เมื่อสถานการณ์โควิด-19 ระลอกใหม่ยังไม่มีวี่แววว่าจะสิ้นสุดลงโดยง่าย ส่งผลให้การทำงานในชีวิตประจำวันของเราต้องหันมาพึ่งพาเทคโนโลยีมากขึ้น เครื่องมือสำหรับการสื่อสารในรูปแบบ Online Video Conference เลยกลายเป็นเหมือนเครื่องมือหลักในการทำงานที่องค์กรที่ต้อง Remote Working ขาดไม่ได้
และหากพูดถึงเครื่องมือยอดนิยมหนึ่งในนั้นก็คงต้องมีชื่อของ Microsoft Teams ที่ถือเป็นเครื่องมือสำหรับการสื่อสารออนไลน์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในช่วงโควิด ด้วยการยกระดับแพลตฟอร์มตัวเองให้เป็นมากกว่าเครื่องมือเพื่อการสื่อสาร แต่ยังเป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการทีม ทำให้การทำงานแบบออนไลน์มีประสิทธิภาพมากขึ้น
หลังจากที่ในปี 2020 ที่ผ่านมา Microsoft Teams ได้รับผลตอบรับที่ดีทั้งฝั่งประสบการณ์การใช้งานและตัวเลขผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้นรัว ๆ จนเริ่มปี 2021 มาได้แค่เดือนเดียว Mircosoft Teams ก็ได้จัดการเพิ่มฟีเจอร์ใหม่เพียบ เพื่อหวังครองความเป็นหนึ่งในด้านซอฟต์แวร์สำหรับการสื่อสารภายในองค์กร
โดยฟีเจอร์ใหม่ที่เพิ่มเข้ามานี้ก็มีฟีเจอร์ที่น่าสนใจไม่น้อยไม่ว่าจะเป็น Offline Autosend (ส่งข้อความได้แม้ออฟไลน์) , Approvals (ฟีเจอร์ในการอนุมัติงาน) , สร้างแชทเฉพาะในการประชุม และอื่น ๆ อีกเพียบซึ่งแต่ละอย่างจะมีรายละเอียดอย่างไรบ้างนั้น ติดตามต่อได้ในบทความนี้
Microsoft Teams กับตัวเลขการเติบโตที่พุ่งขึ้นในปี 2020 จนทำให้ต้องเร่งพัฒนาฟีเจอร์ใหม่ตั้งแต่ช่วงต้นปี
หลังจากที่ Microsoft Teams เริ่มเป็นที่รู้จักในวงกว้างมากขึ้นหลังจากหลายองค์กรเริ่มมีการ Remote Working ในช่วงปีที่ผ่านมา ส่งผลให้ Mircosoft Teams เองก็มีตัวเลขการเติบโตที่ก้าวกระโดดขึ้นมากภายในปีเดียว
โดยจากสถิติล่าสุดในปี 2020 Microsoft Teams สามารถสร้างตัวเลขผู้ใช้งานแพลตฟอร์มได้ถึงระดับ 115 ล้านคนต่อวัน ซึ่งถ้าสังเกตุจากตัวเลขให้ดีจะพบว่าช่วงประมาณเดือนมีนาคม 2020 ซึ่งถือเป็นช่วงแรกของสถานการณ์โควิด-19 Microsoft Teams ยังมีผู้ใช้งานแค่ระดับ 32 ล้านคนเท่านั้น
หลังจากนั้น Microsoft Teams ก็สร้างการเติบโตในด้านตัวเลขผู้ใช้งานมาในระดับ Skyrocket ทุกเดือน จากเดือนมีนาคมถึงเดือนเมษายน 2020 ใช้เวลาแค่เดือนเดียวในการเพิ่มผู้ใช้งานมาอีก 12 ล้านคน (ยอดรวม 44 ล้านคน)
และใช้เวลาอีก 1 เดือนเพิ่มผู้ใช้งานมาอีก 31 ล้านคนในเดือนพฤษภาคม (ยอดรวม 75 ล้านคน) จนมาถึงในเดือนตุลาคม ที่ถือเป็นเดือนล่าสุดที่ Microsoft Teams เผยตัวเลขออกมาก็พบว่ามียอดผู้ใช้งานถึง 115 ล้านคน
ซึ่งถ้าวัดกันในเรื่องตัวเลขผู้ใช้งานกับซอฟต์แวร์อีกตัว ที่ Microsoft มองว่าเป็นคู่แข่งที่น่ากลัวอย่าง Slack ทาง Mircosoft ก็คงอุ่นใจไปได้เยอะแน่นอนครับ เพราะในช่วง 2 ปีหลัง Mircosoft Teams ถือว่ามีตัวเลขผู้ใช้งานที่พุ่งขึ้นจนทิ้ง Slack ไปไกลแล้ว หลังจากที่เคยมีตัวเลขผู้ใช้งานที่สูสีกันมากในช่วงปี 2018
ถึงขนาดที่ว่า Judson Althoff ผู้บริหารฝ่ายธุรกิจองค์กรของ Microsoft กล้าออกมาบอกเลยว่าถึง Slack จะเป็นส่วนหนึ่งกับ Saleforce แล้วแต่ยังไงก็ตามเราไม่ทันอยู่ดี เพราะสิ่งที่ Saleforce กับ Slack ร่วมมือทำอยู่ Microsoft Teams ก็มีอยู่ตั้งนานแล้ว
เช่นเดียวกันกับตัวเลขในฝั่งรายได้ที่ไม่น้อยหน้ากันเลย เพราะในปี 2020 Microsoft Teams ก็สามารถสร้างรายได้ให้กับบริษัทแม่อย่าง Microsoft ไปได้ถึง 4,900 ล้านดอลลาร์ภายในระยะเวลาแค่ปีเดียว (ตีเป็นเงินไทยตกประมาณ 1 ล้านล้านบาท)
จนทำให้ Mircosoft Teams กลายเป็น Business Application ที่เติบโตได้รวดเร็วที่สุดในประวัติศาสตร์ของ Mircosoft หรือจะเรียกว่าตอนนี้ Mircosoft Teams เป็นลูกรักของ Microsoft ก็คงไม่ผิดอะไรเช่นกันครับ
ปัจจุบัน Microsoft Teams ก็ได้มีการให้บริการแล้วใน 181 ประเทศ พร้อมรองรับการใช้งานถึง 44 ภาษาจากทั่วโลก โดยผู้ใช้บริการส่วนใหญ่ของ Mircosoft Teams นั้นจะมีตั้งแต่ระดับบริษัท (กว่า 90% เป็นองค์กรขนาดใหญ่), สถาบันการศึกษา (ใช้งานกว่า 183,000 สถาบันทั่วโลก) และธุรกิจการแพทย์เป็นต้น
จนท้ายที่สุดก็เป็น Mircosoft Teams นี่แหละที่ได้อันดับ 1 ของตลาดซอฟต์แวร์แบบ Video Conference มากกว่า Zoom หรือ Google Meet ซะอีก
แต่อย่างไรก็ตามก็ต้องยอมรับว่าสาเหตุที่ทำให้ Microsoft Teams ก็มาจากการที่พวกเขามีการพัฒนาฟีเจอร์ ลูกเล่น หรือระบบการใช้งานให้น่าสนใจและมีความเป็นเทคโนโลยีมากขึ้นอยู่ตลอด ซึ่งล่าสุดนี้เองทาง Microsoft Teams ก็พร้อมแล้วที่จะสร้างการเติบโตให้มากขึ้นกว่าปีที่แล้ว ด้วยการปล่อยฟีเจอร์ใหม่มาอีกเพียบ
Microsoft Teams ปล่อยฟีเจอร์ใหม่! โหมดส่งข้อความออฟไลน์, ฟีเจอร์ Approval, ฟีเจอร์สนับสนุนการทำงาน Part Time และอื่น ๆ
เริ่มเดือนแรกของปี 2021 Microsoft Teams ก็โชว์ฟอร์มดุดัน ด้วยการปล่อยอัปเดตฟีเจอร์ในแพลตฟอร์มมากมาย ซึ่งถ้ายังจำกันได้เมื่อช่วงเดือนธันวาคมที่ผ่านมา The Growth Master เคยนำเสนอข่าวการอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ของ Microsoft Teams บันทึกประชุมลงคลาวด์และรองรับระบบ CarPlay ไปแล้วซึ่งก็ถือเป็นการอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ล้วน ๆ ในแพลตฟอร์ม
แต่ภายในเวลาเพียงแค่ 1 เดือน Microsoft Team ก็ได้เพิ่มฟีเจอร์ใหม่มาอีก 1 เซ็ต เพื่อหวังสร้างการเติบโตให้มากขึ้นและสร้างประสบการณ์การใช้งานที่ดีให้แก่ผู้ใช้งานทุกคน โดยฟีเจอร์ที่ Microsoft Teams เพิ่มมาในครั้งนี้ได้แก่ (เลือกมาเฉพาะฟีเจอร์ที่เพิ่มความ Productivity ในการทำงานแต่ละวันเท่านั้น)
Approvals Feature - ฟีเจอร์สำหรับการอนุมัติเอกสาร
ฟีเจอร์ใหม่ที่ทาง Microsoft Teams ภูมิใจนำเสนอในการอัปเดตครั้งนี้เนื่องจากที่พวกเขารู้กลุ่มผู้ใช้งานหลัก ๆ ว่าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ถึง 90% แน่นอนว่าองค์กรขนาดใหญ่มักทำอะไรเป็นขั้นเป็นตอน การส่งเอกสารอะไรสักชิ้นต้องผ่านการอนุมัติจากเจ้านายหรือหัวหน้าแผนกเสมอ
แต่ในการส่งเอกสารให้อนุมัตินั้น ส่วนใหญ่ก็มักเลือกส่งจากอีเมล หรือส่งในฟีเจอร์แชทธรรมดา ซึ่ง Microsoft Teams มองว่าอาจทำให้เกิดความผิดพลาดและล่าช้าของการอนุมัติเอกสารได้ จึงได้สร้างฟีเจอร์ Approvals ขึ้นมาเพื่อหน้าที่ในการส่งเอกสารให้อนุมัติเท่านั้น
โดยหน้าตาของฟีเจอร์นี้ก็แถบไม่ต่างจากหน้า Inbox ในอีเมลเลยครับ เวลามีใครที่ส่งเอกสารมาให้เราอนุมัติระบบของฟีเจอร์นี้ก็จะมีการแสดงการแจ้งเตือนไว้ที่หน้า Dashboard ของ Microsoft Teams เมื่อกดเข้ามาดู คุณก็จะพบกับหน้าแสดงสถานะของเอกสาร (ตามรูปตัวอย่าง) จากนั้นตรวจสอบเอกสารแล้ว ก็เพียงแค่กด Approve ก็เป็นอันเรียบร้อย
ฝั่งของผู้ส่งเอกสาร ก็จะได้รับการแจ้งเตือนว่าเอกสารนี้มีการ Approved แล้ว ก็สามารถนำไปดำเนินงานต่อได้เลย
ซึ่งฟีเจอร์ Approvals ทาง Microsoft Teams เองก็หวังว่าจะเข้ามาช่วยให้เรื่องของ Workflow การทำงานในองค์กรเป็นไปได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องไปใช้เครื่องมือจากที่อื่นให้วุ่นวาย
Offline Autosend - ส่งข้อความแบบออฟไลน์
อีกหนึ่งฟีเจอร์น่าสนใจที่ Microsoft Teams อัปเดตมาในครั้งนี้ก็คือฟีเจอร์ Offline Autosend หรือการส่งข้อความแบบออฟไลน์ แต่ต้องบอกก่อนนะครับว่าฟีเจอร์นี้ อาจจะไม่ใช่สิ่งใหม่สำหรับซอฟต์แวร์ด้านการสื่อสารประเภทแชท แต่สำหรับ Microsoft Teams นี่คือฟีเจอร์ใหม่ที่พวกเขาอยากนำเสนอ
คุณสามารถพิมข้อความและกดส่งไปหาคนที่คุยด้วยได้เลย แม้ไม่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต โดยข้อความนั้นจะยังไม่ถูกส่งไปนะครับ แต่เมื่อมีสัญญาณอินเทอร์เน็ตแล้วข้อความนั้นจะถูกส่งไปทันทีอัตโนมัติ โดยที่คุณไม่ต้องมากด Resend เพื่อให้ส่งไปอีกรอบ ฟีเจอร์นี้ก็ถูกสร้างมาเพื่อพนักงานสายประชุมที่ต้องเดินทางหรือเปลี่ยนที่ทำงานไปตลอดวันนั่นเอง
Meeting Chat Moderation Settings
ฟีเจอร์นี้ Meeting Chat Moderation Settings คือฟีเจอร์ที่สามารถให้คุณสร้างห้องแชทพิเศษในการประชุมแต่ละครั้งได้ทันที กล่าวคือในการประชุมขององค์กรแต่ละครั้งคุณอาจมีสมาชิกที่เข้าร่วมประชุมที่แตกต่างกันออกไป การจะสร้างห้องแชทใหม่ เพื่อรองรับการใช้งานระหว่างการประชุม ถ้าเป็นรูปแบบเดิมคุณก็ต้องมีการสร้างห้องแชทใหม่ทุกครั้ง ซึ่งอาจทำให้สมาชิกที่ร่วมประชุมเกิดความสับสนได้
ฟีเจอร์นี้เลยอนุญาติให้คุณสร้างห้องแชทสำหรับการ Video Conference Meeting โดยคนที่เป็น Host ของการประชุมยังสามารถกำหนดได้อีกด้วยว่าจะให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนไหนสามารถสนทนาในห้องแชทนี้ได้ รวมถึงสามารถกำหนดว่าจะสนทนาในห้องแชทได้เฉพาะตอนประชุม หรือแชทได้ตลอดเวลา
@mention By Shift Group Feature
ในการสนทนาห้องแชทแต่ละครั้ง หากคุณรู้สึกเบื่อหน่ายในการต้องมาแท็กชื่อพนักงานจำนวนมากที่เราต้องการ Assign อะไรบางอย่าง ฟีเจอร์นี้น่าจะช่วยคุณได้ ด้วยการ @Mention โดยใช้ชื่อ “กะ” หรือกลุ่มพนักงานของพนักงานในการ Mention
หากพนักงานในองค์กรของคุณมีการแบ่งกลุ่ม แบ่งกะ ในการทำงานกันอยู่แล้ว ฟีเจอร์นี้สามารถให้คุณ Mention พนักงานทุกคนในกลุ่มนั้นได้ทันที โดยจะมีการแจ้งเตือนขึ้นไปที่พนักงานในกลุ่มนั้นทุกคน เหมือน Mention ปกติ ช่วยลดความผิดพลาดในการ Assign หน้าที่การทำงานผ่านห้องแชท
Add a shared calendar to a Teams channel
จริง ๆ ฟีเจอร์นี้ถ้าใครคุ้นเคยกับการใช้ Google Workspace น่าจะไม่ค่อยตกใจเท่าไร เพราะฟีเจอร์นี่ก็คือการแชร์นัดหมายการประชุม ลงไปในหน้า Calendar ของทีมในแพลตฟอร์ม
แต่สำหรับ Microsoft Teams ก็ถือเป็นอีกหนึ่งการพัฒนาฟีเจอร์ที่จะช่วยให้พนักงานในทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยในทุกครั้งที่เราจะมีการนัดหมายการประชุมล่วงหน้า ระบบจะขึ้น Status การประชุมไปยังผู้ที่เข้าร่วมทุกคนแบบอัตโนมัติ โดยที่เราไม่จำเป็นต้องมาสร้าง Task ใหม่ หรือส่ง Reminder E-Mail แยกไปหาต่างหาก
ปรับ UI Design ในแพลตฟอร์มใหม่
นอกจากเรื่องของฟีเจอร์แล้ว ในแพลตฟอร์มก็ได้มีการปรับหน้าตาของ UI Design ใหม่ทั้งหมด เพื่อความชัดเจนในหน้าแสดงผล ลดความผิดพลาดในการสั่งงาน และสร้างประสบการณ์การใช้งานที่ดีในการใช้งาน
สรุปทั้งหมด
ฟีเจอร์ทั้งหมดที่ Microsoft Teams ได้ปล่อยออกมานั้นสำหรับบ้านเราอาจต้องรอการอัปเดตจากทาง Microsoft ซึ่งคาดว่าใช้เวลาไม่เกิน 1 เดือนผู้ใช้งาน Microsoft Teams ในบ้านเราก็จะได้สัมผัสประสบการณ์การทำงานบนแพลตฟอร์มที่สะดวกขึ้นอีก
เพราะปัจจุบันสถานการณ์โควิด-19 ทั้งไทยและต่างประเทศยังไม่มีวี่แววคลี่คลายลงง่าย ๆ ล่าสุดผู้ติดเชื้อทั่วโลกก็ทะลุ 100 ล้านคนไปแล้ว ทำให้เทคโนโลยี Online Video Conference แบบ Microsoft Teams และอื่น ๆ ก็ยังคงจำเป็นต่อการทำงานและองค์กรในปีนี้ต่อไป
สำหรับองค์กรใดที่เริ่มเห็นความสำคัญของเทคโนโลยีในการทำงาน แต่ยังไม่รู้ว่าจะเลือกใช้เทคโนโลยีหรือซอฟต์แวร์แบบไหนมาปรับใช้กับองค์กร, ไม่รู้ว่าจะต้องเริ่มต้นอย่างไร คุณสามารถปรึกษา The Growth Master รวมไปถึงพูดคุยถึงปัญหาที่องค์กรคุณมีเพื่อหาวิธีแก้ปัญหาผ่านการใช้เทคโนโลยีให้กับคุณ >> กดที่ ลิงก์นี้ ได้เลย
