หากคุณกำลังเผชิญหน้ากับงานอันมากมายที่ถาโถมเข้ามาในแต่ละวัน เรียกได้ว่า งานล้นมือ จนไม่รู้จะเริ่มต้นจากตรงไหน จะวางแผนจัดการยังไง แถมไฟล์งานก็กระจัดกระจายอยู่ตรงนั้นบ้าง ตรงนี้บ้าง ยากต่อการค้นหา มองไม่เห็นภาพรวมของการทำงานว่าไปถึงขั้นตอนใดแล้ว และอาจทำให้งานไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนดไว้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อเป็นบริษัทที่ใช้ระบบการทำงานในรูปแบบ Cross-Functional ที่นำบุคลากรจากหลายแผนกหรือหลายฝ่ายมาทำงานร่วมกันในแต่ละโปรเจ็กต์ การบริหารจัดการงานต่าง ๆ ให้สำเร็จลุล่วงคงเป็นเรื่องที่ยากยิ่งขึ้นกว่าเดิม

และคำตอบสำหรับการแก้ปัญหาเหล่านี้ก็คือ Project Management Tools ซึ่งถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นผู้ช่วยให้คุณสามารถวางแผนจัดการกับ Task ต่าง ๆ ให้เสร็จภายในเดดไลน์และเป็นไปตามที่ตั้งใจ

Project Management Tools คืออะไร

Project Management หรือ Task Management Tools คือ ซอฟต์แวร์ด้านการบริหารจัดการโครงการหรือโปรเจ็กต์ต่าง ๆ ภายในทีม, แผนก, และองค์กร ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นด้านทรัพยากร, เวลา, บุคลากร, และค่าใช้จ่าย

เป็นเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยตั้งแต่การวางแผนงาน การบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ การติดตามผลและขั้นตอน รวมไปถึงการดูภาพรวมการทำงานให้เป็นไปอย่างราบรื่นและเป็นระบบมากที่สุด

สำหรับใครที่กำลัง Work from Home แน่นอนว่า การสื่อสารและการทำงานร่วมกันนั้นคงเป็นเรื่องที่ยากกว่าการทำงานแบบเจอหน้ากันในออฟฟิศ แต่การนำซอฟต์แวร์ด้าน Project Management เข้ามาใช้ จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมทุกอย่างและรับมือกับความวุ่นวายที่อาจเกิดขึ้น ตั้งแต่ขั้นตอนแรกยันขั้นตอนสุดท้ายของการทำงาน

5 เหตุผล ทำไมองค์กรยุคใหม่ต้องใช้ Project Management Tools 

1. Project Planning ที่ง่ายและรวดเร็ว

การวางแผน จัดเตรียมและเรียบเรียงขั้นตอนต่าง ๆ ก่อนเริ่มงานนั้นเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากที่สุดขั้นตอนหนึ่ง เพื่อให้รู้ถึงลำดับความสำคัญของ Task ต่าง ๆ และอำนวยความสะดวกในการจัดสรรงานไปให้คนในทีมตามความเหมาะสมและทักษะที่มี

การวางแผนงานเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลาพอสมควร เนื่องจากการที่ต้องมานั่งไล่ลำดับงานของการทำโปรเจ็กต์ทั้งหมด ซึ่งมี Task ย่อย ๆ ลงไปอีก แต่การนำ Project Management Tools เข้ามาใช้ จะช่วยประหยัดเวลาในส่วนนี้ไปได้มาก 

คุณสามารถสร้าง Task ของแต่ละโปรเจ็กต์ออกมาอย่างเป็นขั้นเป็นตอน เรียงลำดับความสำคัญด้วยการจัด Priority Status และสำหรับโปรเจ็กต์หรือ Task ที่เคยทำและสร้าง Template ไว้อยู่แล้ว คุณไม่ต้องเสียเวลาในการคิดและเรียบเรียงขั้นตอนใหม่ทั้งหมด เพราะสามารถ Duplicate Task นั้น ๆ ขึ้นมาได้เลย

บางซอฟต์แวร์จะมีการใช้งานเหมือนเป็นเช็กลิสต์ถึงสิ่งที่ต้องทำในงานหรือโปรเจ็กต์นั้น ๆ และในซอฟต์แวร์ที่มีระบบที่ใหญ่ขึ้นมาอีก จะมีสถานะของงานหรือสเตตัสขึ้นมาให้ ช่วยให้คุณรู้ได้ว่า ตอนนี้งานกำลังอยู่ในสถานะไหน เช่น ขั้นวางแผน, ขั้นออกแบบ, ขั้นประเมินผล เป็นต้น

ซอฟต์แวร์ด้าน Project Management ที่เราคิดว่า มีฟังก์ชั่นการใช้งานที่น่าสนใจและอยากบอกต่อให้ทุกคนได้ลองใช้ ได้แก่ Asana, ClickUp, และ Monday.com โปรแกรมทั้งสามตัวนี้ต่างมีลูกเล่นมากมาย โดยเฉพาะเรื่องการจัดการโปรเจ็กต์และ Task ย่อยในแต่ละโปรเจ็กต์ จัดเรียงลำดับความสำคัญของแต่ละ Task และวางงานได้ทั้งแบบ List, Kanban board, Calendar และอื่น ๆ อีกมากมายแล้วแต่การใช้งานในแต่ละแอป

บทความที่เกี่ยวข้อง: ClickUp แอปที่ช่วยจัดระเบียบการทำงาน ให้คุณมีเวลาเพิ่มขึ้นอีก 20%‍‍

2. เสริมสร้าง Team Collaboration อันแข็งแกร่ง

ในการทำงานแต่ละโปรเจ็กต์ แต่ละคนก็มีหน้าที่ที่แตกต่างกันออกไป ยิ่งโปรเจ็กต์ใหญ่ ก็ยิ่งพึ่งพาจำนวนคนที่มากขึ้น อาศัยทีมเวิร์คและการทำงานเกื้อหนุนกันเพื่อให้โปรเจ็กต์ออกมาเสร็จสมบูรณ์

"Talent wins games, but teamwork and intelligence win championships." – Michael Jordan

ซึ่งซอฟต์แวร์ด้าน Task Management จะเข้ามาช่วยประสานการทำงานของคนในทีมให้เป็นระบบมากขึ้น ชี้ให้เห็นว่า งานส่วนใดมีความข้องเกี่ยวกัน รวมถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคนอย่างชัดเจน

มีส่วนช่วยเพิ่ม Productivity ของทีม เนื่องจากทุกคนรู้หน้าที่, งาน, ขั้นตอน และความรับผิดชอบในแต่ละส่วน เมื่อเสร็จแล้วต้องส่งงานให้ฝ่ายใดทำต่อ ช่วยป้องกันปัญหางานตกหล่นหรือไปกองอยู่ที่ใครคนใดคนหนึ่ง 

ซอฟต์แวร์หลาย ๆ ตัวในด้าน Task Management เช่น Trello, ClickUp, Asana และ Monday.com จะมีฟังก์ชั่นการดูงานในรูปแบบของ Kanban Board (คัมบังบอร์ด) เพื่อแสดง Status ของแต่ละงานว่า ปัจจุบันไปถึงขั้นตอนใดแล้ว โดยแบ่งงานเป็น Phase ตั้งแต่ To do, Doing, และ Done หรืออาจมีขั้นตอนที่ละเอียดมากกว่านี้ตามแต่ละโปรเจ็กต์ ฟีเจอร์นี้จะทำให้คุณสามารถรู้ได้ว่า ตอนนี้งานไปถึงไหนและใครต้องมารับช่วงต่อ

เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยเสริมประสิทธิภาพของการสื่อสารระหว่างกันให้เป็นไปอย่างราบรื่น เมื่อมีคำถามหรือมีปัญหาติดขัด ก็รู้ได้ในทันทีว่า ติดขัดตรงส่วนใด  ต้องไปประสานงานกับใคร และช่วยจัดการไฟล์ให้อยู่เป็นที่เป็นทาง ทำให้ง่ายต่อการค้นหา เพราะสามารถใส่ลิงก์หรือแนบไฟล์ลงใน Task หรือ Project ที่ทำได้เลย‍

3. จัดสรร, จัดการ, แบ่งปัน Resources และ Data ได้ง่ายยิ่งขึ้น 

ในแต่ละโปรเจ็กต์ต่างก็ต้องใช้ทรัพยากร, อุปกรณ์ และเครื่องมือที่ต่างกันออกไป ซอฟต์แวร์ด้าน Task Management จะช่วยให้คุณจัดการกับสิ่งเหล่านี้ได้อย่างเป็นระบบ ป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการมีบางอย่างขาดหายหรือเกินมา ทำให้คุณสามารถใช้เวลาและงบประมาณไปอย่างคุ้มค่า และโฟกัสเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น

ซอฟต์แวร์เหล่านี้ยังช่วยให้คุณจัดการกับเวลาและจัดสรรบุคลากรได้ดียิ่งขึ้น โดยแบ่งงานให้กับคนในทีมได้อย่างเหมาะสมและเท่าเทียม เพื่อให้แน่ใจว่า การดำเนินงานจะเป็นไปอย่างราบรื่นและเสียเปล่าน้อยที่สุด 

หลาย ๆ ซอฟต์แวร์ก็ได้นำคอนเซปต์ Kanban มาใช้ในระบบ สื่อสารและควบคุมกระบวนการทำงานด้วยการใช้ Kanban Card เป็นตัวส่งสัญญาณไปหาขั้นตอนการทำงานก่อนหน้าหรือถัดไป ในการ์ดจะระบุรายละเอียดต่าง ๆ ของงานที่ต้องทำ สร้างเช็กลิสต์ย่อย ๆ และแนบไฟล์งานไปในการ์ดแต่ละใบได้ 

ยกตัวอย่าง เช่น สำหรับการทำคอนเทนต์ของฝ่ายการตลาด เมื่อสร้าง Task คอนเทนต์ใหม่ด้วยรูปแบบของ Kanban Card ในโปรเจ็กต์แล้ว คนในทีมจะสามารถใส่รายละเอียดต่าง ๆ ตั้งแต่การบรีฟงาน มอบหมายให้ใครเป็นผู้ดูแล รวมถึงแนบไฟล์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น งานเขียนหรือกราฟฟิคลงไปได้

นอกจากนี้ซอฟต์แวร์ด้าน Project Management จะช่วยให้คุณจัดการกับไฟล์และข้อมูลอันมากมายมหาศาลให้อยู่เป็นที่เป็นทาง เพื่อนร่วมงานอาจแค่แปะลิงก์ไฟล์ลงใน Task นั้น ๆ หรือใช้ฟีเจอร์การค้นหาในตัวแอปเพื่อหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้โดยตรง 

และยังสามารถกำหนด Permission ได้ว่า จะให้ใครเข้าถึงข้อมูลในส่วนใดและตั้งระดับการเข้าถึง ว่าจะให้ดูเท่านั้น, คอมเมนต์, หรือทำการแก้ไขงานก็ได้เช่นกัน

หรือหากมีการจ้างบุคคลภายนอกองค์กร หรือ Outsource มาช่วยงานบางส่วน ก็สามารถเปิดให้เขาเข้าถึงเฉพาะไฟล์ที่จำเป็นเท่านั้น หมดห่วงในด้านความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลสำคัญขององค์กร

4. Workflow ที่เป็นระบบและราบรื่น

ในหนึ่งบริษัทย่อมมี Workflow การทำงานอยู่มากมาย การสร้าง Workflow ที่เป็นระบบและเชื่อมต่อกันทั้งหมดนั้น จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของการทำธุรกิจได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ 

การมองเห็นภาพรวมการทำงาน จะทำให้ง่ายต่อการตัดงานที่ไม่จำเป็นและซ้ำซ้อนออกไปได้ ช่วยลดเวลา และทำให้ทุกคนในองค์กรโฟกัสเฉพาะงานที่สำคัญและสร้างคุณค่าให้กับธุรกิจ และช่วยให้การมอนิเตอร์ตรวจสอบการทำงานเป็นไปได้ง่ายยิ่งขึ้น เช็คได้ว่า ขณะนี้โปรเจ็กต์ดำเนินไปถึงไหน มีส่วนใดติดขัดหรือไม่ เพื่อรับการแก้ไขอย่างทันท่วงทีก่อนจะเกิดปัญหาคอขวดขึ้น

นอกจากนี้ ยังช่วยในการสังเกตประสิทธิภาพในการทำงานของทีมและสมาชิกแต่ละคน ใครทำงานส่วนใดเสร็จไปแล้ว ใช้เวลาในการทำนานเท่าไร หรือใครถืองานจนล้นมือมากเกินไป ทีมจะได้ช่วยเหลือให้งานเสร็จออกมาได้สมบูรณ์และตามเวลา

อย่างไรก็ตาม การเชื่อมต่อ Workflow ทั้งหมดให้เป็นระบบนั้นไม่ใช่เรื่องที่ทำได้ง่าย ๆ การนำเครื่องมือด้าน Project Management มาใช้จะช่วยให้คุณสามารถสร้าง Workflow อันแข็งแกร่งให้กับองค์กรได้ 

สำหรับใครที่สนใจสร้าง Workflow ในการทำงานด้วยซอฟต์แวร์ด้าน Project Management ทางเราก็มีบริการให้คำปรึกษาและสร้าง Workflow บน ClickUp สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมโดยคลิกที่รูปด้านล่างได้เลย👇

5. ควบคุม Quality และ Budget ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อย่างที่ได้กล่าวไปข้างต้นว่า การนำซอฟต์แวร์ในด้าน Task Management มาใช้ในการทำงานจะช่วยในเรื่องการตรวจสอบการทำงานในแต่ละโปรเจ็กต์ การตรวจสอบนี้จะทำให้คุณควบคุมและติดตามคุณภาพขององค์ประกอบในแต่ละงานได้

มีฟีเจอร์ประเมินและวัดเวลาที่ใช้ในการดำเนินงาน ติดตามระยะการทำงานและงบประมาณ เพื่อให้ Project Manager สามารถวางแผนควบคุมและจัดการงบประมาณและเวลาให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารซึ่งส่งผลลัพธ์ให้งานที่ทำออกมามีคุณภาพดีกว่าเดิม

สรุปทั้งหมด

โดยสรุปแล้ว การนำเครื่องมือด้าน Project Management เข้ามาใช้ ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานเท่านั้น แต่จะผลักดันประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรและบุคลากรในทีมให้สูงยิ่งขึ้น แม้ว่าจะเป็นการทำงานแบบ Work From Home ก็ตาม ซ้ำยังช่วยลดค่าใช้จ่าย เพิ่มกำไรและคุณค่าให้กับธุรกิจ 

และไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีโปรเจ็กต์กี่ร้อยกี่พันอย่าง ซอฟต์แวร์ด้าน Task Management จะช่วยให้คุณสามารถรับมือกับความวุ่นวายในการทำงานได้ ตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนงาน การประสานงานร่วมกัน การจัดสรรจัดการทรัพยากรและข้อมูลต่าง ๆ และการเสริมสร้าง Workflow ที่เชื่อมต่อกันทั้งหมดเพื่อการมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพมากขึ้นไปอีก

Source: Zignuts Orgzit