HR ต้องรู้! 4 วิธีรับมือกับการทำ HR Digital Transformation ในองค์กร

การทำ HR Digitial Transformation ในองค์กรถือว่าเป็นอีกหนึ่งส่วนที่สำคัญมาก เพราะนอกจากเทคโนโลยีจะทำให้การทำงานของทีม HR และพนักงานในบริษัทเป็นไปด้วยความราบรื่น รวดเร็ว และมีข้อผิดพลาดที่น้อยลงแล้ว ยังทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูมีความเป็นสมัยใหม่ขึ้นด้วย เพราะการทำงานของ HR เปรียบเสมือนเป็นด่านแรกที่พนักงานทุกคนจะต้องเจอตั้งแต่ขั้นตอนการสมัครงาน 

แต่บางครั้งการทำ HR Digital Transformation จะเป็นไปอย่างสมบูรณ์แบบไม่ได้เลย ถ้าหากไม่ได้รับความร่วมมือจากพนักงานทุกคนในองค์กร ในบทความนี้เราจึงได้รวบรวม 4 วิธีรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นมาให้คุณแล้ว

จัดเซสชันให้ความรู้พนักงาน

ก่อนที่จะนำ Tool มาให้พนักงานได้ใช้งานกันอย่างเต็มรูปแบบ ทีม HR ควรต้องมีการจัดเซสชันเพื่อปรับ Mindset สร้างความรู้ ความเข้าใจให้กับพวกเขาเสียก่อน เช่น มีการอธิบายว่าเมื่อนำเครื่องมือ HR แบบใหม่มาใช้แล้ว จะทำให้การทำงานของเขาดีมีประสิทธิภาพดีขึ้น หรือทำให้พวกเขาสามารถเห็นได้ว่าที่ผ่านมาพวกเขาได้สร้างอิมแพ็คให้กับองค์กรไปมากขนาดไหนแล้ว รวมถึงถ้าเขาทำงานได้ตรงตามเป้าหมาย พนักงานได้รับโบนัสเพิ่มขึ้น เป็นต้น 

เพราะบางบริษัทที่ทำการ Digital Transformation ในทุก ๆ ส่วน ทำให้พนักงานต้องมีการใช้งาน Tool ที่เยอะขึ้นอยู่แล้ว ยิ่งถ้าหากพวกเขาไม่เข้าใจจุดประสงค์ของ HR และไม่เห็นภาพว่าใช้งานแล้วมันทำให้เขาได้รับประโยชน์เพิ่มขึ้นยังไงบ้าง เขาก็อาจจะไม่ใช้ก็ได้ HR จึงต้องจัดเซสชันนี้ขึ้นมา

‍หา Tool ที่ใช้งานง่ายครบจบในที่เดียว

ถ้าหากแม่ทัพมีการวางแผนการรบมาเป็นอย่างดี แต่จะมีประโยชน์อะไรหากคนในกองทัพใช้อาวุธไม่เป็นสักคน?

บางบริษัท HR ก็มีการวางแผน และพยายามที่จะหา Tool ใหม่ ๆ เข้ามาเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน สร้างความสุข และเพิ่มความเป็นอยู่ที่ดีขึ้นให้กับพนักงานมากขึ้น แต่ติดปัญหาอยู่อย่างเดียวคือ ‘พนักงานไม่ยอมใช้ Tool นั้น’ ซึ่งสาเหตุหลัก ๆ อาจมาจากการที่ Tool นั้น เข้ามาทำให้พนักงานรู้สึกว่า Workflow บางอย่างของพนักงานเปลี่ยนไปหรือเปล่า พนักงานเลยไม่อยากใช้ Tool นั้น

ดังนั้น จะดีกว่าไหมถ้า HR หา Tool ที่ไม่ทำให้รบกวนขั้นตอนการทำงานของพนักงานมากเกินไปพยายามหา Tool ที่ทำให้กระบวนการทุกอย่างมันเรียบง่ายเข้าไว้ (Keep it simple) รวมถึงเป็น Tool ที่สามารถสร้างคุณค่า และมอบประโยชน์ให้กับพนักงานได้จริง ๆ เพื่อดึงดูดให้พนักงานมาใช้งานนั้นได้มากขึ้น

มีการทำ Knowledge Management ในองค์กร

การที่ HR สนับสนุนให้ทุกทีมมีการทำ Knowledge Management อย่างเป็นระบบจะช่วยให้ทุกคนในทีมมีแหล่งความรู้ที่สามารถค้นคว้าหาความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำ Digital Transformation ได้เอง โดยที่ไม่จำเป็นต้องคอยถามผู้เชี่ยวชาญบ่อย ๆ เช่น มีการทำคู่มือการใช้งาน Tool นั้น ๆ ในรูปแบบ Text หรือวิดีโอสอนใช้งาน 

เพราะถ้าลองสังเกตดี ๆ ในหลายบริษัท Knowledge เหล่านี้ ยังเป็นแบบ Individual Asset อยู่ (กระจุกอยู่ที่คนกลุ่มเดียว) แทนที่จะเป็นแบบ Company Asset (ทุกคนในบริษัทสามารถเรียนรู้และเข้าถึงได้ง่าย) ดังนั้นการทำ Knowledge Management ที่ดี จะทำให้พนักงานทุกคน (ทั้งเก่าและใหม่) มีความรู้ความเข้าใจตรงกัน และไม่ตกหล่นข้อมูลที่ควรจะรู้ไป

เสนอให้บริษัทมีการสนับสนุนงบประมาณ

เงินเป็นปัจจัยที่สำคัญมากในการทำ HR Digital Transformartion เพราะการนำ Tool เข้ามาใช้ในองค์กร บริษัทจำเป็นต้องมีการสนับสนุนงบประมาณอย่างเต็มที่ เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านระบบเป็นไปด้วยความราบรื่น 

ทางที่ดี HR ควรต้องมีการนำเสนอแผนงานของฝ่ายตัวเองออกมาเป็นภาพที่ชัดเจนมากที่สุด เพื่อให้ผู้บริหารเข้าใจถึงความจำเป็นในการสนับสนุนงบประมาณ เพื่อนำ Tool นั้น ๆ เข้ามาใช้งานในองค์กร นำเสนอให้พวกเขาเห็นว่า Tool นั้น ๆ มีประโยชน์ต่อพนักงานทั้งองค์กรจริง ๆ สามารถจูงใจให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้น รวมถึงปรับภาพลักษณ์องค์กรให้มีความทันสมัยเพื่อดึงดูดให้คนเก่ง ๆ อยากมาร่วมงานกับเราได้มากขึ้นไปอีก

สรุปทั้งหมด

การทำ HR Digital Transformation เป็นเพียงจุดเริ่มต้นแรกเท่านั้นที่จะทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงพนักงานทุกคนได้ด้วยการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยสร้างความเคยชินใหม่ ๆ (New Normal), สร้างความสุขให้กับพนักงาน รวมถึงมีโอกาสเจอพนักงานคนเก่ง ที่จะเข้ามาช่วยกันทำให้ธุรกิจเติบโตไปได้อย่างยั่งยืนในระยะยาว ดังนั้นถ้าจะต่อจิ๊กซอว์ที่เรียกว่า HR Digital Transformation ให้ออกมาเป็นภาพที่สมบูรณ์แบบ ไม่เพียงแต่ทีม HR ที่ต้องปรับตัวเท่านั้น แต่ยังหมายถึงทั้งผู้บริหารและพนักงานทุก ๆ คนอีกด้วยที่จะต้องให้ความร่วมมือเป็นอย่างดี