Knowledge Management (การจัดการความรู้) คือ สิ่งสำคัญที่หลายธุรกิจในปัจจุบันเริ่มให้ความสนใจมากยิ่งขึ้น เพราะตอนนี้เป็นยุคแห่งเทคโนโลยีที่ไม่ว่าจะธุรกิจไหน ๆ ต่างก็นำเอาซอฟต์แวร์ หรืออะไรใหม่ ๆ เข้ามาใช้ในการทำธุรกิจ เพื่อให้เป็นที่ยอมรับของผู้คนและก้าวทันโลกมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจที่ต้องขับเคลื่อนด้วยโลกออนไลน์ หรือธุรกิจที่ทำเกี่ยวกับซอฟต์แวร์
นั่นจึงทำให้คนในองค์กรต่างก็ต้องมีการเรียนรู้และตามให้ทันโลกอยู่ตลอดเวลา เพราะบางครั้งคนในองค์กรก็ยังไม่รู้วิธีใช้งานซอฟต์แวร์อย่างแท้จริง ทำให้องค์กรเสียทั้งเวลาและงบประมาณไปโดยเปล่าประโยชน์ การจัดการความรู้ให้กับพนักงานมีความเข้าใจตรงกันจึงเป็นสิ่งสำคัญกับธุรกิจในยุคนี้
Knowledge Management จึงเป็นกระบวนการที่เข้ามาทำให้ทุกคนในองค์กร ตั้งแต่ระดับพนักงานจนถึงระดับผู้บริหาร สามารถจัดการความรู้ที่มีอยู่และรับเข้ามาใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในวันนี้เราจะมาเล่าให้ฟังว่า Knowledge Management คืออะไร? และมีความสำคัญแค่ไหนกับการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน ไปติดตามกันต่อได้เลย
Knowledge Management คืออะไร?
Knowledge Management คือ กระบวนการการจัดการความรู้ทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์กรให้รวมอยู่ที่เดียวกัน โดยสามารถแบ่งปันความรู้และประสบการณ์เหล่านั้นให้กับพนักงานในองค์กรได้นำไปใช้อย่างมีประโยชน์และมีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อเพิ่มศักยภาพในการเรียนรู้และการทำงานอย่างเป็นระบบได้อย่างรวดเร็ว
สำหรับการทำ Knowledge Management ธุรกิจจะต้องมีการจัดการความรู้ใหม่ ๆ ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เพื่อให้พนักงานมีการอัปเดตความรู้ได้แบบเรียลไทม์ เช่น การจัด Sharing Session ให้คนในองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญในด้านต่าง ๆ มาแบ่งปันความรู้เฉพาะด้านนั้น ๆ, การแบ่งปันความรู้ที่น่าสนใจและเป็นประโยชน์ต่อการทำงานหรือการใช้ชีวิตประจำวัน, การจัดคอร์สให้คนในองค์กรได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะสกิลใหม่ ๆ นอกเหนือจากทักษะที่ตัวเองมี (เช่น ส่งเสริมให้ทีมคอนเทนต์ให้เรียนกราฟิก) เป็นต้น
The primary goal of knowledge management is facilitating the connection of staff looking for information, or institutional knowledge, with the people who have it.
ซึ่งปัจจุบันนี้องค์กรขนาดใหญ่ก็เริ่มหันมาให้ความสำคัญกับการทำ Knowledge Management มากขึ้น จนกลายเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรไปแล้ว เพราะในธุรกิจมีทั้งความรู้ด้านข้อมูล เทรนด์ และสิ่งใหม่ ๆ เข้ามาเสมอ ถ้าหากธุรกิจปล่อยให้สิ่งเหล่านี้หลุดลอยไปก็คงจะน่าเสียดาย แต่ถ้าธุรกิจมีการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบ พนักงานก็สามารถหยิบนำไปใช้ต่อยอดในการทำธุรกิจ มองหาโอกาสใหม่ ๆ สร้างความแตกต่างจากคู่แข่ง และสร้างความได้เปรียบให้กับธุรกิจเพิ่มขึ้นได้อีกนั่นเอง
ประเภทของ Knowledge Management
สำหรับประเภทของ Knowledge Management จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ Explicit Knowledge และ Tacit Knowledge โดยจะมีลักษณะแตกต่างกัน ดังนี้
1. Explicit Knowledge (ความรู้ที่ชัดแจ้ง)
Explicit Knowledge คือ ความรู้ที่มักจะอยู่ในรูปแบบเอกสาร คู่มือ หรือตำราต่าง ๆ เพราะความรู้เหล่านี้ผ่านการวิเคราะห์และสังเคราะห์จนกลายเป็นหลักความรู้พื้นฐานทั่วไป สามารถหาอ่านจากที่ไหนก็ได้ เช่น หนังสือ อินเทอร์เน็ต หรือเอกสารต่าง ๆ ไม่ว่าใครก็สามารถเข้าถึงองค์ความรู้นี้ได้ จึงอาจไม่ได้ช่วยให้มีการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันทางธุรกิจมากเท่ากับ Tacit Knowledge (ที่เราจะอธิบายในข้อถัดไป)
ตัวอย่าง Explicit Knowledge เช่น การอ่านคู่มือในการใช้งานซอฟต์แวร์ ซึ่งเราสามารถอ่านแล้วทำตามได้ทันทีเลย โดยที่ไม่ต้องอาศัยทักษะความรู้หรือประสบการณ์ที่มีมาก่อนหน้า
2. Tacit Knowledge (ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน)
Tacit Knowledge คือ ความรู้ที่อยู่ในตัวของบุคคล เกิดจากการเรียนรู้ ความคิดสร้างสรรค์ พรสวรรค์ และประสบการณ์ที่สั่งสมมาอย่างยาวนาน บางครั้งอาจมาจากสัญชาตญาณด้วย เพราะเป็นสิ่งที่ยากในการถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดและตัวอักษร แต่สามารถพัฒนาและแบ่งปันให้กับผู้อื่นได้ ความรู้ประเภทนี้จึงก่อให้เกิดความได้เปรียบทางการแข่งขันทางธุรกิจได้ เช่น การคิดวิเคราะห์ ทักษะเฉพาะด้านต่าง ๆ
ตัวอย่าง Tacit Knowledge เช่น เราอาจจะไปอ่านวิธีการยิงโฆษณาที่ช่วยให้เกิดผลลัพธ์ทางธุรกิจ 10 เท่ามาจากหลายเว็บไซต์ แต่พอเรามาลงมือยิงโฆษณาจริง ๆ เราก็อาจจะไม่ได้ผลลัพธ์มากถึง 10 เท่าเหมือนกับบทความที่ไปอ่านมา เพราะเราจะต้องมีการฝึกฝน มีการทดลองหลาย ๆ ครั้งก่อน เพื่อให้เข้ากับกลุ่มเป้าหมายหรือ Objective ที่เราต้องการให้เกิด ซึ่งมันไม่ใช่แค่อ่านทฤษฎีแล้วใคร ๆ ก็สามารถยิงโฆษณาให้เกิดผลลัพธ์ได้อย่างเห็นได้ชัดในครั้งแรก
ความสำคัญของ Knowledge Management
52% ของผู้ตอบแบบสอบถามบอกว่า การเคลื่อนไหวของบุคลากรในองค์กรเป็นแรงผลักดันชั้นดีที่อยู่เบื้องหลังการพัฒนา Knowledge Management ในเชิงรุก - Deloitte
ปัจจุบันยิ่งตลาดมีการแข่งขันสูงขึ้นเรื่อย ๆ ทุกปี ๆ ธุรกิจก็ยิ่งต้องเพิ่มความสำคัญกับการทำ Knowledge Management เพิ่มขึ้นไปด้วย ซึ่งหนึ่งในวิธีที่ดีสุดที่จะช่วยให้องค์กรมีการจัดการความรู้ได้เป็นอย่างดี คือ การสร้างให้องค์กรเป็นองค์กรที่ก้าวล้ำนำสมัย และมีความยืดหยุ่นอยู่เสมอ
นั่นจึงเป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการตัดสินใจขององค์กรให้มีประสิทธิภาพได้ดียิ่งขึ้น ถ้าหากองค์กรให้อิสระและสนับสนุนพนักงานทุกคนให้เข้าถึงความรู้ความเชี่ยวชาญนั้น ๆ ได้อย่างแท้จริง ทีมก็จะสามารถตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วด้วยข้อมูลครบถ้วน และเป็นประโยชน์ต่อบริษัท
หรือเรียกได้ว่าเป็นการช่วยลดขั้นตอนการตัดสินใจ เพราะการตัดสินใจบางอย่างที่ไม่ได้มีความละเอียดอ่อนมากนัก พนักงานก็สามารถทำเองได้ โดยที่ไม่จำเป็นต้องผ่านหัวหน้าระดับสูง (แต่ต้องแน่ใจว่าการตัดสินใจนั้นจะไม่กระทบต่อธุรกิจร้ายแรง ถ้าหากมีการตัดสินใจที่พลาดไป)
เพราะฉะนั้นแล้ว Knowledge Management จึงเป็นกระบวนการสำคัญที่เข้ามาช่วยให้ทุกคนในองค์กรเกิดการเรียนรู้อย่างเป็นระบบด้วยความรวดเร็วและง่ายดายขึ้น จนสามารถนำไปพัฒนาต่อยอดเป็นนวัตกรรมใหม่ ๆ ได้นั่นเอง
Knowledge Management ช่วยแก้ปัญหาในองค์กรอย่างไรได้บ้าง?
ในหลายองค์กรมักจะมีปัญหาต่าง ๆ เกิดขึ้น แต่เมื่อไรที่องค์กรมีการจัดการความรู้หรือ Knowledge Management ที่ดี ปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้ก็จะหมดไป เช่น
- เมื่อพนักงานคนสำคัญลาออกหรือเกษียณ เพราะเมื่อไรที่บุคคลเหล่านี้ไม่อยู่ในองค์กรแล้ว ก็อาจจะมีปัญหาเกิดขึ้น เช่น ไม่สามารถจัดการปัญหา หรือไม่สามารถหาผู้ที่เชี่ยวชาญด้านนั้นได้ องค์กรจึงจำเป็นต้องจัดทำ Knowledge Management รวบรวมความรู้ของพวกเขาเอาไว้ เพื่อนำมาถ่ายทอดต่อให้กับพนักงานที่จะมารับช่วงงานต่อ
- ความรู้กระจุกอยู่แค่คนกลุ่มเดียว เนื่องจากบุคลากรบางคนมีความรู้เฉพาะทางมาก ๆ แต่คนอื่นกลับไม่ให้ความสนใจที่จะเรียนรู้ หรือกล้าเข้าไปสอบถามคนนั้นโดยตรง ทำให้ความรู้กระจุกอยู่ที่คนเดียว การทำ Knowledge Management ในองค์กรก็จะช่วยเปิดโอกาสให้ความรู้นี้กระจายไปยังพนักงานคนอื่น ๆ ได้ง่ายกว่าเดิม
- ไม่มีการต่อยอดความรู้ในองค์กร เนื่องจากการขาดการแลกเปลี่ยนความรู้ใหม่ ๆ ระหว่างทีม ดังนั้นการทำ Knowledge Management ก็จะช่วยส่งเสริมให้เกิดการแบ่งปันความรู้ในองค์กรจนสามารถนำความรู้ไปต่อยอดเป็นไอเดียในการสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ ๆ ได้
- เกิดความยากและล่าช้าในการค้นหาข้อมูล บางครั้งองค์กรมีการรับทีมเข้ามาใหม่ แต่ทีมกลับไม่มีแหล่งในการเรียนรู้ว่าทีมก่อนหน้าทำอะไรไปแล้วบ้าง ทำให้ไม่สามารถดูข้อมูลย้อนหลังได้ หรือบางครั้งอาจจะมีแหล่งข้อมูล แต่ข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลที่ล้าสมัย ไม่มีการอัปเดตให้เป็นปัจจุบันก็ทำให้เกิดความล่าช้าในการสร้างสรรค์งานใหม่ ๆ
- ทีมนำข้อมูลไปใช้ไม่เป็น ความรู้ในองค์กรมีมากมาย แต่ทีมไม่มีความสามารถที่จะนำมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ เนื่องจากไม่รู้ขั้นตอนว่าควรนำไปใช้ต่อยอดให้เกิดประโยชน์สูงสุดอย่างไร เพราะขาดการจัดการที่ดีจากองค์กร
ดังนั้นแล้วถ้าหากองค์กรมีการจัดการความรู้ (Knowledge Management) ที่ดี ปัญหาต่าง ๆ ที่เรายกตัวอย่างมาก็จะลดน้อยลง หรือหมดไปจากองค์กรได้ในที่สุด พร้อมสร้างนิสัยการเรียนรู้ที่ดีให้กับทีมและสามารถนำไปสร้างสรรค์ต่อยอดเป็นนวัตกรรมใหม่ที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ และช่วยให้ธุรกิจเติบโตยิ่งขึ้นไปอีก
แนะนำเครื่องมือที่เหมาะสำหรับ Knowledge Management ในองค์กร
Endlessloop
Endlessloop คือ เครื่องมือที่ถูกพัฒนามาจากศาสตร์ Growth Hacking โดยมี Framework ครอบคลุมภาพรวมการเติบโตของธุรกิจ ตั้งแต่ขั้นรวบรวมไอเดียจาก User Journey สำหรับพัฒนาผลิตภัณฑ์, ปรับแต่งฟีเจอร์, ขั้นตอน Product/Market Fit ไปจนถึงขั้นตอนทำการตลาด เพื่อให้คนมาซื้อ บอกต่อ และดึงลูกค้ากลับมาซื้อ/ใช้ผลิตภัณฑ์ซ้ำอีกครั้ง
โดย Endlessloop เป็นซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับทีมแบบ Cross-Functional มาก ๆ ไม่ว่าจะเป็น ทีมนักพัฒนา, ทีมนักออกแบบ, ทีมนักการตลาด และทีมอื่น ๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในธุรกิจ สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย เพราะทุกทีมจะเห็นภาพรวมความต้องการของลูกค้า จนสามารถนำไปต่อยอดเป็นไอเดียใหม่ ๆ และสร้างงานของตัวเองออกมาเพื่อทำให้ธุรกิจเติบโตขึ้นไปอีก
หนึ่งในหัวใจสำคัญของการเติบโตของธุรกิจ คือ การเรียนรู้ของทีม
และเหตุผลที่ทำให้ Endlessloop เหมาะสำหรับกระบวนการทำ Knowledge Management ในธุรกิจนั้น เป็นเพราะว่า Endlessloop มีฟีเจอร์ Knowledge Hub ที่เปรียบเสมือนเป็นศูนย์รวมความรู้ของทุกคนในทีม เช่น ทีมนักการตลาด จากการทดลองทำการตลาดในแต่ละแคมเปญ ทั้งแคมเปญที่สำเร็จและไม่สำเร็จ
ซึ่งทุกคนในทีม (รวมถึงทีมที่เข้ามาใหม่) สามารถเข้ามาอ่าน เรียนรู้ และทำความเข้าใจการทำงานของทีมก่อนหน้าว่า การที่แคมเปญนั้นไม่ประสบความสำเร็จเกิดจากอะไร เช่น มีปุ่ม CTA ไม่ชัดเจน ลูกค้าเลยไม่คลิกเข้ามายังหน้า Landing Page
หรือแคมเปญที่ประสบความสำเร็จมาจากอะไร เช่น กราฟิกมีสีสันเด่นชัด อ่าน Text ง่าย แคปชันมี CTA ที่ชัดเจน เป็นต้น ซึ่งทีมแต่ละคนก็จะได้นำบันทึกเหล่านี้ไปเป็นแนวทาง สามารถต่อยอดความสำเร็จนั้นให้ดียิ่งขึ้นไปอีก หรือปรับปรุงแก้ไขในส่วนที่ทำให้ธุรกิจไม่ประสบความสำเร็จในแคมเปญนั้น
ฟีเจอร์ Knowledge Hub บน Endlessloop จึงเป็นฟีเจอร์ชั้นดีของกระบวนการทำ Knowledge Management ในธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งธุรกิจที่มีการทำงานแบบ Cross-Functional Team หรือธุรกิจที่ทำเกี่ยวกับซอฟต์แวร์, ธุรกิจ Blockchain ที่ความรู้ใหม่ ๆ ทุกอย่างจะเข้ามาอย่างรวดเร็ว ทำให้ทีมจะต้องมีการเรียนรู้ และตามความรู้เหล่านั้นให้ทันอยู่เสมอ
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง:
- Endlessloop ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาจากศาสตร์ Growth ความลับเบื้องหลังการเติบโตของธุรกิจกว่า 10 เท่า!
- มัดรวมฟีเจอร์จาก Endlessloop เครื่องมือน่าใช้สำหรับการทำ Blockchain Marketing
ClickUp
ClickUp คือ ซอฟต์แวร์ Project Management ที่ไม่ว่าจะทีมไหนก็สามารถใช้งานได้ เพราะมีลูกเล่นมากกว่า 1,000+ ฟีเจอร์, พร้อมเชื่อมต่อ Integration, ปรับมุมมองได้หลากหลายตามความต้องการใช้งานของแต่ละทีมได้เป็นอย่างดี แถมราคาก็ถูกมาก ๆ เมื่อเทียบกับความสามารถที่ ClickUp มี ในราคาเพียง $5 / User / Month เท่านั้น และเหมาะกับการทำงานแบบ Cross-Functional Team มาก ๆ
นอกจากความโดดเด่นของ ClickUp ที่เรากล่าวไปข้างต้นแล้ว ClickUp ยังมีอีกฟีเจอร์ดี ๆ ที่ทำให้การทำ Knowledge Management ภายในองค์กรออกมาเป็นภาพที่มองเห็นชัดเจนได้ง่ายกว่าเดิมอีกด้วย นั่นคือ ฟีเจอร์ Whiteboard ที่ทีมสามารถระดมไอเดียกันได้บน Whiteboard พร้อม ๆ กันแบบเรียลไทม์ และสามารถเปลี่ยนไอเดียนั้นออกมาเป็น Task ได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาในกดสร้าง Task นั้นซ้ำ
โดย Task ที่สร้างออกมา เราอาจจะหยิบ Task นั้นไปทำหรือพัฒนาได้ทันทีเลย ส่วน Task ไหนที่เป็นไอเดียที่ยังไม่สามารถทำได้ในตอนนี้ ก็สามารถเก็บเป็น Backlog ไอเดียไว้ก่อน เมื่อถึงเวลาที่เหมาะสมค่อยหยิบมาทำต่อ หรือว่าจะเอาไอเดียนั้นมาต่อยอดให้สามารถทำได้เลยก็ได้เช่นกัน
ยิ่งไปกว่านั้น ClickUp ยังเป็นซอฟต์แวร์ที่ขึ้นชื่อในด้านความระเบียบสำหรับระบบ Task Management มาก ๆ ดังนั้นทีมที่เข้ามาใหม่ก็สามารถเรียนรู้งานได้อย่างถูกต้องตามส่วนที่ตัวเองต้องรับผิดชอบ ไม่ไปปะปนกับงานส่วนอื่น และยังสามารถเข้ามาศึกษาดูว่า ธุรกิจของเราเคยใช้ไอเดียแบบไหนไปแล้วบ้าง ถ้าหากซ้ำกันก็จะได้รู้ว่าเคยทำไปแล้ว เพื่อที่จะได้สร้างสรรค์ไอเดียใหม่ ๆ ต่อไปนั่นเอง
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง:
- ClickUp แอปที่ช่วยจัดระเบียบการทำงานให้คุณมีเวลาเพิ่มขึ้นอีก 20%
- รวม 5 ฟีเจอร์น่าสนใจของ ClickUp สุดยอด Project Management Software สู่ปี 2022
Workplace
Workplace คือ เครื่องมือติดต่อสื่อสารที่สร้างโดย Meta (หรือ Facebook) เพื่อเชื่อมโยงทุกคนในบริษัทของคุณเข้าด้วยกัน แม้ว่าจะทำงานกันคนละที่ก็ตาม ซึ่ง Workplace จะมีหน้าตาเหมือน Facebook (แต่เป็นฉบับที่มีแค่คนในบริษัทของคุณเท่านั้น คนภายนอกจะไม่สามารถเข้ามาได้)
นั่นจึงทำให้ Workplace มีฟีเจอร์ที่ทุกคนคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นฟีดข่าว, กลุ่ม, แชท, ห้อง, การเผยแพร่วิดีโอถ่ายทอดสด และอีกหลายฟีเจอร์ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อมาทดแทนพื้นที่การทำงานแบบเดิม ๆ
โดยฟีเจอร์ที่น่าสนใจของ Workplace คือ Knowledge Library ซึ่งเปรียบเสมือนเป็นแหล่งรวมข้อมูลของบริษัทที่เรามักจะค้นหากันเป็นประจำ เช่น Value, Mission ขององค์กร, นโยบาย, ข่าวสาร หรือการแนะนำต่าง ๆ ที่จะไม่เปลี่ยนแปลงบ่อย ๆ
นอกจากนั้น เราก็สามารถสร้างกลุ่มเพิ่มขึ้นได้เอง ซึ่งทางทีม The Growth Master ก็ได้มีการใช้ Workplace เป็นอีกหนึ่ง Tool ในการทำงานเช่นกัน และได้สร้างกลุ่มขึ้นมาภายในโดยใช้ชื่อว่ากลุ่ม UP SKILL เป็นกลุ่มที่เวลาใครมีความรู้ใหม่ ๆ หรืออะไรที่น่าสนใจก็จะเอาไว้แชร์ความรู้ให้คนในทีมได้ไปเรียนรู้เพิ่มเติมกันได้
สำหรับ Workplace ก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่น่าสนใจมาก ๆ ในการทำ Knowledge Management ง่าย ๆ ภายในองค์กร เพราะทุกคนมักจะคุ้นเคยกับหน้าตาที่ใช้งานง่ายในแบบฉบับของ Facebook กันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว
อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง:
สรุปทั้งหมด
Knowledge Management คือ สิ่งที่ทุกองค์กรยุคใหม่มองข้ามไปไม่ได้เลย และควรเริ่มจัดการความรู้กันตั้งแต่วันนี้ เพราะสิ่งที่มีคุณค่ามากที่สุดในการทำธุรกิจไม่ใช่เงินอย่างเดียวเสมอไป แต่องค์ความรู้ที่อยู่ในตัวบุคลากร หรือเทรนด์ใหม่ ๆ ที่อยู่รอบ ๆ ตัวพวกเขาเองก็เป็นเรื่องสำคัญที่สุดเช่นเดียวกัน
ดังนั้นองค์กรจึงจำเป็นต้องหาวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพที่สุดในการจัดการความรู้เหล่านั้นให้เป็นระบบ เพื่อที่ว่าเวลาพนักงานจะหยิบนำไปใช้จะได้หาได้ง่าย และนำไปต่อยอดเป็นนวัตกรรมใหม่ ๆ ให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุด
