ลดความยุ่งยากในการทำงานระหว่างทีมด้วย Project Management Tool อย่าง ClickUp

Project Management หรือการจัดการโปรเจกต์ข้ามทีมเป็นสิ่งที่มีความท้าทายสูง เนื่องจากต้องจัดการหน้าที่ของคนจากหลายทีมในแต่ละวัน จนทำให้เกิดปัญหาจากการสื่อสารระหว่างกันหลายทีม เกิดความยุ่งยาก และกระทบไปถึงประสิทธิภาพในการทำงาน โดยหากองค์กรที่ทีมมีการสื่อสารระหว่างกันและมีการการจัดการโปรเจกต์ได้ดี ก็จะมีผลลัพธ์งานได้ดีกว่า เพราะพนักงานจะมีส่วนร่วมต่อกัน มี Productivity สูงขึ้น กล้าแชร์ความคิดเห็นของตัวเองกับผู้อื่น และทำให้ Workflow ราบรื่นอีกด้วย

ดังนั้นจะรอไม่ได้อีกต่อไป ได้เวลาแล้วที่องค์กรต้องปรับการจัดการโปรเจกต์ระหว่างทีมให้ดีขึ้น โดยองค์กรจำเป็นที่จะต้องมีตัวช่วย หรือ Project Management Tool ที่ถูกต้องและแก้ปัญหาได้ตรงจุดอย่าง “ClickUp”  

วันนี้ The Growth Master จะมาแนะนำ ClickUp และฟีเจอร์บางส่วน ที่จะมีประโยชน์อย่างมากกับการทำงานในองค์กรให้ได้รู้จักพร้อมกัน

ClickUp คืออะไร?

ClickUp คือ Project Management Tool ที่เป็น All-In-One Stop ในการช่วยให้การทำงานระหว่างทีมสะดวกมากยิ่งขึ้น เนื่องจากสามารถทำได้ตั้งแต่การวางแผนงาน ลิสต์สิ่งที่ต้องทำ ติดตามความคืบหน้าของงานโดยสามารถเลือกได้ว่าอยู่ในขั้นไหนแล้ว ไปจนถึงการตั้งการแจ้งเตือนและตั้งเดดไลน์ในแต่ละงานหรือโปรเจกต์

นอกจากนั้น ClickUp ยังเป็น Cloud-Based Software อีกด้วย ซึ่งหมายความว่าการทำงานทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้บน Cloud โดยสามารถทำงานพร้อมกันและเห็นการอัปเดตแบบ Real-time แถมยังไม่ต้องห่วงเลยว่าจะมีปัญหาเรื่องไฟล์หาย

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์ของ ClickUp ได้ที่บทความ:

รีวิว ClickUp แอปที่ช่วยจัดระเบียบการทำงานให้คุณมีเวลาเพิ่มขึ้นอีก 20%

ClickUp ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานขององค์กรได้อย่างไร?

นอกจากความสะดวกและทันสมัยของ Software แล้ว มีหลากหลายฟีเจอร์ที่จะทำให้การทำงานระหว่างทีมในองค์กรราบรื่นยิ่งขึ้น โดยจะมีฟีเจอร์เจ๋ง ๆ อะไรบ้างนั้น วันนี้เราได้เลือกมาให้ทั้งหมด 5 ฟีเจอร์

ไปดูกันได้เลย 

1. จัดระเบียบ Task ที่แต่ละคนต้องทำให้เป็นระบบด้วย Task Management 

เคยไหม? เวลาที่ต้องทำงานข้ามทีมแล้วเกิดความยากลำบากในการบริหารจัดการงาน เพราะไม่รู้ความคืบหน้างานของฝ่ายอื่น ใช้เวลานานเมื่อจะถามหรือตามงาน ส่งผลไปถึงความกังวลว่าจะเสร็จทันเดดไลน์ไหม

จบปัญหาเหล่านี้ได้ด้วย ClickUp เพราะมีฟีเจอร์ในการจัด Workflow ให้เป็นระเบียบที่ทุกคนสามารถดูได้พร้อมกัน สร้าง Task ขึ้นมา แล้วแบ่งว่าแต่ละ Task อยู่ในหมวดใด โดยแต่ละ Task จะสามารถตั้งค่า Progress ของงานได้ เพื่อให้คนที่เกี่ยวข้องกับงานรับรู้โดยทั่วกันว่าแต่ละ Task ทำถึงไหนแล้ว 

อีกทั้งภายใต้แต่ละ Task ยังสามารถใส่รายละเอียดสิ่งที่ต้องทำต่าง ๆ ได้อีกด้วย เพื่อให้การทำงานในองค์กรเป็นระบบ มีระเบียบได้มากขึ้น 

2. คอมเมนต์งานกันแบบไม่มีตกหล่นด้วย ClickUp 

เมื่อมีจุดเล็กน้อยที่ต้องปรับแก้ในงานเกิดขึ้นเรื่อย ๆ ระหว่างทาง จุดเหล่านั้นอาจเสี่ยงต่อการตกหล่นและถูกลืมได้ จนทำให้งานออกมาไม่สมบูรณ์แบบ และเสียเวลาในการตามเก็บภายหลัง

ฟีเจอร์ Comment บน ClickUp จะทำให้ไม่มีคอมเมนต์ไหนถูกลืมอีกต่อไป โดยภายในแต่ละ Task ที่สร้างสามารถ Tag @ เพื่อระบุคนที่เราต้องการมอบหมายงานให้โดยตรง ซึ่งจะไปขึ้นที่แจ้งเตือนของคนนั้น ๆ ทันที

เริ่มใช้งานได้ที่นี่

โดยหากสิ่งที่ คอมเมนต์ไปได้มีการปรับแก้เรียบร้อยแล้ว ผู้คอมเม้นสามารถกด Resolve และคอมเมนต์นั้นจะเปลี่ยนสถานะเป็น Complete เพื่อแสดงว่าปรับแก้เรียบร้อยแล้ว ที่สำคัญหากคอมเมนต์นั้น ๆ ไม่ขึ้นว่าถูก Resolve ก็จะไม่สามารถจบ Task นั้นได้เลย

3. ส่ง Email ผ่าน ClickUp ได้เลยโดยตรง  

จะสะดวกขนาดไหน ถ้าส่ง Email ได้เลยบน ClickUp ให้ทุกคนรับรู้การเคลื่อนไหวพร้อมกันโดยไม่ต้องออกจากหน้าการทำงานเพื่อไปที่หน้าอีเมลให้เสียเวลา 

ฟีเจอร์ Email บน ClickUp ทำให้สามารถส่ง Email จากหน้า Task ได้โดยตรง โดยการส่ง-รับอีเมลนั้นรองรับได้ทั้ง Outlook, Gmail, Office 365 และสามารถแนบไฟล์ หรือแม้แต่การตั้งค่าลายเซ็นลงท้ายอีเมล (Email Signature) ก็ทำได้เช่นกัน โดยเมื่ออีเมลที่ส่งออกไปมีการตอบกลับมาจะปรากฎให้เห็นในหน้า Task ที่ทำอยู่ทันที เพื่อให้ทุกคนติดต่อและรู้ความเคลื่อนไหวพร้อม ๆ กันภายในหน้าเดียว ทำให้การส่งอีเมลสะดวกรวดเร็ว ประหยัดเวลา และง่ายต่อการดูมากขึ้น 

‍

 4. ให้การ Brainstorm เมื่ออยู่คนละที่สะดวกและสร้างสรรค์ยิ่งขึ้นด้วยฟีเจอร์ Whiteboard 

ในยุคของการทำงานรูปแบบ Hybrid Working ไม่ใช่ว่าทุกคนในประชุมจะนั่งอยู่ในที่เดียวกันหมด บางคนเข้าประชุมจากทางบ้าน บางคนอยู่ออฟฟิศ ทำให้เกิดการเห็นภาพไม่ตรงกันและการสื่อสารคาดเคลื่อนระหว่าง Brainstorm และอาจเกิดความสับสนหลังจบประชุม เพราะต่างจากการที่ทุกคนนั่งมองกระดานที่จดโน้ตอยู่ในห้องเดียวกัน 

ฟีเจอร์ Whiteboard จาก ClickUp จะทำให้ปัญหาเหล่านี้หมดไป เพราะสามารถเขียนโน้ตการ Brainstorm แต่ละครั้งได้อย่างสร้างสรรค์ จะเขียน ลากเส้น ใส่เครื่องหมาย รูปทรงต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งยกเอา Task ต่าง ๆ ที่สร้างไว้บน ClickUp ขึ้นมาแปะ เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนว่าตอนนี้พูดถึงงานส่วนไหนอยู่ ก็สามารถทำได้เช่นกัน เพื่อให้ทุกคนในประชุมเห็นภาพ เข้าใจตรงกัน ตัดปัญหาเรื่องความสับสน แม้ไม่ได้นั่งประชุมในที่เดียวกัน 

 5. ดูได้ง่าย ๆ ว่าใครถือ Task อะไรอยู่บ้างด้วย Box View 

เมื่อทำงานข้ามทีมแล้วเกิดความไม่แน่ใจว่าใครรับผิดชอบงานอะไรอยู่ หรือตอนนี้ถืองานในมือเยอะแค่ไหน อาจทำให้ต้องไปตามถามทีละคน รอจนกว่าจะตอบ จนเกิดความยุ่งยากและเสียเวลา

แต่หากมี Box View อีกหนึ่งฟีเจอร์บน ClickUp ที่สามารถเลือกดูได้ทีเดียวหลายคนในรูปแบบ Box View เลยว่าแต่ละคนถืองานอะไรอยู่ แต่ละงานมี Progress ขั้นไหนแล้ว เสร็จไปแล้วกี่งาน และเหลืออีกกี่งาน รวมถึงยังมีแท่งที่แสดงปริมาณงาน (Workload) ของแต่ละคนอีกด้วย เพื่อให้ทุกคนเข้ามาดูได้เองทันทีโดยไม่ต้องทักไปถามส่วนตัว

และนี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของฟีเจอร์มากมายที่ ClickUp มีเท่านั้น ซึ่งจะเห็นได้เลยว่า ClickUp มีฟีเจอร์ที่ช่วยตอบโจทย์การทำงานข้ามทีมและการจัดการโปรเจกต์ในหลาย ๆ ด้าน เป็น All-in-one Stop ที่ช่วยให้การทำงานและ Workflow ต่าง ๆ เป็นไปอย่างสะดวกยิ่งขึ้นอย่างแท้จริง

เริ่มสร้างรูปแบบการทำงานในองค์กรให้ดีขึ้นกว่าเดิมด้วย ClickUp ได้แล้วตอนนี้!

สำหรับองค์กรใดที่สนใจนำ ClickUp เข้าช่วยจัดการการทำงานในองค์กร The Growth Master พร้อมให้คำปรึกษา ติดตั้ง และสอนการใช้งาน ClickUp อย่างละเอียดให้องค์กรของคุณ เพื่อประสิทธิภาพการทำงาน Workflow ต่าง ๆ  การจัดการโปรเจกต์ และการสื่อสารระหว่างทีมดีขึ้นกว่าที่เคย

ด้วยคอร์สสอนการใช้ ClickUp แบบออนไลน์ที่จะเรียนที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ แบบปูพื้นฐานตั้งแต่เริ่มต้นจนใช้งานได้อย่างเชี่ยวชาญ สอนโดย คุณเอิง รัชกร อุณหเลขจิตร ClickUp Expert ที่ได้รับการรับรองจาก ClickUp University คนแรกและคนเดียวในไทย! (ปัจจุบันเป็น Project Manager ที่ The Growth Master และมีประสบการณ์มากกว่า 5 ปี) ในราคาเพียง 6,990 บาทเท่านั้น

‍สมัครเรียนคอร์สสอนการใช้งาน ClickUp ได้เลยตอนนี้กดที่นี่ (สามารถออกใบกำกับภาษีสำหรับองค์กรได้)