Transactional Email คืออะไร สามารถแก้ปัญหาอีเมลองค์กรติดสแปมได้อย่างไร

อีเมล อีกหนึ่งช่องทางการสื่อสารอย่างเป็นทางการ ทั้งระหว่างบุคคล แล้วก็ระหว่างธุรกิจกับบุคคลด้วย ถึงแม้ว่าในชีวิตจริงเราจะไม่ได้ใช้อีเมลคุยส่วนตัวมากนัก แต่ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ทุกคนต้องมีอย่างน้อย 1 อีเมล เพื่อใช้ยืนยันตัวตนสมัครใช้งานแอปพลิเคชัน หรือสมัครรับข่าวสารต่าง ๆ

มาเข้าเรื่องกัน เราอาจจะเคยเจอปัญหาบ่อย ๆ ว่า อ่าวทำไมอีเมลสำคัญแบบนี้เข้าไปอยู่ในกล่อง spam? หรือผู้รับไม่ได้รับเมลก็เป็นอีกปัญหาใหญ่เหมือนกัน ยิ่งในทางธุรกิจ จะใช้คำว่า เสียโอกาส เสียดีล กันเลยก็ได้

แล้วปัญหาแบบนี้ในภาคธุรกิจ ปกติเค้ามีวิธีรับมือหรือแก้ไขกันยังไง ไปดูกันเลย

อีเมลมีกี่ประเภท

ก่อนอื่นเราต้องมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า ทำไมบางเมลถึงสแปม บางเมลก็ส่งได้ปกติ

ถ้าจัดประเภทของอีเมล จะมีที่ใช้กันบ่อย ๆ อยู่ 3 ส่วน ได้แก่

1. Personal Email 

คือ เมลส่วนตัว พวก @gmail @outlook @yahoo ต่าง ๆ ที่เราสมัครใช้งานกันได้ฟรี ทุกคนน่าจะคุ้นเคยกับประเภทนี้อยู่แล้ว

2. Marketing Email 

คือ สารพัดอีเมลทางการตลาดต่าง ๆ เช่น โปรโมชันพิเศษ, ข่าวเปิดตัวโปรดักต์ใหม่, แบบสอบถาม ตัวนี้ก็น่าจะเป็นอีกชื่อที่คนได้ยินบ่อย ๆ เหมือนกัน โดยเฉพาะในกลุ่มนักการตลาด

3. Transactional Email 

จะใกล้เคียงกับ Marketing Email แต่จะมีการส่งให้แบบอัตโนมัติถ้า User ทำ Action หรือ Transaction บางอย่าง เช่น คอนเฟิร์มออร์เดอร์, กดลืมพาสเวิร์ด, ส่ง OTP, อัปเดตสเตตัสการจัดส่งสินค้า ที่ ใครเป็นขาช้อปเวลาสั่งซื้อสินค้าก็น่าจะได้รับอีเมลประเภทนี้กันเป็นประจำ

‍

สนใจใช้งาน Transactional Email คลิกที่นี่เลย

หากยังแยกไม่ออกว่า Marketing Email กับ Transactional Email ต่างกันยังไง เราสามารถดูจาก Action ของ User เป็นหลักก็ได้เหมือนกัน ลองนึกภาพตาม

เราทำการตลาดเพื่อให้เกิดยอดขาย Marketing Email เลยเป็นอีเมลที่ส่งไปเพื่อทำให้ให้ผู้รับเกิด Action อะไรบางอย่าง เช่น สั่งซื้อ, กดดูสินค้า, กดอ่านบทความ, สมัครคอร์สเรียน 

ในขณะเดียวกัน Transactional Email จะเป็นอีเมลที่ส่งข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้รับทำไปแล้ว เช่น ยืนยันการสมัครเรียน, ยืนยันการเปลี่ยนอีเมล ซึ่งก็จะส่งมาเฉพาะเวลาที่เรายื่นขอเปลี่ยนอีเมลของแอคเคาท์เท่านั้น

ทำไมอีเมลถึงติดสแปม (Spam)

กลับมาที่คำถามว่า ทำไมบางเมลถึงสแปม บางเมลก็ส่งได้ปกติ

อีเมลแต่ละประเภท จะมีเลข IP ที่แตกต่างกันเพื่อให้กล่องเมลของเรารู้ว่าเมลที่ส่งไปนี้ เป็นเมลสื่อสารส่วนตัวทั่วไปนะ เมลนี้เป็นเมลโปรโมชัน เมลนี้เป็นเมล Transactional นะ ซึ่งเราก็จะพอเห็นได้เวลาที่เราใช้อีเมล บางทีกล่องเมลจะแยกประเภทให้เราอัตโนมัติเลย

แน่นอนว่าในมุมของการส่งจริง เราจะใช้อีเมลส่วนตัวส่งทุกรูปแบบ ก็ทำได้ แต่ปัญหาที่ตามมาที่หลายคนอาจจะไม่เคยรู้มาก่อนคือ ข้อจำกัดของการใช้อีเมลส่วนตัวนั่นเอง

ข้อจำกัดของอีเมลส่วนตัว

Google Mail แบบฟรีส่งได้ 500 อีเมลต่อวัน แบบ Workspace 2,000 อีเมลต่อวัน
Outlook ฟรีส่งได้ 300 อีเมลต่อวันและ 10,000 อีเมลต่อวันสำหรับ Microsoft 365
ในขณะที่ Transactional Email ส่งได้ไม่จำกัดจำนวน

เวลาเราส่งคุยงานส่วนตัว เราอาจจะไม่ได้ส่งถึง 300 อีเมลต่อวันกันอยู่แล้ว เรื่องนี้เลยไม่ได้จำเป็นสำหรับผู้ใช้ทั่วไปเท่าไรนัก แต่พอเป็นธุรกิจ ที่เรามีรายชื่ออีเมล 3,000 คน ปริมาณหลักพันที่ส่งได้ก็ใช้ไม่พอทันที แล้วการส่งอีเมลออกไปถี่ ๆ คราวละมาก ๆ ด้วยอีเมลธรรมดา สิ่งที่ตามมาคือ ระบบจะเริ่มสงสัยว่า นี่สแปมหรือเปล่า ทำไมส่งเยอะจัง เป็นเมลส่วนตัวไม่ใช่เหรอ ดูน่าสงสัย ก็เลยพาเข้ากล่องสแปมเสียเลย 

สนใจใช้งาน Transactional Email คลิกที่นี่เลย

เหตุผลที่ทำไมบริษัท ห้างร้าน องค์กร ไม่ใช้อีเมลส่วนตัวทำงาน

แบรนด์ต่าง ๆ มักเลือกใช้ Marketing Email ในการส่งข่าวสาร และโปรโมชันแทนมากกว่าอีเมลส่วนตัว นอกจากใช้ง่าย กดส่งให้ลิสต์รายชื่อได้เลย แถมส่งได้ทีละหลักพันหลักหมื่นคน วางระบบอัตโนมัติก็ทำได้ดีเหมือนกัน

แต่ก็ไม่ใช่ว่า Marketing Email จะรอดจากกล่องสแปม ถ้าหากว่าผู้ใช้กดลบอีเมลโดยที่ไม่ได้กดอ่านหลายครั้ง เวลาเราส่งฉบับใหม่ ก็มีโอกาสเข้ากล่องสแปมได้เหมือนกัน เพราะ IP ถูกจำว่าเข้าไป Junk Box ของผู้ใช้บ่อย ๆ

ปัจจัยอื่น ๆ ที่ทำให้อีเมลมีโอกาสติดสแปม

ยกตัวอย่าง เช่น ฟอร์แมตของอีเมลที่สัดส่วนรูปเยอะกว่าข้อความมากเกินไป, Spam Trigger Keyword, หรือ ส่งจากอีเมลโดเมนที่ Open Rate ต่ำเกินไป 

ดังนั้น ถ้าเป็นอีเมลที่ต้องการ Action หรือจำเป็นต้องแจ้งให้ทราบจริง ๆ การใช้ Transactional Email ช่วยให้สามารถส่งอีเมลเข้า Inbox ได้ 100%

Transactional Email เข้ามาช่วยในการทำธุรกิจได้อย่างไร

จาก Research ของ Experian บอกว่า Transactional Email มี Open Rate และ Click Rate ที่สูงกว่าอีเมลประเภทอื่นถึง 8 เท่าด้วยกัน และข้อมูลจาก Marketing Metrics บอกว่าการใช้ Transactional Email ส่งไปยืนยันการสั่งซื้อสินค้าเพิ่มโอกาสในการขายกับลูกค้าเดิมมากถึง 60-70% ทริคที่เห็นกันบ่อย ๆ เลย เวลาที่มีการยืนยันคำสั่งซื้อ มักจะมีสินค้าอื่น Upsell มาในอีเมลเดียวกัน หรืออีกกรณี อย่างบางธุรกิจอาจจะต้องล็อกอินก่อนเพื่อสั่งซื้อสินค้า แต่ลืมรหัสผ่าน ถ้าไม่สามารถรีเซ็ตได้ทันที ก็อาจทำให้ลูกค้าเปลี่ยนใจไปซื้อช่องทางอื่นก็ได้

นี่คือภาพรวมของ Outcome สุดท้ายจากการใช้ Transactional Email ในมุมของ Performance การขายดีที่มากกว่าเดิม

แต่สิ่งที่บอกว่าการใช้ Transactional Email นั้นจำเป็นในธุรกิจจริง ๆ คือ การแยก IP ของตัวเองออกจากประเภทอื่นอย่างชัดเจนเพื่อให้ Email Service Provider รู้ว่านี่คืออีเมลธุรกรรมที่สำคัญ มีความปลอดภัยสูง และมีความน่าเชื่อถือ ทำให้โอกาสส่งเข้า Inbox สูงกว่าประเภทอื่น ๆ จัดส่งอีเมลให้ทันทีเมื่อ Action จาก User และสามารถส่งได้แบบไม่จำกัดจำนวน ไม่มีข้อจำกัดแบบ Marketing Email หรือ Personal Email

ต้องการระบบ Transactional Email ที่ปลอดภัย สำหรับใช้ในองค์กร

ZeptoMail by Zoho ระบบส่ง Transactional Email หรือ อีเมลสำหรับธุรกรรม โดย Zoho Corp ผู้พัฒนาเดียวกับ Zoho Mail ที่มีผู้ใช้งานกว่า 16 ล้านคนในกว่า 150 ประเทศ มาพร้อมด้วยระบบความปลอดภัยระดับสูงเกรดเดียวกับธนาคาร และครอบคลุมกฎหมาย PDPA และ GDPR

สนใจใช้งาน Transactional Email คลิกที่นี่เลย 

ในตัว ZeptoMail จะมีระบบที่รองรับการทำงานต่าง ๆ ด้วย เช่น ระบบรายงานหลังบ้าน ที่เรานำข้อมูลไปใช้ทำ Data Driven ต่อได้, ระบบ Multi Tenant ที่ทำงานพร้อมกันหลายเซิร์ฟเวอร์ที่จะย้ายระบบให้อัตโนมัติถ้าติดปัญหา ทำให้ส่งได้อย่างต่อเนื่อง และขยายความเร็วในการส่งได้สูงสุดถึง 1 ล้านอีเมลต่อตัวชั่วโมง, High Encryption คุณภาพสูง 256-AES ที่ช่วยป้องกันการแอบอ่านข้อมูล, รองรับโปรโตคอลในการส่งอีเมลทั้ง SMTP และ API ที่รองรับทุกภาษาโปรแกรม

เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาดที่ต้องการส่ง อีเมลธุรกรรมให้มีความปลอดภัยและเชื่อถือได้ ซึ่งรวมถึงธุรกิจอีคอมเมิร์ซ, บริษัท SaaS, สถาบันการเงิน และองค์กรที่ส่งการแจ้งเตือนไปยังลูกค้า

การใช้ Transactional Email ผ่านทาง ZeptoMail จะยืนยันชื่อ Domain Email สำหรับส่งอีเมลเท่านั้น และส่งผ่านระบบของ ZeptoMail ทำให้ไม่กระทบกับระบบอีเมลปกติที่ใช้อยู่แน่นอน

และความปลอดภัยระดับนี้ มีราคาเริ่มต้นเพียง 1 สตางค์ต่ออีเมลเท่านั้น สนใจติดต่อใช้บริการหรือสอบถามเพิ่มเติมกับตัวแทนจำหน่ายอย่างเป็นทางการเจ้าเดียวในประเทศไทย ได้ที่บริษัท Mail Master เลย

ติดต่อ MailMaster

เว็บไซต์ : https://mailmaster.co.th

โทร : 02-460-9292 กด 1

อีเมล : sale@mailmaster.co.th

Line ID : @mailmasterinfo

สรุปทั้งหมด

การที่เราสามารถส่งอีเมลให้เข้าถึง Inbox ได้อย่างมั่นใจเป็นสิ่งจำเป็น เพราะอีเมลเป็นหนึ่งในช่องทางการสื่อสารหลักระหว่างองค์กรกับลูกค้า โดยเฉพาะบางบริการที่จำเป็นจะต้องส่งอีเมลตอบกลับในทันที

การเลือกใช้ Transactional Email จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถส่งอีเมลถึง Inbox ได้ 100% เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าในทุกช่วงเวลา ที่ต้องเน้นย้ำอีกครั้ง คือเรื่องของความปลอดภัยของอีเมล ที่อาจจะมีข้อมูลเซ็นซิทีฟของผู้ใช้งานอยู่ภายในด้วย นี่คือความสำคัญของ Transactional Email ที่พิเศษกว่าอีเมลประเภทอื่น ๆ

หวังว่าบทความนี้จะทำให้ทุกท่านได้รู้จักกับความแตกต่างของอีเมลแต่ละประเภทมากขึ้น และเลือกใช้รูปแบบอีเมลที่เหมาะสม เพราะบนโลกธุรกิจ การสื่อสารสำคัญที่สุด