สำหรับการทำงานในองค์กรยุคใหม่ ที่ต้องมีการประชุมหรือระดมไอเดียกับทีมกันบ่อย ๆ เพื่อวางแผน กำหนดกลยุทธ์ของธุรกิจ เชื่อว่าพอเป็นสถานการณ์ที่ต้อง Work From Home ทำงานกันจากที่บ้าน ก็อาจจะต้องพบกับความลำบาก เพราะไม่มีสถานที่ หรือกระดานไวท์บอร์ดในห้องประชุมให้ทีมเห็นภาพ การทำงานร่วมกัน
แต่ปัญหานี้ก็ได้ถูกเทคโนโลยีเข้ามาช่วยการทำงานได้มากขึ้น ด้วยซอฟต์แวร์จำพวก Online Whiteboard (อย่าง Miro ที่เราได้พูดถึงไปบ่อยๆ) แต่ทั้งนี้ก็ยังมี Tools อีกตัวที่ได้รับความนิยมไม่แพ้ Miro นั่นก็คือ Microsoft Whiteboard ที่เป็นอีกหนึ่งซอฟต์แวร์ Online Whiteboard จากค่าย Microsoft
ซึ่งน้อยคนที่จะรู้ว่าฟีเจอร์การทำงานของ Microsoft Whiteboard ก็ไม่ได้ด้อยไปกว่า Online Whiteboard Tools ตัวอื่น ๆ เลย อีกทั้งเมื่อไม่กี่วันที่ผ่านมา Microsoft Whiteboard ยังได้ยกเครื่อง เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ ๆ เข้ามาอีกหลายอย่าง เพื่อสร้างการทำงานในองค์กรยุคใหม่ที่มีประสิทธิภาพขึ้น
แต่ก่อนอื่น เราไปรู้จักกับ Microsoft Whiteboard กันก่อน
Microsoft Whiteboard คืออะไร ?
Microsoft Whiteboard คือเครื่องมือในรูปแบบของซอฟต์แวร์ Online Whiteboard ที่ทำหน้าที่เป็นเหมือนกระดานออนไลน์สำหรับการแชร์ไอเดียร่วมกันของทีม หรือเพื่อการเรียนการสอนออนไลน์ เปิดให้บริการครั้งแรกในช่วงเดือนกรกฎาคม ปี 2016 สำหรับระบบปฏิบัติการ Windows 10 หรือมากกว่าเท่านั้น มีให้ดาวน์โหลดทั้งแบบโปรแกรม แอปพลิเคชัน หรือใช้งานได้บน Web Browser
ซึ่งฟีเจอร์การใช้งานของ Microsoft Whiteboard ส่วนใหญ่ก็จะมีความคล้ายคลึงกับ Online Whoteboard Tool เช่น Miro, Stormboard, Mural หรือ Software ตัวอื่น ๆ นั่นคือมีฟีเจอร์กระดานออนไลน์ที่รองรับการเขียนด้วยปากกาและนิ้วมือได้ สามารถแปะรูปภาพ วิดีโอ ประกอบไอเดียลงไปในกระดาน หรือแปะ Sticky Note (โพสต์อิท) เสริมรายละเอียดของไอเดียได้เหมือนกระดานไวท์บอร์ดปกติ
ซึ่งสิ่งที่ทำให้ Microsoft Whitboard แตกต่างจากเครื่องมืออื่น ๆ ก็คือความสามารถในการใช้งานร่วมกับผลิตภัณฑ์ในเครือ Microsoft ด้วยกัน เช่น Microsoft365 หรือ Microsoft Teams ที่สามารถร่วมระดมไอเดียกันได้ โดยที่มีการ Video Meeting หรือ Call กันภายในโปรแกรม โดยไม่ต้องสลับแอปพลิเคชันไปมาให้เสียเวลา
แต่ก็ต้องยอมรับกันตรง ๆ ว่าผู้ใช้งานส่วนใหญ่ (โดยเฉพาะในบ้านเรา) อาจจะยังไม่ค่อยคุ้นเคยกับ Tools ตัวนี้มากนัก อาจเพราะเลือกไปใช้งาน Tools ที่เหมาะมีหน้าตาและฟีเจอร์การใช้งานที่ครบเครื่องมากกว่า หรืออาจไม่ได้ใช้งานระบบปฏิบัติการ Microsoft ในการทำงาน ซึ่งความเป็นจริงแล้ว Microsoft Whiteboard สามารถใช้งานได้ในทุกระบบปฏิบัติการ (แต่ถ้าจะใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพมากที่สุดก็ต้องใช้ระบบปฏิบัติการ Windows ในการทำงาน)
ประกอบกับในช่วง 2 ปีที่ผ่านมาความนิยมของการทำงานแบบ Remote Working เริ่มเป็นที่นิยมมากขึ้นทั่วโลก เพราะสถานการณ์โควิด-19 ทำให้การระดมไอเดียแบบออนไลน์กลายเป็นกิจกรรมที่องค์กรที่มีการทำงานแบบใหม่ ต้องทำเป็นประจำ ทำให้เครื่องมือประเภท Online Whiteboard เริ่มถูกนำใช้งานในการทำงานจริงมากขึ้น สังเกตได้จากการที่ซอฟต์แวร์ประเภท Online Whiteboard ตัวอื่น ๆ ที่อัปเกรดฟีเจอร์กันแบบรายเดือน แต่กลับมีเพียง Microsoft Whiteboard ที่ค่อนข้างเงียบ และยังไม่ค่อยปล่อยฟีเจอร์ใหม่ ๆ มามากเท่าที่ควร
จนกระทั่งถึงเวลาอันสมควร Microsoft Tech Community ก็ได้ประกาศว่าสิ่งที่ผู้ใช้ Microsoft Whiteboard ทุกคนรอคอยกำลังจะเป็นจริง
ยกเครื่องใหม่หมด! Microsoft Whiteboard จัดอัปเกรดเพิ่มฟีเจอร์แบบชุดใหญ่ เพื่อรองรับการทำงานแบบ Hybrid Working
ไม่กี่วันที่ผ่านมานี้ Microsoft Whiteboard ก็ถึงเวลาอัปเกรดฟีเจอร์ใหม่ชนิดที่เรียกว่าเป็น Huge Upgrade หรือการอัปเกรดครั้งใหญ่ของเครื่องมือนี้ ไล่ตั้งแต่การออกแบบหน้าตาหรือ UI ใหม่ทั้งหมดเพื่อทำให้ผู้ใช้งานได้รับประสบการณ์ที่ดีมากขึ้นกว่าเดิม มีการเปลี่ยน Interface ของสัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่ดูสะอาดตา ทันสมัยกว่าของเก่า และรองรับการแสดงผลที่ดีขึ้นบนทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์
นอกจากนั้น Microsoft Whiteboard ยังมีได้เพิ่มฟีเจอร์เพื่อรองรับการทำงานแบบ Hybird และการทำงานในองค์กรแบบใหม่มากขึ้นอีกหลายฟีเจอร์ ไม่ว่าจะเป็น
เพิ่ม Template ของการใช้งานอีกกว่า 40 Template รองรับการทำงานของแต่ละแผนกในองค์กร
มี Template Whiteboard ที่ครอบคลุมการใช้งานของหลายแผนกในองค์กรมากขึ้น ไม่จำเป็นต้อง Marketing หรือฝั่ง Designer ก็สามารถใช้งาน Microsoft Whiteboard ได้ เช่นทีม HR ก็มี Board Template ของการทำกิจกรรม Icebreaker ละลายพฤติกรรมพนักงานใหม่แบบออนไลน์โดยเฉพาะ เป็นต้น
เพิ่มสีสันให้กับ Sticky Note มากขึ้นอีกกว่า 12 เฉดสี เพื่อง่ายต่อการจดจำและการเรียนรู้
แม้จะดูเป็นฟีเจอร์ที่เล็ก ๆ แต่ถือเป็นฟีเจอร์ที่ใครหลายคนรอคอย อย่างการเพิ่มสีสันให้กับ STicky Note (หรือกระดาษโพสต์อิท) เป็น 12 เฉดสี เพื่อช่วยทำให้ง่ายต่อการจดจำและการเรียนรู้ของผู้ใช้งาน สามารถแยกแยะเป็นสีของแต่ละคนได้ ทั้งยังสามารถวางเรียงกันเป็นแบบ Grids ได้ด้วย เพื่อทำให้หน้ากระดานเป็นระเบียบมากขึ้น
ฟีเจอร์ Reaction รู้สึกชอบไอเดียใครก็บอกให้เขารู้ได้เลย
ในทุกการระดมไอเดียของทีม อีกหนึ่งกิจกรรมที่จะขาดไม่ได้เลยคือการให้สมาชิกทุกคนได้ร่วมโหวต หรือแสดงความคิดเห็นในไอเดียที่ชอบ ใน Microsoft Whitboard เวอร์ชันใหม่ก็สามารถทำได้แล้ว ผ่านการแสดง Reaction ในรูปแบบของ Icon หรือ Emoji ต่าง ๆ เช่น หัวใจ ปรบมือ หน้ายิ้ม เป็นต้น
เขียน Flowchart ด้วย Shapes ได้ง่ายมากขึ้น
เพิ่ม Shapes หลากหลายรูปทรงมากยิ่งขึ้น เพื่อให้ง่ายต่อการเขียน Flowchart หรือการทำผังงานต่าง ๆ ได้อย่างเป็นขั้นเป็นตอนและง่ายต่อการทำความเข้าใจของทีมมากที่สุด
Format Background เปลี่ยนสีของ Background ให้สวยงามขึ้นได้
เมื่อสีขาวอาจดูน่าเบื่อและชวนให้คุณง่วงนอนเมื่อมีการประชุม ใน Microsoft Whiteboard เลยมีฟีเจอร์ที่ทำให้คุณเปลี่ยนสี Background เป็นสีที่คุณต้องการได้ เพิ่มสีสันให้การระดมไอเดียของคุณไม่น่าเบื่ออีกต่อไป
Ink Arrow ลูกศรเสกได้ดั่งใจ
ไม่ว่าคุณจะมีสกิลวาดรูปที่แย่แค่ไหน หรือเป็นการจดแบบรวดเร็ว ก็สามารถเสกลูกศรได้ดั่งใจด้วยฟีเจอร์ Ink Arrow ที่เพียงแค่คุณลากเส้นตรงธรรมดา ก็จะได้เส้นที่มีหัวลูกศรสวยงาม เหมาะกับการทำ Flowchart แบบไม่มีที่ติ
Ink straight lines รีบเขียน รีบจดแค่ไหน งานก็ออกมาสวยได้
อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่เรียกว่าทำออกมาแก้ปัญหาการใช้งานได้ด้วยปากกาบนแท็บเล็ตได้ดีมาก ๆ คือฟีเจอร์ Ink straight lines ที่ไม่ว่าคุณจะวาดเส้นออกมาเบี้ยว ไม่ตรง หรือยึกยือ แต่เมื่อใช้งานบน Microsoft Whiteboard ก็จะได้เส้นที่ตรง สวยงาม แบบอัตโนมัติ เหมือนเอาไม้บรรทัดมาวางแล้วลากเส้น ช่วยให้การสื่อสารของทีม มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ดีไซเนอร์ถูกใจสิ่งนี้! Insert documents ลากไฟล์เอกสารมาให้ทุกคนร่วมแชร์ไอเดีย
ใน Microsoft Whiteboard เพิ่มฟีเจอร์ให้คุณสามารถนำไฟล์เอกสารเช่น Powerpofint ลากเข้ามาแปะในโปรแกรมได้เลย เพื่อให้ทีมคนอื่น ๆ ร่วมกันแชร์ไอเดียหรือร่วมกันคอมเมนท์งานส่วนอื่น ๆ ที่มีความผิดพลาด ต้องการแก้ไข ซึ่งน่าจะมีประโยชน์มาก ๆ ในช่วงการเตรียมสไลด์ขายงาน หรือสไลด์แนะนำสินค้า
และนอกจากนั้นยัง Microsoft Whiteboard ยังมีอัปเดตรายละเอียดฟีเจอร์ยิบย่อยอีกพอสมควร เกิน 10 รายการ สำหรับใครที่ใช้งานซอฟต์แวร์ตัวนี้อยู่ สามารถเข้าไปอ่านรายละเอียดทั้งหมดได้ >> ที่นี่
สรุปทั้งหมด
สำหรับการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตฟีเจอร์ของ Microsoft Whiteboard ถึงแม้ว่าจะเป็นการอัปเดตฟีเจอร์ครั้งใหญ่ของซอฟต์แวร์ ที่เรียกได้ว่าเปลี่ยนยกชุด แต่ก็ต้องยอมรับว่าบางฟีเจอร์ที่เพิ่มขึ้นมาของ Microsoft Whiteboard ในครั้งนี้ก็เป็นฟีเจอร์ที่ Online Whiteboard Tools ตัวอื่น ๆ เช่น Miro สามารถทำได้ตั้งแต่แรกอยู่แล้ว
แต่ถึงอย่างไรก็ตามการอัปเดตฟีเจอร์จาก Microsoft Whiteboard ก็ถือเป็นสัญญาณที่แสดงให้เห็นถึงความสำคัญในการใช้ Tools สำหรับการทำงานแบบ Hybrid หรือการทำงานขององค์กรสมัยใหม่มากขึ้น ว่าความสำคัญของ Tools ด้านต่าง ๆ จะเข้ามาเป็นอนาคตของการทำงานสมัยใหม่ ที่ทุกองค์กรจำเป็นต้องเรียนรู้
