้อผิดพลาดเพียงจุดเดียวอาจจะทำให้คุณต้องเลื่อนโครงการออกไป หรือ ที่เลวร้ายคือ ปิดดีลกับลูกค้าไม่ได้เลยเชียวล่ะ

‍

สมมติว่า คุณดึงต้นร่างเอกสารมาใช้แต่ลืมแก้ชื่อบริษัทเสียนี่ คงจะเป็นความประทับใจแรกที่ไม่ดีนัก ทั้งยังทำให้เราดูไม่โปรเอาเสียเลยด้วยตัวอักษรเพียงไม่กี่ตัว :(

‍

‍

จะกี่ดีลก็ไม่มีปัญหา เพราะ Panda เอาอยู่

ทั้ง Drift, Hilton, SGS, KONICA MINOLTA, TATA Steel และอีกกว่า 16,000 บริษัทก็ไว้ใจ PandaDoc

เพราะจุดผิดพลาดเพียงเล็กน้อยที่ความจริงเราควรได้ใช้เวลาสำหรับแก้ไขส่วนยิบย่อยนี้ไปกับการสร้างงานที่ต้องเอามาใช้ ทำให้ The Growth Master อดไม่ได้ที่จะหยิบ PandaDoc มาแนะนำให้คุณได้รู้จัก

PandaDoc คือ ซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วยคุณจัดการในทุกขั้นตอนของเอกสาร ซึ่งเราหมายถึงในทุกขั้นตอนจริง ๆ ค่ะ ตั้งแต่ สร้างเอกสาร ส่งเอกสาร อีกฝ่ายได้อ่านเอกสาร จนเขาเซ็นตกลงกลับมา พร้อมกับส่งช่องทางการชำระเงินคืนไปให้เขา (กรณีที่คุณมีการซื้อขาย) และเป็นอันสิ้นสุดจุดมุ่งหมายของเอกสารฉบับนี้

เท่านั้นไม่พอ เอกสารที่ PandaDoc สร้างขึ้นมา แน่นอนว่าอยู่บนระบบคลาวด์ที่คุณจัดการออนไลน์ได้อย่างสะดวกสบายไปพร้อม ๆ กับลดปริมาณกระดาษที่ต้องใช้ในแต่ละวันไปมหาศาล แล้วก็ไม่ต้องรับ ๆ ส่ง ๆ ให้เสียเวลาด้วย

ดูทันสมัยและรักโลกไปในเวลาเดียวกัน เทคโนโลยีมันก็ดีแบบนี้นี่แหละค่ะ :)

‍

เริ่มต้นใช้งาน PandaDoc ที่นี่

ใช้งานง่าย เรียนรู้ได้ไม่ยาก

หลักการทำงานของ PandaDoc นั้นไม่ยากเลย คุณสามารถออกแบบเอกสารของคุณเอง หรือ จะเอาเทมเพลตที่มีให้มาประยุกต์ใช้ก็ได้

เมื่อสร้างเอกสาร จะได้หน้าเปล่า ๆ มา โดยคุณออกแบบได้ว่าจะสร้างหน้าปกให้น่าดึงดูดใจเพิ่มโอกาสในการยื่นข้อเสนอนี้ หรือจะสร้างหน้าสำหรับส่วนเนื้อหาขึ้นมาเลยก็ได้

ในส่วนด้านขวาจะมีแถบขึ้นมาให้คุณ Drag and Drop ชิ้นส่วน ‘Content’ ต่าง ๆ ไปสร้างเอกสาร ทั้ง ข้อความ รูปภาพ วิดีโอ ตาราง PandaDoc มีให้คุณทั้งหมดเลย

อย่างที่ได้บอกไปว่า นี่คือการสร้างเอกสารออนไลน์ที่คุณสามารถสร้างและส่งให้อีกฝ่ายเซ็นกลับมา นอกจากชิ้นส่วน ‘Content’ เรายังมีชิ้นส่วน ‘Field’ ที่จะเป็นพื้นที่สำหรับกรอกข้อมูลต่าง ๆ , ช่องทำเครื่องหมาย (Checkbox), รายการเลือกแบบดึงลง (Dropdown) หรือแม้กระทั่งสร้างช่องทางชำระเงินในเอกสารเลยก็ได้

นอกจากนี้ยังสามารถสร้าง Variables ขึ้น ซึ่งเจ้าตัว Variables นี่แหละจะทำให้การทำงานง่ายขึ้นจนลืมการทำงานเอกสารแบบเดิม ๆ ไปเลยค่ะ

Variables คือ การสร้างพื้นที่ขึ้นมาสำหรับกรอกข้อมูลโดยอัตโนมัติ คุณสามารถสร้าง Variables หลายอันได้แล้วแต่ตั้งชื่อให้แต่ละอันเพื่อให้ไม่สับสนนัก สามารถใช้คีย์ลัดโดยการพิมพ์วงเล็บก้ามปูครอบชื่อนั้นไว้

เช่น [Client.Company] - สำหรับกรอกชื่อบริษัทของลูกค้า ในเอกสารอาจมีการกล่าวถึงชื่อบริษัทของลูกค้าอยู่หลายครั้ง เมื่อใส่คำสั่งนี้เข้าไป เราจะสามารถคลิกและกรอกชื่อ จากนั้นทุก ๆ จุดที่เราใส่คำสั่งนี้ไว้ ก็จะเปลี่ยนเป็นชื่อเดียวกันทั้งหมด ไม่ต้องไปลบแก้ให้เสียเวลา

ส่งข้อเสนอได้ไว ก็ยิ่งปิดดีลได้ไว ใส่ก่อน… ยังไง๊ยังไงก็ได้เปรียบ

จากการเก็บข้อมูลของ PandaDoc พบว่า ผู้ใช้งานสามารถลดเวลาในการปิดการขายลงถึง 30% เพิ่มโอกาสเจรจาสำเร็จมากขึ้นถึง 2 เท่าต่อเดือน และประหยัดเวลาในการสร้างเอกสารถึง 65%

จะเห็นได้ว่าทั้งชิ้นส่วนที่เป็น ‘Content’ และ ‘Field’ ช่วยเสริมให้คุณสร้างเอกสารนี้ได้ง่ายขึ้นมาก แต่เราอยากบอกคุณว่า PandaDoc ทำได้ง่ายกว่านี้อีก

การใส่กล่องสำหรับแทรกและกรอกข้อมูลต่าง ๆ

เอกสารคือสิ่งสำคัญที่เราต้องทำให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ดังนั้นการวางช่อง การจัดการคอลัมน์ให้มีสัดส่วนที่สวยงามก็มีผลกว่าที่คุณคิด และทำให้เอกสารของคุณดูสะอาดตาไม่เลอะเทอะด้วย

เมื่อเราลากกล่อง ‘Content’ มาวาง เราจะได้กล่องขนาดพอดีกับกระดาษมา ถ้าเราต้องการสร้างกล่องเพิ่ม เราสามารถเลือกได้ด้วยว่าจะวางกล่องนี้ไว้ที่ด้านบน ล่าง ซ้าย ขวา โดยจะเห็นจากกรอบสีฟ้าจาง ๆ แสดงพื้นที่ที่เราสามารถวางกล่องใหม่ได้ ขีดสีน้ำเงินเข้มจะแสดงถึงบริเวณที่เราจะวางกล่องไว้

ถ้าเราวางไว้ด้านบนหรือด้านล่างกล่องก็จะต่อกัน แต่ถ้าไว้ด้านข้าง ซอฟต์แวร์จะสร้างคอลัมน์ให้เราโดยอัตโนมัติ

พื้นฐานซอฟต์แวร์จะแบ่งคอลัมน์ให้มีขนาดเท่ากันก่อน แต่จะเส้นแบ่งคอลัมน์สีเขียวขึ้นมา ให้เราคลิกเลื่อนเพื่อปรับขนาดของคอลัมน์ได้ตามใจ

สำหรับการสร้างตารางใน PandaDoc ก็ออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่าย กดสร้างได้ในทันที

ในกล่องเครื่องมือจะใช้การสร้างโดยยึดจากช่องตารางที่เราเลือกไว้ ว่าจะสร้างคอลัมน์ด้านซ้ายหรือขวา สร้างแถวด้านล่างหรือบน สามารถเข้าใจได้จากไอคอนของเครื่องมือเลย

นอกจากตารางทั่วไปแล้วยังสามารถสร้างตารางราคาที่มีสามารถคำนวณค่าต่าง ๆ ออกมาได้อัตโนมัติอีกด้วย

เซ็นออนไลน์ ปิดการขายอย่างรวดไวด้วย eSignature

และอีกฟีเจอร์ที่สำคัญที่จะทำให้เอกสารของคุณสมบูรณ์ คือ ลายเซ็น

PandaDoc มีระบบ eSignature ที่จะมาขจัดทุกปัญหา ตั้งแต่กระดาษหมด เครื่องพิมพ์เสีย รถติด เอกสารมาส่งช้า ขาดลาไม่ได้มาออฟฟิศ ไปจนหมึกปากกาแห้ง

เมื่อทุกอย่างอยู่บนคลาวด์ คุณก็สามารถเซ็น หรือ อัปโหลดลายเซ็นตัวเองในเอกสารได้เลย จากสถิติที่เราได้พูดถึงกันไว้ องค์กรที่ใช้ PandaDoc ก็ปิดการขายได้ไวกว่า ‘มาก’

เซ็นง่าย ก็ขายคล่อง

นอกจากระบบ eSignature แล้ว PandaDoc ยังสามารถจัดการเรื่องระบบการชำระเงินได้ในทันทีอีกด้วย โดยเชื่อมต่อกับช่องทางต่าง ๆ เช่น การกรอกบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต และ การจ่ายผ่าน Paypal เป็นต้น

‍

ตามติดทุกสถานการณ์ ข้อเสนอที่ส่งไปคืบหน้าบ้างหรือยัง?

ฟีเจอร์ที่น่าสนใจมาก ๆ อีกตัวหนึ่งเลยคือ ระบบ Real-time tracking ที่จะติดตามทุกขั้นตอน ตั้งแต่เอกสารถูกสร้างขึ้นเมื่อไร ส่งไปยังพาร์ทเนอร์ของเราตอนกี่โมง พร้อมบอกด้วยว่าเขาเปิดอ่านแล้วนะ มีการตอบกลับมาแล้ว ซึ่งในทุก ๆ ความคืบหน้าของเอกสารที่เกิดขึ้นจะสามารถดูได้ด้วย พร้อมกับส่งแจ้งเตือนผ่านทางอีเมล (ฟีเจอร์นี้ต้องอัปเกรดเป็น individual package ขึ้นไปก่อนนะคะ ของดีก็ต้องมีราคากันหน่อย)

‍

เพียงเท่านี้คุณก็ไม่ต้องกังวลเลยว่าจะคลาดโอกาสที่จะตอบกลับเพื่อปิดการขายในทันที

พร้อม ๆ กันนั้น เลิกห่วงเลยว่า เอ๊ะ แล้วเขาอ่านข้อเสนอของเราดีแล้วหรือยังนะ เพราะ PandaDoc มี Document analytics ที่ให้ข้อมูลเชิงลึกกับคุณว่า เขาดูหน้านี้ไปกี่ครั้ง ใช้เวลาอ่านเท่าไร ซึ่งข้อมูลตัวนี้จะทำให้คุณประเมินได้ว่า ข้อเสนอที่ยื่นไปเขาใช้เวลาไตร่ตรองกับมันแค่ไหน (engagement)

อ่านแล้วไม่ตอบ จะทำยังไงดี?

บางครั้งบางที พาร์ทเนอร์ของคุณอาจจะติดธุระหรืออะไรบางอย่างที่ทำให้เขาไม่สามารถตอบกลับเอกสารได้ในทันที จนลืมไปเสียนี่ Auto reminder จะช่วยส่งอีเมลไปย้ำเตือนเขาอีกครั้งถึงเอกสารฉบับนี้

คุณสามารถตั้งได้เลยว่าจะย้ำเค้าหลังจากส่งเอกสารนี้ไปกี่วันแล้ว แล้วจะให้ส่งย้ำซ้ำในอีกเมื่อไร และยังสามารถตั้งค่าให้เอกสารหมดอายุได้อีกด้วย

ยกตัวอย่างเช่น เสนอดีลราคาพิเศษ โดยต้องตอบตกลงในระยะเวลา 3 วันเท่านั้น ฟีเจอร์การตั้งวันหมดอายุให้เอกสารจะยุติดีลให้โดยอัตโนมัติ เรียกได้ว่าลดลิสต์งานย่อย ๆ ที่ต้องทำไปอย่างหนึ่งเลยล่ะค่ะ!

PandaDoc ราคาเท่าไร คุ้มไหมถ้าจะเสีย

Free eSign - จะไม่สามารถสร้างเอกสารขึ้นเองได้ แต่สามารถอัปโหลดเอกสารขึ้นมาแล้วเซ็นได้อย่างไม่มีจำกัด พร้อมกับระบบการชำระเงินสุดล้ำที่เชื่อมต่อกับเอกสารของคุณ ทั้งบัตรเครดิต, PayPal หรือจะเป็นการชำระเงินด้วย ACH (เครือข่ายหักบัญชีอัตโนมัติ) ก็สามารถทำได้เช่นกัน

Essential Package 19$/month ต่อ 1 ผู้ใช้งาน - ถ้าคุณเป็นคนที่ต้องสร้างเอกสารและต้องการสร้างความน่าสนใจให้กับเอกสารหรือข้อเสนอของคุณ เช่น การเพิ่มวิดีโอ รูปภาพต่าง ๆ รวมถึงต้องการติดตามความคืบหน้าของเอกสารด้วย นี่อาจจะเป็นแพคเกจที่เหมาะสมกับคุณ

Business Package 49$/month ต่อ 1 ผู้ใช้งาน - ถ้าคุณเป็นองค์กรที่ต้องสร้างเอกสารอยู่เป็นประจำ ส่งเอกสารให้หัวหน้าหรือฝ่ายอื่นช่วยตรวจสอบและอนุมัติในเบื้องต้น และยังต้องการแอปพลิเคชั่นอื่นมาเสริมในส่วนนี้เพื่อทำ CRM (Customer Reletions Management) ปรับแต่งอีเมลตามบุคลิกของแบรนด์หรือบริษัท Business Package จะเข้ามาช่วยดูแลเรื่องเอกสารของคุณได้อย่างครอบคลุม

‍

ดูรายละเอียดเกี่ยวกับราคาของ PandaDoc

‍

การทำงานเอกสารบน PandaDoc ช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารได้น่าสนใจมากขึ้น สะดวกรวดเร็ว ส่งปุ๊บปิดดีลปั๊บ ดำเนินการต่อได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลารับส่งเอกสารให้วุ่นวาย ลดค่าใช้จ่ายเรื่องกระดาษ

อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีมีราคา

การเพิ่มผู้ใช้งานเข้าไปก็ยิ่งทำให้ราคาสูงขึ้นเป็นเท่าตัว หากคุณมีเอกสารมากมายให้จัดการ The Growth Master เชื่อว่าคุณจะได้ใช้ซอฟต์แวร์ตัวนี้อย่างคุ้มค่าทุกบาททุกสตางค์แน่นอนค่ะ! :>

‍

ถ้าตอนนี้ยังลังเลอยู่ จะใช้ดีไหมนะ

• PandaDoc เปิดโอกาสให้ทุกคนสามารถใช้งานทุกฟีเจอร์ได้เต็มที่ด้วย Free Trial ที่นานถึง 14 วัน

แล้วแบบนี้จะโดนหักเงินในบัตรหรือเปล่าเนี่ย?

• สบายใจได้ เพราะ Panda ใจดี ให้ใช้แบบฟรี ๆ ไม่ต้องกรอกข้อมูลบัตรเครดิตเลยค่ะ

ถ้าตัดสินใจได้แล้วก็เชิญเปิดประสบการณ์การทำงานเอกสารแบบ paperless ด้วย PandaDoc กันได้เลย!

เริ่มต้นใช้งาน PandaDoc ที่นี่

สุดท้ายนี้…

อย่าลืมกดติดตาม The Growth Master ทั้งบนเว็บไซต์และยูทูปเพื่อไม่พลาดข่าวสารซอฟต์แวร์เด็ด ๆ

ถ้าคุณมีซอฟต์แวร์ตัวไหนที่อยากให้เราช่วยรีวิว สามารถติดต่อเรามาได้ในทุกช่องข้างล่างนี้

Facebook : The Growth Master

Youtube :  The Growth Master

Blockdit : The Growth Master

Line@ : @thegrowthmaster

“Until we can manage time, we can manage nothing else.” – Peter Drucker

‍

สามารถให้กำลังใจพวกเราได้ผ่านการกดไลก์ กดแชร์ และกดติดตาม รวมไปถึงการสมัครใช้งานผ่านลิงก์ด้านบน โดย The Growth Master จะได้รับค่าแนะนำจากซอฟต์แวร์บางตัวเท่านั้นเมื่อมีการกดสมัครใช้งานซอฟต์แวร์นั้น ๆ