หลังจากสถานการณ์โควิด-19 เริ่มกลับมาแพร่ระบาดอีกครั้งในตอนนี้ ทำให้หลายองค์กรอาจจะต้องกลับมาใช้รูปแบบการทำงานแบบ Work From Home กันอีกแล้ว ซึ่งในบ้านเราก็มีองค์กรจำนวนไม่น้อย ที่เลือกใช้เครื่องมืออย่าง Microsoft Teams ในการประชุม Video Conference หรือสื่อสารผ่านทางข้อความและแชท กับทีม
ซึ่งทาง Micorosoft Teams เองก็มีการนำเอา Feedback ปัญหาการใช้งานมาสร้างเป็นฟีเจอร์ใหม่ ๆ บนแพลตฟอร์มอยู่เสมอ โดยล่าสุด Microsoft Teams ก็ได้เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ต้อนรับต้นปีถึง 2 ฟีเจอร์ ได้แก่ ปิดแจ้งเตือนระหว่างประชุม และ การตั้งเวลาส่งข้อความ
โดยทั้ง 2 ฟีเจอร์ที่เพิ่มเข้ามานั้น ทาง Microsoft Teams ได้รายงานว่าเป็นฟีเจอร์ที่พวกเขาได้พัฒนาขึ้นมาจาก ‘ปัญหาในการใช้งานจริง’ ของผู้ใช้ที่ส่ง Feedback มาให้พวกเขาทราบ แต่รายละเอียดทั้งหมดของฟีเจอร์ใหม่ทั้ง 2 จะมีอะไรบ้าง ไปติดตามกันต่อได้เลย
ตามคำเรียกร้อง! Microsoft Teams อัปเดตฟีเจอร์ใหม่ ปิดแจ้งเตือนระหว่างประชุมและตั้งเวลาส่งข้อความ
Microsoft Teams ได้ทำการประกาศเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ อัปเดตประจำเดือนมกราคม ซึ่งถือเป็นอัปเดตแรกของปี 2022 อีกด้วย โดยฟีเจอร์ที่เพิ่มเข้ามาในครั้งนี้มีอยู่ด้วยกัน 2 ฟีเจอร์ ได้แก่
ฟีเจอร์ ปิดการแจ้งเตือนระหว่างการประชุม
เป็นฟีเจอร์ที่ถูกเพิ่มขึ้นมา หลังจากที่ผู้ใช้งานจำนวนหนึ่งได้ส่ง Feedback ปัญหาเรื่องของ เสียงของการแจ้งเตือนภายในแพลตฟอร์ม ที่ชอบเด้งขึ้นมากวนในระหว่างที่กำลังมีการประชุม (Voice Call, Video Conference) ทำให้เสียสมาธิ หรืออุปกรณ์ค้าง รวน มีปัญหาในขณะที่มีการประชุมสำคัญ ซึ่งทำให้ทาง Microsoft Teams เห็นว่าเป็นปัญหาการใช้งานที่เกิดขึ้นจริง ๆ (Microsoft มองว่าเป็นขั้น Highly Painful ของแพลตฟอร์มเลย) จึงเป็นเหตุผลที่ให้พวกเขาสร้างฟีเจอร์นี้ขึ้นมา โดยการทำงานของฟีเจอร์ก็ไม่มีอะไรซับซ้อน เป็นการปิดการแจ้งเตือนที่เกิดขึ้นเวลาใช้งานบนแพลตฟอร์ม ซึ่งคุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดเลย หรือต้องการแค่ปิดการแจ้งเตือนเฉพาะเมื่อมีการประชุมแต่ละครั้ง
ซึ่งคุณสามารถเข้าไปตั้งค่าได้ผ่านการกด รูปโปรไฟล์บนหน้า Dashboard -> แล้วไปที่ Global settings -> Notifications -> Meetings แล้วเลือกให้ระบบปิดแจ้งเตือนทั้งหมดเมื่อมีการประชุมได้ทันที หรือจะกดปิดระหว่างการประชุมก็ได้ เพียงแค่กดปุ่ม 3 จุด (...) ด้านบนขวาของหน้าจอการประชุม แล้วกดปิด Notofications ได้เลย
ฟีเจอร์ตั้งเวลาส่งข้อความแชท
อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่น่าจะตอบโจทย์สำหรับใครที่ต้องสื่อสารกับทีมผ่านการแชทบน Microsoft Teams อยู่เป็นประจำ นั่นก็คือฟีเจอร์ตั้งเวลาส่งข้อความผ่านแชท ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตั้งเวลาการส่งข้อความที่ต้องการไปยัง Group หรือเพื่อนร่วมงานที่ต้องการสื่อสารด้วยได้ โดยข้อความจะถูกส่งไปอัตโนมัติ เมื่อถึงเวลาที่คุณ Schedule ไว้
โดยฟีเจอร์นี้เกิดจากปัญหาที่เมื่อเวลาเราจะส่งข้อความไปหาเพื่อนร่วมงานของเราสักคน ที่ไม่ได้อยู่ในช่วงเวลาทำงาน เพื่อไม่ให้เป็นการรบกวนเวลาส่วนตัวของผู้อื่น ก็จะสามารถตั้งเวลาส่งข้อความได้ ตามเวลาที่คุณต้องการ หรือตั้งเวลากันไว้ ในกรณีที่เรากลัวลืม ที่จะส่งข้อความอะไรสักอย่างไปหาเพื่อนร่วมงานก็ทำได้เช่นกัน
ฟีเจอร์การตั้งเวลาส่งข้อความนี้ ก็ถือว่าเป็นฟีเจอร์ที่เข้ามาช่วยเพิ่มความ Productivity ช่วยลดข้อผิดพลาดของการทำงาน และยังเป็นส่วนหนึ่งในการช่วยให้องค์กรมี Work Life Balance ที่ดีขึ้นได้นั่นเอง ซึ่งคุณสามารถเลือก Schedule ข้อความได้ผ่านหน้าแชทบนแพลตฟอร์มเลย (ยังไม่มีรูปตัวอย่างการใช้งานออกมาให้เห็น)
สรุปทั้งหมด
โดยทั้ง 2 ฟีเจอร์ที่ทาง Microsoft Teams เพิ่มเข้ามาในครั้งนี้นั้น จะเปิดให้อัปเดตและใช้งานกันได้ ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ที่จะถึงนี้ ซึ่งฟีเจอร์ทั้ง 2 น่าจะเข้ามาช่วยให้การใช้งาน Microsoft Teams ของผู้ใช้งานส่วนใหญ่ มีประสิทธิภาพมากขึ้น
เพราะเป็นฟีเจอร์ที่ออกแบบและพัฒนามาจากปัญหา (Pain Point) ของผู้ใช้งานบนแพลตฟอร์มจริง ๆ น่าจับตามองกันต่อว่าในปีนี้ Microsoft Teams จะพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้ตอบโจทย์กับพฤติกรรมการใช้งานในปัจจุบันของผู้ใช้ในยุค Remote Working ได้ดีแค่ไหน เราคงจะได้เห็นการเปลี่ยนแปลงกันตลอดปีนี้แน่นอน
