ทําไมปี 2022 ถึงเป็นเวลาที่เหมาะสมที่คุณควรเปลี่ยน Tools ที่ใช้งานอยู่ในองค์กรให้เป็น Automation

สำหรับในปี 2022 เราเชื่อว่าหลายองค์กรมีการนำ Tools เครื่องมือเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กรมากยิ่งขึ้น เป็นผลสืบเนื่องมาจากสถานการณ์ Covid-19 ที่เข้ามาพลิกโฉมการทำงานขององค์กรให้เข้าสู่ยุคใหม่เร็วขึ้น รวมไปถึงปัจจัยต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น ทีมมีการขยายตัวใหญ่ขึ้นกว่าเดิม, บริษัทมีโปรเจกต์อยู่ในมือเยอะขึ้น หรือเปิด Business Unit ใหม่เพิ่มเข้ามา 

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ทำให้ในช่วงเวลาไม่กี่ปีที่ผ่านมา หลายองค์กรอาจจะเจอ Tools ที่สามารถตอบโจทย์การทำงานทุกอย่างได้เป็นอย่างดี และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นแล้ว แต่ความลับอย่างหนึ่งที่คุณอาจจะยังไม่รู้ว่า ถ้าหาก Tools นั้น เป็น Automation Tools ก็จะยิ่งสร้างเสริมให้การทำงานของทีมดียิ่งขึ้นไปอีก 

แต่ถ้าคุณยังสงสัยอยู่ว่าทำไมจะต้องเป็น Automation ด้วย? บทความนี้ เราจะพาคุณไปขยายความให้ชัดเจนมากขึ้นว่าทําไมปี 2022 ถึงเป็นเวลาที่เหมาะสมมาก ๆ ที่คุณควรจะเปลี่ยน Tools ที่ใช้งานอยู่ในองค์กรให้เป็น Automation มากขึ้น ไปติดตามกันต่อได้เลย 

‍

ถึงเวลาที่คุณควรจะเปลี่ยน Tools ที่ใช้งานอยู่ในองค์กรให้เป็น Automation มากขึ้นในปี 2022

การนำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กรนับว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่จะช่วยให้ทีมทำงานได้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม โดยเฉพาะในปี 2022 นี้ที่ถึงเวลาแล้วที่คุณควรจะเปลี่ยน Tools ที่ใช้งานอยู่ในองค์กรให้เป็น Automation มากขึ้น ซึ่งสำหรับเหตุผลในการเปลี่ยนเป็น Automation ในครั้งนี้จะมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย

ธุรกิจมีการปรับขนาดตัวใหญ่ขึ้น

เมื่อทุกธุรกิจหรือสตาร์ทอัปเดินทางมาถึงจุดที่ต้องมีการขยายธุรกิจใหญ่ขึ้น เพราะมีลูกค้าเพิ่มขึ้น ทำให้โปรเจกต์ที่ต้องรับผิดชอบเข้ามามากมายอย่างต่อเนื่อง จนบริษัทต้องมีการรับทีมเข้ามาเพิ่มขึ้น เพื่อปรับตัวให้ใหญ่กว่าเดิม 

สิ่งที่ต้องเกิดขึ้นตามมา คือ องค์กรก็ต้องมีการใช้ Tools ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทให้ได้มากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำ Automation Tools มาใช้ เพราะจะช่วยให้ทีมลดความผิดพลาดให้น้อยลงกว่าเดิม และทำให้ทีมทำงานได้รวดเร็วขึ้น (ไม่ต้องมาคอยนั่งทำงานที่มีความเป็น Routine ที่ต้องใช้เวลาในการทำเยอะด้วยตัวเอง) 

ซึ่งถ้าหากว่าธุรกิจใช้ Tools ชุดเดิมเหมือนกับตอนที่ธุรกิจยังไม่ขยายตัว ไม่ได้มีการใช้ Automation Tools ใหม่ ๆ ที่เปลี่ยนแปลงตามขนาดของธุรกิจ ก็อาจต้องทำให้ทีมมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เพื่อจ้างให้คนทำงานที่เป็น Routine แบบเดิมซ้ำทุกวัน หรือทีมมีรูปแบบการทำงานที่ไม่ตอบโจทย์ 

ตัวอย่างเช่น เมื่อก่อนในตอนที่ธุรกิจมีลูกค้าน้อย ทีมยังไม่ขยายตัวใหญ่ขึ้น ถ้ามี Lead กรอกแบบฟอร์มมา เราก็สามารถให้ทีมส่งอีเมลตอบกลับไปด้วยตัวเองว่าได้รับอีเมลนั้นมาแล้วได้ทันที แต่เมื่อมีลูกค้าเพิ่มขึ้น เราไม่สามารถมานั่งทำแบบนั้นกับ Lead ทุกคนได้อีกแล้ว เพราะจำนวน Lead เยอะขึ้น

เราจึงต้องมีการใช้ Email Automation เข้ามาช่วยธุรกิจ พอในเวลาที่มี Lead กรอกแบบฟอร์มเข้ามา ระบบ Email Automation ก็จะส่งอีเมลตอบกลับไปหา Lead คนนั้นโดยอัตโนมัติทันที เช่น การส่งอีเมลขอบคุณที่ติดต่อเราเข้ามา จะมีทีมงานติดต่อกลับไปโดยเร็วที่สุด เป็นต้น

ตัวอย่างเช่น การทำ Email Automation สำหรับธุรกิจในเวลาที่มี Lead กรอกแบบฟอร์มเข้ามาแล้วจะมีอีเมลจากบริษัทของเราส่งกลับไปหา Lead คนนั้นโดยอัตโนมัติทันที เช่น ส่งอีเมลขอบคุณที่ติดต่อเราเข้ามา จะมีทีมงานติดต่อกลับไปโดยเร็วที่สุด เป็นต้น โดยมีสถิติบอกเราว่าการใช้ Automation เข้ามาช่วยในตอบกลับลูกค้าและทำ Email Marketing จะช่วยรักษาลูกค้าได้มากถึง 80% เลยทีเดียว

อย่างไรก็ตาม นอกจากระบบ Automation จะทำหน้าที่เป็นตัวช่วยส่งอีเมลแทนเราแล้ว เราก็ยังสามารถวาง Flow ส่งอีเมลไปให้ลูกค้าแบบ Personalized (รายบุคคล) ได้อีกด้วย ซึ่งเมื่อเราวาง Flow ไว้ให้ระบบทำงานแทนเราแล้ว ก็สามารถนำเวลาไปทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์ ที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ ในส่วนที่เทคโนโลยีไม่สามารถทำต่อไปได้

Tools มีฟีเจอร์ใหม่ ๆ ที่เอื้อต่อการทำงานมากขึ้น

คุณจะสังเกตได้ว่าในช่วงเวลา 2-3 ปีที่ผ่านมา พฤติกรรมการทำงานของผู้คนส่วนใหญ่มักจะไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป เพราะจากที่เคยใช้ Tools เครื่องมือเทคโนโลยีแบบธรรมดา ๆ ก็ต้องการ Tools ที่เป็น Automation มากขึ้น เพื่อเชื่อมต่อโลกการทำงานให้ไหลลื่นยิ่งกว่าที่เคยเป็น

นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมหลาย ๆ Tools ถึงมีการอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ ๆ และเพิ่มความเป็น Automation ให้กับตัวเองมากยิ่งขึ้น เพื่อเอื้อต่อพฤติกรรมการทำงานของผู้คนอย่างสม่ำเสมอ 

สำหรับ Tool ที่เราอยากจะหยิบยกมาเป็นตัวอย่างก็คือ ClickUp เพราะ ClickUp เป็นซอฟต์แวร์ Project Management ที่มีการอัปเดตบ่อยที่สุดเท่าที่เราเคยเห็นมา (เรียกได้ว่าทุก ๆ 1-3 สัปดาห์ มักจะมีการอัปเดตใหม่ 1 ครั้ง) 

สำหรับหนึ่งในความเป็น Automation ที่น่าสนใจบน ClickUp คือ Dependencies ซึ่งเราขอยกเป็นตัวอย่างลักษณะการทำงานของทีมคอนเทนต์กับทีมกราฟิก กล่าวคือ ทั้ง 2 ทีมสามารถเซตระบบที่สามารถนำ Task ของแต่ละฝ่ายมาลิงก์ต่อกันได้ 

ตัวอย่างเช่น เมื่อทีมคอนเทนต์ทำงานของตัวเองเสร็จแล้วกดปิด Task ทางฝั่งคอนเทนต์ ระบบก็จะมี Notification ส่งแจ้งเตือนต่อไปให้ทีมกราฟิกทันที เพื่อให้ทีมเริ่มทำงานต่อได้เลย โดยที่ทีมคอนเทนต์ไม่ต้องเดินไปบอกที่โต๊ะ

ในขณะเดียวกัน ถ้าหากภายใน Task นั้นมี Subtask หลายอัน แล้วทีมคอนเทนต์หรือทีมกราฟิกจัดการทุก Subtask เสร็จหมดแล้ว เราก็สามารถ Set up ให้ Task นั้นย้ายตัวเองไปยังสเตตัส Completed ได้ทันที โดยที่เราไม่ต้องไปกดเลื่อนสเตตัสของ Task นั้นเองเลย ซึ่งเพิ่มความสะดวกมาก ๆ ให้กับทีม และทำให้ Process การทำงานระหว่างทีมมีความไหลลื่นมากกว่าเดิมด้วยระบบ Automation ที่ ClickUp มีให้

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

• รวม 5 ฟีเจอร์น่าสนใจของ ClickUp สุดยอด Project Management Software สู่ปี 2022
  

ช่วยส่งเสริมการทำงานแบบ Cross-Functional Team

หลายองค์กรเริ่มนำการทำงานแบบ Cross-Functional Team (หรือการทำงานที่หลาย ๆ ฝ่ายเข้ามาทำงานในโปรเจกต์เดียวกัน) เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในองค์กรมากขึ้นแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทเทคโนโลยี, บริษัทที่ทำธุรกิจ Blockchain หรือบริษัทที่สร้างซอฟต์แวร์ (SaaS)

เพราะลักษณะของธุรกิจที่กล่าวไปข้างต้นต้องใช้ความรวดเร็วมาก ๆ ในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ทำให้ทุกทีมต้องมีการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดตลอดเวลา ส่งต่องานกันอย่างเป็นระบบมากขึ้น ซึ่ง Automation Tools นี้จะเข้ามาเป็นตัวช่วยอำนวยความสะดวกให้ทีมแบบ Cross-Functional ทำงานร่วมกันอย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

สำหรับข้อดีของ Automation Tools อย่าง ClickUp จะมีประโยชน์ตรงที่เราสามารถใช้ฟีเจอร์ เช่น Dependencies (ที่เรากล่าวไปข้อที่แล้ว) เพื่อรับ-ส่งงานจากทีมหนึ่งสู่อีกทีมหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว อ

นอกจากงานแล้ว ยังรวมถึง Feedback ที่ Markerter หรือฝ่าย Support ได้รวบรวมมาจากผู้ใช้งาน ก็สามารถส่งผ่าน Automation Tools ไปสู่ฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนา เช่น UX/UI Designer, Developer ได้เช่นกัน ซึ่งก็จะช่วยให้สามารถพัฒนาผลิตภัณฑ์ด้วยความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

เทคนิคการเปลี่ยน Automation Tools ให้การทำงานไร้รอยต่อที่สุด

เมื่อพูดว่าถึงเวลาที่จะต้องเปลี่ยน Tools ที่ใช้ในการทำงานมาเป็น Tools ตัวอื่นแทน หลายองค์กรก็อาจจะเกิดความกลัวขึ้น กลัวว่าในระหว่างกระบวนการโยกย้าย Tools หรือในตอนที่เปลี่ยนเป็น Automation Tools ไปแล้ว จะทำให้การทำงานของทีมขาดตอน ไม่ต่อเนื่อง ทำให้ข้อมูลบางส่วนหลุดหายไประหว่างทาง ส่งผลให้การทำงานมีความยุ่งยากยิ่งกว่าเดิม และอาจมีผลกระทบไปยังส่วนอื่น ๆ ขององค์กรมากขึ้นไปอีก

หรือคุณอาจจะรู้อยู่แล้วว่าการใช้ Automation Tools นั้นมีความซับซ้อนกว่าซอฟต์แวร์ทั่วไป เพราะจะต้องมีการวาง Workflow ก่อน ซอฟต์แวร์จึงจะสามารถทำงานได้อย่างอัตโนมัติ แต่ในองค์กรของคุณไม่มีผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีหรือไม่มีใครที่สามารถวาง Workflow นั้นเป็นเลย นี่ก็เป็นหนึ่งในปัจจัยที่ทำให้คุณไม่อยากเปลี่ยนมาใช้ Automation Tools

วันนี้เราจึงมีเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะทำให้คุณก้าวผ่านความกลัวนั้นไปได้เอง ซึ่งจะมีอะไรบ้าง มาดูกันต่อได้เลย

ใช้ Automation Tools ที่มีความสามารถในการ Custom API เชื่อมกับโปรแกรมอื่น ๆ ที่เราต้องการได้

ปัจจุบันจริง ๆ แล้ว การเปลี่ยนจาก Tools ธรรมดา ๆ มาใช้ Automation Tools ไม่ได้ยุ่งยากและน่ากลัวอย่างที่คิด เพราะถ้าหากเราเลือกใช้ Automation Tools ที่มีความสามารถในการเชื่อมต่อ API ก็จะสามารถ Integrate การทำงานระหว่าง Tool หนึ่งเข้ากับอีก Tool หนึ่งได้ โดยไม่กระทบกับข้อมูลหรือระบบการทำงานเดิมเลย อีกทั้งเรายังได้ความสามารถของ Tools นั้น ๆ มารวมกันด้วย (เหมือนยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัว)

ตัวอย่างเช่น ถ้าพูดถึงในมุม ClickUp สามารถ Integration เข้ากับ Slack ได้ ซึ่งจะทำให้เวลาทีมมีการ Assign งาน หรืออัปเดตงาน รับ-ส่งงานจากอีกทีมหนึ่งไปสู่อีกทีมหนึ่งบน ClickUp มันก็จะไปแจ้งเตือนบน Slack ด้วย (เครื่องมือที่ใช้สื่อสารภายในองค์กร) ทำให้เราไม่พลาดทุก ๆ งานอัปเดตบน ClickUp ซึ่งทำให้ทีมทำงานได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น เพราะรู้ว่าอีกทีมอัปเดตงานมาแล้ว ก็สามารถทำงานต่อได้ทันที

หา Automation Tools ที่ตอบโจทย์ความต้องการของทีม 

อีกหนึ่งเทคนิคที่เราอยากแนะนำในการเปลี่ยนมาใช้ Automation Tools แล้วทำงานอย่างไร้รอยต่อได้ คือ องค์กรต้องหา Automation Tools ที่ตอบโจทย์ความต้องการของทีมได้อย่างดีที่สุด 

ซึ่ง Tool นั้น ไม่จำเป็นต้องเป็น Tool ที่มีราคาแพง เพราะ Tool ที่มีราคาแพงไม่ได้หมายความว่าจะช่วยทำให้การทำงานของทีมดีขึ้นเสมอไป ยิ่งถ้าหาก Tool นั้นไม่ได้ตอบโจทย์ความต้องการของทีมอย่างถูกจุด ก็ไม่มีความหมายเลยที่เราจะต้องเสียเงินใช้งานต่อไป

เราลองมาดูตัวอย่าง Automation Tool อย่าง ClickUp กัน ซึ่งเราอยากบอกว่า ClickUp เป็นซอฟต์แวร์ที่มีราคาไม่แพงเลย (เริ่มที่ $5 / User / เดือน) เมื่อเทียบกับความสามารถที่ ClickUp มี ลูกเล่นครบครัน ขยันอัปเดตฟีเจอร์ เข้าใจพฤติกรรมตอบโจทย์ผู้ใช้งานเป็นอย่างดี ช่วยให้ทีมทำงานได้ง่าย และมีประสิทธิภาพดีขึ้นยิ่งกว่าเดิม 

ถ้าหากโจทย์ของทีม คือ การประสานงานกับลูกค้า ซึ่งปกติทีมจะต้องมีการพูด-คุย และตอบกลับลูกค้าผ่านอีเมลอยู่เป็นประจำ บางครั้งทีมของคุณก็อาจจะเคยเจอปัญหาที่ว่า A (นามสมมติ) เป็นคนที่รับเรื่องจากลูกค้าอยู่คนเดียว ทำให้ทีมคนอื่นไม่รู้รายละเอียดอะไรเลยเกี่ยวกับลูกค้าคนที่ A ติดต่อด้วยอยู่ ซึ่งเมื่อใดที่ A เกิดไม่สบายหรือติดธุระจนต้องลางานในวันนั้นขึ้นมา ก็อาจทำให้งานไปต่อไม่ได้ เพราะมีแค่ A คนเดียวที่รู้รายละเอียดทั้งหมด

แต่ถ้าหากเราใช้ความสามารถของ ClickUp ที่หลายคนอาจจะไม่รู้ว่า ClickUp มีระบบ Automation ที่เป็นตัว ClickBot ทำให้เราสามารถรับ-ส่งอีเมลโดยตรง ผ่านแต่ละ Task บน ClickUp ได้ที่เดียวเลย (ไม่จำเป็นต้องออกไปเข้าอีเมล) ซึ่งเราสามารถพิมพ์ข้อความ, กดคอมเมนต์, แนบไฟล์ หรือลิงก์ Task อื่น ๆ แล้วแท็กให้คนในทีมมาช่วยทำได้ อีเมลที่ส่งไปจะแสดงในรูปแบบ Threaded Comment ช่วยให้คนในทีมสามารถ Tracking การตอบอีเมลได้สะดวกยิ่งขึ้นอีกด้วย

ซึ่งจากการต่อ Automation แบบนี้ ทำให้เวลาที่ลูกค้าตอบอีเมลกลับมา อีเมลนั้นก็จะเด้งกลายเป็นคอมเมนต์บน ClickUp ซึ่งข้อดีของมันคือทีมทุกคนจะสามารถเข้าไปดูรายละเอียดทั้งหมดได้ว่า ทีมมีการอัปเดตพูดคุยกับลูกค้ากันถึงเรื่องอะไรแล้ว ความต้องการของลูกค้าคืออะไรบ้าง ทำให้ทุกคนรับรู้รายละเอียดของลูกค้าคนนั้นครบถ้วนและตรงกัน

นั่นจึงทำให้ในเวลาที่ A ไม่อยู่ ต้องออกไปหาลูกค้าข้างนอก หรือลาป่วย/ลากิจในวันนั้น ๆ และมีลูกค้าติดต่อกลับมา ทีมคนอื่นก็สามารถเข้ามาดำเนินการ, Support หรือประสานงานกับลูกค้าคนนั้นแทนได้ทันที โดยที่ไม่จำเป็นต้องถามรายละเอียดกับ A เลย ถือว่าเป็นการลดขั้นตอนในการประสานงานระหว่างทีมได้อีกด้วย

อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม:

• รวม 5 ฟีเจอร์น่าสนใจของ ClickUp สุดยอด Project Management Software สู่ปี 2022

ให้ผู้เชี่ยวชาญด้าน Automation Tool เป็นผู้ช่วยให้คำปรึกษา

อย่างที่เรากล่าวไปข้างต้น สำหรับการใช้ Automation Tools นอกจากองค์กรจะต้องหาซอฟต์แวร์ที่ต้องตอบโจทย์การทำงานของทีมได้เป็นอย่างดีแล้ว ก็ต้องมีการสร้าง Workflow เพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุดด้วย ซึ่งทำให้คุณอาจจะต้องมีทีมหรือผู้เชี่ยวชาญสักคนในองค์กร สำหรับทำงานด้านนี้โดยเฉพาะ 

เพราะการใช้ Automation Tools จะต้องคอยปรับเปลี่ยน (Optimize) Workflow ให้เข้ากับการทำงานของบริษัทในทุก ๆ ช่วง Stage อยู่เสมอ เพราะเมื่อธุรกิจมีการ Scale up ไปแล้ว ขั้นตอนการทำงานบางอย่างของธุรกิจอาจเปลี่ยนไป ซึ่งบางครั้งก็อาจจะสร้างความยุ่งยากสักเล็กน้อย สำหรับบริษัทที่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญในด้านนี้โดยเฉพาะ

แล้วถ้าคุณอยากใช้ Automation Tools แต่ไม่มีผู้เชี่ยวชาญในองค์กรเลย จะทำอย่างไรดี?

เราก็มีตัวเลือกหนึ่งที่ทำให้องค์กรของคุณสามารถเปลี่ยนมาใช้ Automation Tools ได้ง่ายมากขึ้นมาแนะนำ โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา และสร้าง Workflow ของระบบด้วยตัวเองเลย 

นั่นก็คือ การให้ผู้เชี่ยวชาญเป็นคนแนะนำ ซึ่ง The Growth Master ก็มีบริการ ClickUp Consulting Service ที่จะช่วยให้คำปรึกษาคุณด้านการใช้งาน ClickUp ในบริษัท ตลอดจนการสร้าง Workflow ภายใต้กระบวนการทำงานแบบ Agile, ระบบ Automation และ Integration ต่าง ๆ 

• ปรับ Workflow มาไว้บน ClickUp สร้าง Workflow ใหม่ที่มีประสิทธิภาพขึ้นได้ด้วย ClickUp
• ให้คำปรึกษาด้านการใช้งาน ประยุกต์ใช้ฟีเจอร์ ลดระยะเวลาในการปรับตัว และเรียนรู้การใช้งานด้วยตัวเอง
• บริการจบได้ในแพ็กเกจเดียว ราคาถูกกว่าการจ้างบุคลากรระยะยาว ทีมภายในบริษัทของคุณสามารถต่อยอดการใช้งานเองได้
  

หากอยากรู้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการ สามารถดูได้ ที่นี่

‍

‍

สรุปทั้งหมด

การเปลี่ยนจาก Tools ธรรมดา ๆ มาใช้ Automation Tools จะเป็นสิ่งที่เข้ามาช่วยพลิกโฉมให้องค์กรของคุณมีการทำงานที่ดียิ่งขึ้นไปอีก ซึ่งมันจะกลายเป็นสิ่งที่คุ้มค่ามาก ๆ พร้อมทั้งเป็นการสร้างรากฐานการ Scale up ธุรกิจ รวมถึงการเติบโตของธุรกิจในระยะยาว 

และที่สำคัญพนักงานของคุณจะรู้สึกมีความสุขกับการทำงานมากยิ่งขึ้น เพราะเทคโนโลยี Automation จะช่วยพวกเขาลดความผิดพลาดในการทำงาน ลดใช้เวลากับงานที่ไม่จำเป็น และสามารถนำเวลาไปสร้างสรรค์งานอย่างอื่นเพิ่มขึ้นได้อีก 

ตอนนี้ก็ถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องมีการต่อยอดการทำงานองค์กรของคุณให้ดียิ่งขึ้นไปอีกขั้นในปี 2022 นี้!

Source: clickup