เนื่องด้วยสถานการณ์ปัจจุบัน Covid-19 ที่ทำให้หลายบริษัทมีมาตรการออกมา ให้พนักงานทำงานจากที่บ้านมากยิ่งขึ้น และนี่คือ Tips เล็กน้อยจาก Google's Primer Team ที่จะช่วยให้ทุกคนที่ทำงานที่บ้าน มีความ Productive มากยิ่งขึ้น
1st Tips : กำหนดสิ่งกระตุ้นในหัวให้ชัดเจนว่า ‘เรากำลังทำงาน’
เคยสงสัยไหมครับว่า ทำไมการทำงานที่ร้านกาแฟ การทำงานที่บ้าน หรือการทำงานที่ออฟฟิศของเรานั้นมันแตกต่างกันอย่างไร? น่าแปลกเหมือนกันนะครับ เวลาเราทำงานที่ออฟฟิศ ตอกบัตรเข้า สแกนนิ้ว นั่งที่โต๊ะของเราเอง ร่างกายและสมองของเรากลับกำหนดได้อย่างชัดเจนเลยว่า โอเค ถึงเวลาเริ่มงานแล้วนะ มาทำงานที่เรารักกันเถอะ แต่กลับกัน พออยู่ที่บ้าน กว่าจะเริ่มงานได้ ทำไมมันถึงช้าเหลือเกิน หัวมันไม่แล่น หรือใช้เวลาไปกับการเล่น Social Media ซะส่วนใหญ่
สิ่งที่อธิบายได้ดีที่สุด เพราะว่าสมองของเรา กำหนดไว้แล้วว่า ‘กิจวัตรประจำวัน’ ของเราเป็นอย่างไร ดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ เวลาเราทำงานในออฟฟิศกลับมีความกระตือรือร้นมากกว่าทำงานที่บ้าน เพราะกิจวัตรประจำวันเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นการตื่นนอน การขับรถไปทำงาน มันคือการเตรียมความพร้อมที่ร่างกายเราจดจำไปแล้ว ว่าเรากำลังจะไปทำงานนั่นเองครับ
แต่ด้วยบริบทของสถานการณ์ปัจจุบัน ทำให้ต้องทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) กันมากขึ้น เราจึงควรกำหนด Trigger (สิ่งกระตุ้น) ในหัวของเราชัดเจนว่า ‘นี่คือช่วงเวลาของการทำงาน’ ไม่ใช่ ‘ช่วงเวลาของการพักผ่อน’ วิธีนี้จะสามารถช่วยให้การเตรียมความพร้อมในการทำงานดีขึ้นได้ครับ พร้อมทั้งสามารถนำบริบทการทำงานที่ออฟฟิศมาช่วยได้เช่นกัน เช่น บางคนก่อนทำงานต้องกินกาแฟก่อนหนึ่งแก้ว หรืออ่านข่าวในแต่ละวันเพื่อเป็นการอัปเดตข้อมูล ก็สามารถนำมาปรับใช้ได้เช่นกันครับ
2nd Tips : สร้างลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำไว้ และคอยอัปเดตตลอด!
เทคนิคต่อมาที่ Google’s Primer Team ได้แนะนำไว้ก็คือ พยายามสร้าง To-Do-List แบบง่าย ๆ เอาไว้ครับ วางไว้บนโต๊ะเลยก็ได้ เพราะการมีลิสท์รายการที่ต้องทำไว้ จะเป็นการเตือนตัวเราเองเสมอ ว่าเราต้องทำอะไรบ้างในแต่ละวัน งานไหนที่สำคัญที่สุดเรียงลำดับความสำคัญไว้เลย 1-2-3
ข้อดีของการทำ To-Do-List คือ เราสามารถเห็นได้ชัดเลย ว่ามีอะไรที่ต้องทำในวันนี้บ้าง เป็นการตอกย้ำ Mind-Set จากเทคนิคแรกที่ได้กล่าวไปข้างต้น แถมยังเป็นการจัดระเบียบความคิดอีกด้วยครับ
ยกตัวอย่าง To-Do-List ที่ทาง Google’s Primer Team ได้แนะนำมานะครับ ก็คือเวลาที่จะลิสท์ในแต่ละวัน สิ่งที่เราต้องดูก่อนเลยก็คือ เป้าหมายระยะยาว เช่น การทำโครงการนี้ให้สำเร็จ หรือ สร้างผลกำไรในเดือนนี้ให้สูงกว่ายอดของปีที่แล้ว จากนั้นจึงค่อยกำหนด เป้าหมายระยะสั้น ที่จะช่วยเสริมให้เป้าหมายระยะยาวของเราสำเร็จครับ เพราะการทำเป้าหมายระยะสั้นนั้นง่ายกว่า และสามารถสร้างแรงจูงใจให้กับเราได้มากกว่า เห็นความเป็นไปได้มากกว่าครับ มีการดำเนินงานที่เห็นผลได้ไวกว่า ชัดเจนกว่า
3rd Tips : ทำตารางสำหรับทุกอย่าง!
การทำงานแบบ Remote Work หรือการทำงานจากที่บ้าน ควรใช้ตารางเวลาเช่นเดียวกับตารางที่ใช้ในออฟฟิศครับ (ยกเว้นเสียแต่ว่าคุณทำงานคนเดียวไม่ต้องประสานงานกับคนอื่น) แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าทั้งวันของคุณจะต้องทำงานเพียงอย่างเดียวเท่านั้นเท่านั้น ซึ่งจริง ๆ แล้วการหยุดพักผ่อนบางเวลาก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กันครับ เพื่อเป็นการฟื้นฟูตัวเองที่จะส่งผลให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นครับเ
และสิ่งสำคัญเมื่อสร้างตารางแล้ว อย่าลืมนะครับว่าต้องใส่กิจวัตรประจำวัน หรือกิจกรรมที่ต้องทำไปด้วย เช่น ถ้าต้องรับ-ส่งลูกไปโรงเรียน / ต้องออกกำลังกาย ก็ใส่ไปในตารางด้วยนะครับ เพื่อกำหนดให้ชัดเจนว่าควรทำก่อนหรือหลังงานเสร็จครับ
หลังจากสร้างตารางเสร็จ อย่าลืมนำไปใส่ใน Google Calendar หรือแชร์ร่วมกับทีม เพื่อให้คนอื่นได้ทราบว่าตารางในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ของเราเป็นอย่างไร ด้วยวิธีนี้คนอื่นจะได้ทราบว่าเวลาไหนที่ควรประชุม เวลาไหนที่ควรบรีฟงาน หรือเวลาไหนที่คุณไม่สะดวก เพราะการทำงานแบบ Remote Work ไม่ได้หมายความว่าคุณจะว่างตลอดเวลาจริงไหมครับ
4th Tips : สร้าง Process สำหรับการทำงานร่วมกัน
ถึงแม้ว่าการทำงานจากที่บ้านจะทำให้เรารู้สึกว่าเหมือนทำงานคนเดียว แต่โดยทั่วไปแล้วมันก็ยังเกี่ยวข้องกับคนอื่นเหมือนเดิมนะครับ (เพราะมันคือการย้ายจากการทำงานออฟฟิศมาเป็นทำที่บ้านแทนเนอะ) ไม่ว่าจะเป็น การพูดคุยกับทีม, การมอบหมายงาน, การรับบรีฟ, การตัดสินใจต่าง ๆ ดังนั้นการสร้าง Process สำหรับการทำงานร่วมกัน จึงเป็นอีกเรื่องที่ควรให้ความสำคัญสำหรับการทำงานแบบ Remote ครับผม
สรุป :
และจากทั้ง 4 เทคนิคที่นำมาแชร์กันไปในข้างต้น ทั้งหมดที่กล่าวมาเป็นเพียงแค่ตัวอย่างที่ทางผู้เขียนได้หยิบยกจาก Google’s Primer Team นำมาเล่าให้ผู้อ่านทุกท่านได้อ่านกัน ทั้งนี้ยังมีเทคนิคอีกมากมาย ที่ผู้อ่านสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงานแบบ Work From Home นี้ได้
ในส่วนท้ายของบทความ Google ยังกล่าวเพิ่มว่า จริงอยู่ที่ถึงแม้เราจะคุ้นชินกับการใช้ Email ในเวลาส่งข้อมูลหรือสอบถามในหัวข้อที่เป็นทางการ แต่ข้อจำกัดคือ มันไม่ Real Time ครับ ดังนั้น Google’s Primal Team เลยได้แนะนำว่า หากต้องการถามคำถามอย่างรวดเร็วหรือส่งการอัปเดตที่รวดเร็วให้กับทีมของคุณ แอปแชทอย่าง Google Hangouts หรือ Slack ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ดีครับ
และถ้าเป็นเรื่องของการ Brainstorming หรือการประชุมกันอย่างเป็นทางการ ที่ต้องเห็นหน้าเป็นหลัก การใช้ Video Conference ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ดีที่สุด ณ เวลานี้ครับ นอกจากนั้นยังเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ดีในการเช็คอินกับทีมเป็นประจำด้วย
