ตลอดระยะเวลา 2 ปีที่ผ่านมา การทำงานแบบ Work From Home ทำให้หลาย ๆ บริษัทต้องปรับตัวโดยการนำเทคโนโลยีและเครื่องมือเข้ามาใช้ในการทำงานมากขึ้น ซึ่งหนึ่งในซอฟต์แวร์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้การทำงานจากบ้านเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่ยุ่งเหยิงคงหนีไม่พ้น Productivity Tools ต่าง ๆ

แต่ประเด็นคือ Productivity Tools นั้นมีให้เลือกใช้มากมายหลายสิบซอฟต์แวร์จนเลือกไม่ถูก ไม่รู้ว่าอันไหนดีและคุ้มค่าจะนำมาใช้ ดังนั้นเราจึงรวบรวม 5 สุดยอด Project Management Softwares ที่มีการใช้งานกันอย่างแพร่หลาย และมีคนถามถึงเป็นจำนวนมาก โดยเราได้สรุปมาให้คุณแล้วว่า แต่ละอันมีดียังไง ตัวไหนจะเหมาะกับการทำงานของคุณ

5 สุดยอด Project Management Tools ที่ใคร ๆ ก็กล่าวถึง

เราจะพาคุณไปดูข้อแตกต่างตั้งแต่จุดเด่นของซอฟต์แวร์แต่ละตัว, การรองรับการใช้งานบนอุปกรณ์ต่าง ๆ, ความเหมาะสม, ข้อแนะนำในการใช้ รวมถึงราคาและความคุ้มค่าหากต้องเสียเงินซื้อแพ็กเกจ 

Productivity Tools ทั้ง 5 ตัว ที่จะนำมาเปรียบเทียบ เราคัดสรรมาแล้วว่าเป็นตัวท็อปในด้าน Task Management และบริษัทชั้นนำทั่วโลกต่างเลือกใช้ ได้แก่  ClickUp, Asana, Jira, Airtable และ Trello

ถ้าพูดถึง Project Management Tools แน่นอนว่า ฟีเจอร์ที่ต้องพูดถึงเป็นลำดับแรกคือด้าน Task Management แม้ว่าซอฟต์แวร์ทั้ง 5 ตัวที่เราเลือกมาอาจมีหน้าตาและการทำงานที่คล้ายคลึงกัน แต่เครื่องมือแต่ละตัวย่อมมีศักยภาพ ความโดดเด่นและข้อเสียที่แตกต่างกันออกไป

ในวันนี้เราจะมาพูดถึงจุดเด่นของแต่ละซอฟต์แวร์ ไม่ว่าจะเป็น Task Management, มุมมองและการแสดงผล, การประสานงานและสื่อสารในทีม, ความสามารถในการปรับแต่งต่าง ๆ, การ Integrate กับซอฟต์แวร์อื่น ๆ  และฟีเจอร์เพิ่มเติมที่จะมาช่วยอำนวยความสะดวกและเสริมการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เราได้สรุปข้อแตกต่างของซอฟต์แวร์แต่ละตัวเป็นตารางไว้ให้ด้านล่างสุดของบทความแล้ว แต่ความแตกต่างแต่ละข้อนั้นจะมีรายละเอียดอย่างไรบ้าง และซอฟต์แวร์ตัวไหนจะใช่และตอบโจทย์กับคุณมากที่สุด ไปดูกันเลย!

Clickup

ตัวแรกที่จะไม่พูดถึงก็คงไม่ได้คือ ClickUp ซอฟต์แวร์ด้าน Project Management ที่ถูกสร้างขึ้นในปี 2016 แม้จะเป็นน้องเล็กสุด แต่ก็ครบเครื่องจนบริษัทชั้นนำทั่วโลก ไม่ว่าจะเป็น Google, Nike, Netflix, Airbnb, และ Uber ต่างก็นำไปใช้ในองค์กร พร้อมเวอร์ชั่น Free Forever ที่ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้

จุดเด่นและฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

จุดเด่นของ ClickUp คือการมีฟีเจอร์ที่เพียบพร้อมและละเอียดมากที่สุด นอกจากฟีเจอร์พื้นฐานแล้ว ความสามารถในด้าน Task Management ก็ทำออกมาได้ดีมาก ๆ เพราะลูกเล่นที่ครอบคลุมตั้งแต่การปรับแต่ง Status, Custom fields, การสร้างและเชื่อมโยง Task, Subtasks, Checklist  ย่อย ๆ ภายใน Task

- Assigned, Thread Comment และ Task Tray

ในแต่ละ Task ก็มีฟีเจอร์ Assigned กับ Thread Comment ที่ช่วยในด้านการสื่อสารและประสานงานของทีม รวมถึง Task Tray ทางลัดในการเลือกดู Task โดยจะอำนวยความสะดวกให้คุณไม่ต้องเสียเวลาไล่หา Task ตามโฟลเดอร์ต่าง ๆ เพราะสามารถเลือกเฉพาะ Task ที่ต้องการมาย่อเก็บในถาดส่วนตัว เพื่อดู Task นั้น ๆ ภายในคลิกเดียว ซึ่งซอฟต์แวร์ตัวอื่นยังไม่มีฟีเจอร์เหล่านี้ 

- มุมมองที่ปรับได้หลากหลาย

นอกจากมุมมองพื้นฐานอย่าง List, Kanban Board, Calendar และ Timeline ยังมีมุมมองเสริมอย่าง Gantt Chart เพื่อดูเรื่องเวลา, ความคืบหน้า และความสัมพันธ์ของโปรเจกต์, Mind Map สำหรับการมองภาพรวมและเส้นทางการทำงานที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ซึ่งสามารถทำการแก้ไข Task จากแผนผังและสร้าง Automation รวมถึง Sprint ได้เลย

รวมถึงมุมมอง Activity แสดงกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นทั้งหมด, Workload สำหรับการจัดสรรทรัพยากรและบุคลากร และ Map สำหรับการทำงานประเภท Location-based เช่น ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์หรือบริษัทที่มีหลายสาขา ซึ่งสามารถต่อเข้ากับ Google Map แล้วจะกรอกที่อยู่ให้เลยอัตโนมัติ

- Custom Fields

ด้าน Customization ก็มอบอิสระให้กับผู้ใช้งานอย่างเต็มที่ด้วยฟีเจอร์ Custom Fields ซึ่งสามารถปรับแต่งรายละเอียดต่าง ๆ ในแต่ละ Task ว่า ต้องการการแสดงผล, มี Requirement และองค์ประกอบอย่างไรบ้าง เพื่อให้เหมาะสมกับงานแต่ละประเภทในแต่ละธุรกิจ

ซึ่งสามารถเพิ่มหรือตัดออกองค์ประกอบต่าง ๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็น Text ที่สามารถกำหนดเองได้, ไฟล์, เว็บไซต์, Dropdown, งบประมาณ, Automation สำหรับติดตามการทำงาน หรือแม้กระทั่ง Task ด้วยกัน และอื่น ๆ อีกมากมาย สำหรับแพลนฟรีสามารถสร้าง Custom Fields ได้ 100 การใช้งาน

- การแสดงผลหน้า Home และ Dashboard

มีหน้า Home ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเห็นภาพรวมงานของตนเองได้เลย โดยจะรวบรวม Task ต่าง ๆ ของผู้ใช้แต่ละคน พร้อมปฏิทินที่เชื่อมต่อกับ Google Calendar เพื่อแสดงสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน พร้อมฟีเจอร์ Lineup ที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของ Task ว่าต้องทำอันไหนก่อน อันไหนค่อยทำทีหลัง

และ Dashboard ที่สามารถนำ Widgets เข้ามาใส่ได้ตามต้องการ แต่ไม่สามารถ Export หน้า Dashboard เป็นไฟล์ออกไปได้ สามารถสร้าง 100 Dashboards สำหรับแพลนฟรี แพ็กเกจ Unlimited จะสามารถสร้างได้ไม่จำกัดแต่จะมี Limited Widgets ให้เลือกใช้

- In-App Email

ClickUp มักจะมีฟีเจอร์ใหม่ ๆ มาอัปเดตอยู่เสมอ และอีกหนึ่งฟังก์ชั่นที่ซอฟต์แวร์ตัวอื่น ๆ ยังไม่มี แต่ ClickUp มี คือการตอบอีเมลในตัวแอปโดยตรง ซึ่งในส่วนนี้ก็ช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารและประสานงานกับบุคคลหรือหน่วยงานภายนอกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือพาร์ทเนอร์ก็ตาม

ข้อแนะนำ 

ด้วยฟีเจอร์ที่หลากหลายทำให้การใช้งาน ClickUp จึงต้องใช้ระยะเวลาในการทำความเข้าใจและอาศัยความคุ้นเคยในการเลือกหยิบแต่ละฟีเจอร์มาใช้ 

แต่ไม่ต้องกังวลไป หากคุณสนใจทดลองใช้ ClickUp ทางเราก็มี ClickUp Consulting Service and Workflow Building เพื่อช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่าง ราบรื่นยิ่งขึ้น หากคุณสนใจสามารถคลิกที่นี่ได้เลย

และแม้ว่าจะสามารถเชื่อมต่อเข้ากับโปรแกรมสำหรับการทำงานต่าง ๆ ได้มากมายไม่ว่าจะเป็น G Suite, Zapier, Slack, Figma, และอื่น ๆ แต่ในเรื่องจำนวน Integration นั้น อาจยังไม่เยอะเท่าซอฟต์แวร์ตัวอื่นอย่าง Jira และ Trello ที่อยู่ภายใต้บริษัท Atlassians

ราคา

แพลน Free Forever จะไม่จำกัดจำนวน Users และ Tasks แต่จำกัดหน่วยความจำที่ 100MB และสร้างได้เพียง 5 Spaces สำหรับบริษัทที่ต้องการใช้งานมากกว่าแพลนฟรี จะมีราคาเริ่มต้น $5 หากสนใจสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพ็กเกจ ClickUp ได้ ที่นี่

ClickUp เหมาะกับใคร

ด้วยความเป็น All-in-One App หลาย ๆ บริษัทด้านเทคโนโลยีจึงเลือกใช้ ClickUp ในการทำงาน เนื่องด้วยฟีเจอร์มากมาย, Interface ที่น่าใช้และทันสมัย ทำให้เหมาะกับการทำงานแบบ Cross-functional Team ที่ต้องอาศัยการประสานงานร่วมกัน แถมราคายังเป็นมิตรมากกว่าหลาย ๆ ตัวในท้องตลาด

เพราะความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง ทำให้ Clickup เหมาะกับทีมที่กำลังขยายเป็นอย่างมาก โดยได้รวมเครื่องมือที่หลากหลายและครบถ้วนไว้ในแอปเดียว ไม่ต้องสวิชต์ไปแอปอื่น บวกกับการปรับแต่งที่อิสระ เมื่อมีการขยายทีมก็สามารถ Customize ให้เหมาะกับทีมได้เรื่อย ๆ

ClickUp จึงเป็นหนึ่งในตัวเลือกชั้นเยี่ยมสำหรับธุรกิจ, ฟรีแลนซ์ และทีมที่กำลังขยาย แม้ในแพลนฟรีก็สามารถใช้ฟีเจอร์หลักได้ครบอย่างไม่จำกัดจำนวนสมาชิกและ Tasks เราจึงขอยกแพ็กเกจฟรีของ ClickUp ให้เป็นที่สุดของความคุ้มค่าด้วย Unlimited Seats and Tasks

ต้องยอมรับว่า ในเรื่องฟีเจอร์ลูกเล่นและการใช้งานนั้น ClickUp เก็บได้ละเอียดและครบเครื่องมาก ๆ สามารถจัดการทุกอย่างได้ในแพลตฟอร์มเดียว แต่อย่าเพิ่งรีบตัดสินใจไป เพราะเรายังมีซอฟต์แวร์อีก 4 ตัวที่เหลือให้คุณนำไปพิจารณาอยู่

ใครที่อยากรู้จักฟีเจอร์และการใช้งานบน ClickUp มากขึ้น สามารถไปอ่านรีวิวฉบับเต็มได้ที่นี่‍

สำหรับใครที่สนใจอยากนำ ClickUp ไปใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร ทาง The Growth Master ก็ยินดีให้คำปรึกษาและวางแผนการใช้งานที่เหมาะสมที่สุดกับทีมของคุณ โดยสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมเพียงแค่คลิกที่รูปด้านล่างได้เลย

‍

Asana

หลาย ๆ คนน่าจะคุ้นหูกับชื่อ Asana ซึ่งถูกสร้างขึ้นในปี 2008 โดย Dustin Moskovitz หนึ่งในผู้ร่วมก่อตั้ง Facebook และ Justin Rosenstein อดีตวิศวกรที่เคยทำงานให้ทั้ง Facebook และ Google ธุรกิจที่ใช้ Asana ก็มีอยู่มากมายทั้ง Dropbox, Pinterest, Stripe, Twitter, Accenture และ Uber

จุดเด่นและฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

Asana มีความโดดเด่นในด้านการใช้งานที่ค่อนข้างยืดหยุ่น ฟีเจอร์ที่ครอบคลุมในด้าน Task Management และหน้าตาการใช้งานที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ แม้จะเป็นผู้ที่ไม่เคยใช้ Project Management Tools มาก่อน ก็สามารถเรียนรู้การทำงานของแอปนี้ได้ไม่ยาก

- มุมมองที่หลากหลายและการสร้าง Nested Subtask

ในด้านมุมมอง หรือ View สามารถปรับได้หลากหลายตั้งแต่ List, Kanban Board, Gantt Chart, Activity, Timeline, และ Workload แม้จะดูแบบ Spreadsheet ไม่ได้ แต่ก็ถือว่าครอบคลุมและมีหลากหลายมากเลยทีเดียว

สำหรับการสร้างและจัดการ Tasks ก็สามารถสร้าง Subtasks และ Nested Subtask เพื่อแบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ หรือระหว่างหลาย ๆ คนภายในงานหลักหนึ่งงานได้ รวมถึงการสร้าง Recurring task และ Prioritize นั้นก็ทำได้เช่นกัน แต่น่าเสียดายที่ไม่มีฟีเจอร์ Checklists และ Multiple Assignees

- In-app Notepad และ Task Conversation

ด้านการประสานงานและสื่อสารนั้นนั้น Asana ทำออกมาได้ดีพอ ๆ กับ ClickUp ด้วยฟีเจอร์การแท็กและคอมเมนต์, Notepad เพื่อจดบนทึก และ Task Conversation ภายในแอป พร้อมกับความสามารถด้าน Integration ที่เชื่อมต่อได้มากกว่า 400 ซอฟต์แวร์ จัดว่าเยอะและครอบคลุมมาก ๆ​​

สามารถสร้าง  Dashboard เพื่อดูสรุปภาพรวมความคืบหน้าของโปรเจกต์หรีอทีม โดยจะกำหนดและปรับแต่งรายงาน Dashboard ใน Google Sheets หรือจะ Export ออกไปเป็นไฟล์ PNG ก็ทำได้ ในแพ็กเกจ Premium จะเพิ่มจำนวน Dashboard ได้ไม่จำกัด

- หน้า My Task ส่วนตัวสำหรับจัดการงาน

มีหน้า My Task เพื่อช่วยในการวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงานในแต่ละวัน โดย Asana สามารถใช้ได้ทั้งผ่านเว็บเบราว์เซอร์, เดสก์ท็อปแอปสำหรับ macOS และ Windows รวมถึงแอปบนมือถือทั้งระบบปฏิบัติการ iOS และ Android

ข้อแนะนำ

อย่างไรก็ตาม แม้ Asana จะยังไม่มีฟีเจอร์ Time Tracking ในตัว แต่ผู้ใช้งานสามารถใช้โปรแกรมอื่น ๆ ต่อ Integration เข้ามาเสริม Asana ได้ เช่น  Harvest, WebWork Time Tracker, Tick หรือ Clocktify เป็นต้น

นอกจากนี้ยังมีข้อจำกัดที่มอบหมายงานได้แค่หนึ่งคนต่อหนึ่งงาน เนื่องจากไม่มีฟีเจอร์ Multiple Assignees ถ้าต้องการ Assign หลายคนในหนึ่ง Task ผู้ใช้สามารถสร้าง Subtask แล้ว Assign งานให้แต่ละคนในทีมทีละ Subtask ได้เช่นกัน

Asana เหมาะกับใคร

Asana เป็นแอปด้าน Project Management ที่สามารถนำไปปรับใช้กับการทำงานของทีมได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการตลาด, การบริหารจัดการต่าง ๆ, ไอที, การเงิน และอีกมากมาย หรือจะเป็นการวางแผนสำหรับงานอีเวนต์ต่าง ๆ ที่มีผู้เข้าร่วมหลักหมื่นคน Asana ก็ทำได้เช่นกัน

Asana นั้นจึงถือว่าค่อนข้างเหมาะกับบริษัทที่มีหลายแผนกในองค์กร ด้วยความยืดหยุ่นสูง ความรวดเร็วของระบบ ฟีเจอร์การใช้งานที่ครอบคลุม การติดตั้งที่รวดเร็ว และรูปร่างหน้าตาการใช้งานที่เป็นมิตรกับผู้ใช้

หากเทียบกับฟีเจอร์หลักของ ClickUp แล้ว ถือว่ามีความคล้ายคลึงกันอยู่พอสมควร เหมาะกับทีมที่ไม่ได้มีการทำงานแบบ Cross-functional เท่า Clickup หรือกับทีมกึ่ง Cross-functional ที่แต่ละคนยังมีส่วนที่แยกกันทำงานอยู่ ซึ่งสังเกตได้จากการที่ยังไม่มีฟีเจอร์ Multiple Assignee

ราคา

สำหรับแพ็กเกจฟรีของ Asana จะจำกัดจำนวนผู้ใช้ที่ 15 คน  และสร้างได้ 1,000 tasks ต่อทีม แต่สามารถอัพแพ็กเกจได้ โดยจะมีราคาเริ่มต้นที่ $10.99 ต่อผู้ใช้งานหนึ่งคน สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพลนของ Asana ได้ ที่นี่

‍โดยรวมแล้ว Asana เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ หากใครต้องการอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Asana สามารถอ่าน บทความรีวิวและเปรียบเทียบ Trello, Asana, monday.com จาก The Growth Master ได้เลย

Jira 

มาถึงคิวรุ่นใหญ่ที่มีอายุเก่าแก่ที่สุดในบรรดาซอฟต์แวร์ที่เราหยิบยกมา Jira เปิดตัวให้ใช้งานครั้งแรกมาตั้งแต่ปี 2002 เป็นซอฟต์แวร์หมวดหมู่ Productivity จาก Atlassian (บริษัทเจ้าของเดียวกับ Trello) ซึ่งถูกนำมาใช้งานอย่างแพร่หลาย ไม่ว่าจะเป็น Twitter, Visa, Pfizer และ Cisco ปัจจุบัน Jira มีลูกค้ามากมายทั่วโลกกว่า 122 ประเทศ มีเวอร์ชั่นฟรีให้ใช้เช่นกัน

จุดเด่นและฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

Jira โดดเด่นในด้านการใช้งานที่เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่และถูกพัฒนามาเพื่อเสริมสร้างการทำงานแบบ Agile โดยเฉพาะ ด้วย Scrum board, Kanban board, Scrum analytics, Backlog การออกแบบการเก็บข้อมูลและขั้นตอนของงานได้อย่างอิสระ รวมถึงการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ 

มีการใช้งานและจุดประสงค์ในการทำงานแตกต่างจากซอฟต์แวร์ตัวอื่น ๆ เน้นการจัดการโปรเจกต์แบบ Scrum โดยจะแบ่งการทำงานออกเป็น Epic, Story, Task และ Subtask เป็นหลัก มีการทำงานแบบ Sprint และ การติดตาม Issues รวมถึงจัดการ Bug ต่าง ๆ

สำหรับบริษัทที่มีทีมและโปรเจกต์ขนาดใหญ่ การแบ่งการทำงานออกเป็น Project, Task, และ Subtask อาจไม่เพียงพอ เพราะในโปรเจกต์หนึ่งอาจประกอบด้วยหลายทีม หลายเซอร์วิส ทำให้ไม่สามารถทำงานให้เสร็จภายในระยะเวลาอันสั้น

- การแบ่งงานแบบ Epic และ Story

Jira จึงได้มีการแบ่งงานออกเป็น Epic และ Story เพิ่มเข้ามา โดยในหนึ่ง Project จะประกอบด้วยหลาย ๆ Epic แต่ละ Epic คือผลลัพท์และเป็นเหมือนธีมของ Story ซึ่งในหนึ่ง Epic จะประกอบด้วยหลาย ๆ Story แต่ละ Story จะนำไปสู่การสร้าง Task และ Subtask เพื่อดำเนินงานต่อไปเป็นส่วน ๆ ตามความเหมาะสม รวมถึง Plan, Track, Release และทำ Report ได้​

- การยก Backlog ไป Sprint ถัดไปอัตโนมัติ

ในการใช้งานแบบ Scrum ที่ทีมสามารถใช้ฟังก์ชั่น Sprint ได้นั้น มีจุดที่น่าสนใจก็คือ เมื่อผู้ใช้งานเลือก Backlog มาใส่ Sprint และกำหนดเวลาแล้ว เมื่อหมดเวลาที่กำหนดไว้ Backlog ที่ยังทำไม่เสร็จใน Sprint นั้น จะถูกยกมา Sprint ถัดไปโดยอัตโนมัติทันที

- หน้า Dashboard กับ Report ที่หลากหลาย

อีกทั้งยังแสดง Report ได้หลากหลาย ใน Dashboard มีถึง 33 Gadgets ให้นำมาใส่ได้ ไม่ว่าจะเป็น Burndown chart, Sprint report, Velocity chart หรือ Flow diagram เป็นต้น ซึ่งในส่วนนี้จะช่วยให้บุคลากรระดับสูงสามารถติดตาม Performance ของทีมได้แบบเรียลไทม์ 

- รูปแบบที่เหมาะกับ Issue Management 

อีกจุดหนึ่งที่โดนเด่นอย่างมากก็คือในด้าน Bug Tracking and Issue Management ที่ Atlassian ตั้งใจพัฒนา Jira มาเพื่อให้คอยช่วยเหล่าผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ในเรื่อง Bug tracking ของโปรเจกต์ ซึ่ง Bug และปัญหาที่พบทั้งหมดจะสามารถดูได้ใน Backlog ซึ่งจะช่วยให้ทีมสามารถเรียงลำดับว่าจะจัดการ Bug ใดก่อน

และด้วยความเป็น Atlassian ทำให้ในด้าน Integration ของ Jira นั้นเหนือชั้นกว่าในบรรดา 5 ตัวที่เรายกมา โดยสามารถเชื่อมต่อได้มากกว่า 3,000 แอป ซึ่งจุดนี้ก็เสริมทำให้ขีดจำกัดการทำงานของ Jira นั้นทรงพลังและเหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ยิ่งขึ้นไปอีก

ข้อแนะนำ

หากพูดกันตามตรง Jira มีหน้าตาการใช้งานที่ค่อนข้างยากและซับซ้อน เหมาะกับผู้ใช้งานที่มีทักษะหรือผ่านการใช้งาน Jira หรือ Scrum Software Tools ตัวอื่น ๆ ที่ใช้งานได้ง่ายมาก่อน และยังเป็นแอปที่หนักมากในการติดตั้งอีกด้วย

นอกจากนี้ยังไม่มีฟีเจอร์สำหรับการสื่อสารภายในตัวแอป, Multiple Assignees หรือ Teams สำหรับมอบหมายงานหลาย ๆ คนในหนึ่ง Task ที่จะช่วยเสริมการทำงานในด้าน Team Collaboration อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม Jira มีการต่อส่วนขยายได้เฉกเช่นเดียวกับซอฟต์แวร์ตัวอื่น ๆ ได้มากถึง 3,000 รายการ สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือด้านการประสานงานอย่าง Slack เพื่อช่วยเสริมด้าน Collaboration โดยเลือกเชื่อมต่อจาก Atlassian Marketplace ได้เลย

Jira เหมาะกับใคร

Jira จัดเป็น Scrum Software Tools ที่เหมาะกับทีมขนาดใหญ่ หรือองค์กรระดับ Enterprise และเป็นประโยชน์อย่างยิ่งกับทีม Software Developer ที่ต้องอาศัยการทำงานแบบ Agile แต่หากต้องการรูปแบบอื่นที่ไม่ใช่ Scrum ซอฟต์แวร์ตัวอื่นจะมีการปรับแต่งที่หลากหลายและยืดหยุ่นกว่า

นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถติดตามงานได้ว่า ขณะนี้ได้ดำเนินไปถึงขึ้นตอนไหนแล้ว งานไหนทำได้ดี งานไหนล่าช้า และนำ Story Point ไปช่วยประเมินระยะเวลาการดำเนินงานและความเสี่ยงได้อีกเช่นกัน 

อย่างไรก็ตาม ทีมอื่นที่ไม่ใช่ Software Developer ก็สามารถใช้ Jira ได้เช่นกัน เพราะ Jira มี Template ให้เลือกมากมายตามความเหมาะสม ฝ่ายการตลาดสามารถใช้ Jira สำหรับวางแผนเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือการจัดอีเวนต์ขนาดใหญ่ หรือฝ่าย HR จะสร้าง Workflow บน Jira สำหรับวางแผนขั้นตอนการ Hiring และ Onboarding ก็ได้เช่นกัน

ราคา

Jira มีแพ็กเกจฟรีซึ่งสามารถใช้ร่วมกันได้ 10 คนแต่จะมีข้อจำกัดในการใช้งานฟีเจอร์บางอย่าง สำหรับใครที่อยากใช้มากกว่าแพ็กเกจฟรี จะมีแพ็กเกจ Standard ราคาเริ่มต้นที่ $7 ต่อคน อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Jira Pricing ได้ที่นี่

Airtable

Airtable คือ ซอฟต์แวร์ที่ผสมผสานการใช้งานระหว่าง Database และ Spreadsheet (อย่าง Google Sheets หรือ Excel) เข้าไว้ด้วยกัน ปัจจุบัน Airtable ถูกนำมาใช้งานอย่างแพร่หลายในหลากหลายอุตสาหกรรมธุรกิจ ตัวอย่างองค์กรที่นำ Airtable ไปใช้ เช่น Nike, Live Nation, NBC Universal และ Bark & Co. เป็นต้น

โดยฟีเจอร์ของ Airtable นั้นถูกออกแบบมาเพื่อจัดการข้อมูลที่เป็นชีทให้แสดงผลได้หลายมุมมอง เพื่อเสริมการทำงานด้านต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Project Management, คลังสินค้า, บุคลากร, CRM (Customer Relationship Management) และอีกมากมาย ให้มีประสิทธิภาพและเป็นระบบมากขึ้น

จุดเด่นและฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

จุดเด่นคือการเป็น Data Sheet เก็บข้อมูลที่สามารถปรับได้หลากหลายมุมมอง และใส่ Rich-text editing ได้ ทั้ง Checkbox, วิดีโอ, ไฟล์ต่าง ๆ และอีกมากมาย ประยุกต์ใช้ได้หลากหลาย และการนำมาใช้เป็น Project Management Tool ก็เป็นความสามารถเพียงส่วนหนึ่งของ Airtable เท่านั้น

Airtable มีความสามารถในการเก็บ Data base โดยจะแบ่งการทำงานออกเป็น Workspace ที่เป็นโฟลเดอร์ใหญ่สุด รองลงมาคือ Base โฟลเดอร์โปรเจกต์ ภายในแต่ละ Base จะประกอบไปด้วย Table ซึ่งเป็นโฟลเดอร์ย่อย และ Record เป็นเหมือนข้อมูลส่วนย่อยในแต่ละ Table โดยมี Field เป็นตัวกำหนดการแสดงข้อมูล 

- Datasheet ที่ปรับแต่งได้อย่างอิสระและยืดหยุ่น

ในส่วนของ Field ก็สามารถปรับแต่งและเลือกใส่การแสดงผลข้อมูลได้อย่างอิสระทั้ง Checkbox, Dropdown, คนในทีม, วันที่, หน่วยเงิน, ตัวอักษร, งบประมาณ, ไฟล์ต่าง ๆ และอีกมากมาย

สำหรับการนำมาประยุกต์ใช้เป็น Project Management Tools ในการเริ่มต้นใช้งานจะมี Template Project Tracker ให้เลือกใช้ หรือหากต้องการสร้างเองใหม่ตามความเหมาะสมกับธุรกิจก็ทำได้เช่น โดย Airtable จะทำหน้าที่เหมือนเป็น Data Base Project Management ที่เช็กได้ว่า ใครรับผิดชอบอะไร งานใดเสร็จไปถึงไหนแล้วบ้าง ด้วยฟีเจอร์ Filter และการปรับมุมมองอันหลากหลาย ทั้ง Grid View, Kanban Board, Calendar View หรือ Gallery View

- Airtable Blocks หน้าต่างสำหรับดูข้อมูลอย่างละเอียด  

และยังมีฟีเจอร์อันน่าสนใจอย่าง Blocks ที่มาในแพ็กเกจ Pro เป็นฟีเจอร์ที่แอปอื่นไม่มี ทำหน้าที่เป็นหน้าต่างย่อยที่เพิ่มขึ้นใน Base ทำให้ใช้เป็นจอแยกสำหรับดูข้อมูลจาก Integrations กับแอปอื่น ๆ อย่าง Google Cloud Vision, Translate app หรือ Send SMS app ผ่าน Airtable API ได้โดยตรง 

สำหรับการแสดงผล Blocks จะช่วยให้การดูกราฟเพิ่มเติมง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น โดยผู้ใช้สามารถใส่ลูกเล่นได้มากมาย ทั้ง Map, Chart, Timeline และ Workload ซึ่งฟีเจอร์ Blocks นี้เป็นจุดที่ทำให้ Airtable แตกต่างจากซอฟต์แวร์อื่น ๆ อย่างชัดเจน ที่ส่วนใหญ่จะเป็นหน้า Dashboard 

- ระบบ Automation ใน Spreadsheet

นอกจากนี้ ยังเป็น Super Spreadsheet ที่ใส่ระบบอัตโนมัติเข้าไปได้ ทำให้ไม่ต้องกังวลกับการทํางานซ้ำๆ ลดเวลาและข้อผิดพลาด ตอบโจทย์การทำงานแบบ Cross-Functional Team เป็นอย่างมาก

- สร้าง Application ส่วนตัวเบื้องต้น

และหลายคนอาจนึกไม่ถึงว่า Airtable สามารถนำไปใช้ในการสร้างแอปได้ หลาย ๆ บริษัทได้นำ Airtable ไปประยุกต์ใช้เป็นระบบหลังบ้าน โดยจะทำการเก็บคอมเมนต์และข้อมูลต่าง ๆ ในรูปแบบ Data base ด้วยการเชื่อมต่อ API จาก Airtable ที่ชื่อว่า Blocks SDK เพื่อมาแสดงผลบน Record โดยอัตโนมัติ

ซึ่งก็ไม่ต้องกลัวว่าการเริ่มต้นใช้งานแอปนี้จะยาก เนื่องจาก Airtable มี Template ต่าง ๆ แบบพร้อมใช้งานมาให้เราเลือกนำไปใช้ในด้านต่าง ๆ ตามความเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็น Task Management, HR, Accounting, Marketing, Sales และ Event Planning

ข้อแนะนำ

แม้ว่าจะมีหลักการทำงานเหมือนกับ Excel และ Sheet เพียงแต่รูปแบบการนำเสนออาจดูง่ายกว่า Excel แต่สำหรับบางคนที่ใช้งาน Spreadsheet แค่จดบันทึก หรือทำข้อมูลง่าย ๆ อาจรู้สึกว่า การใช้งาน Airtable นั้นค่อนข้างยากและไม่ค่อยคุ้นเคยเท่าไหร่ 

สำหรับการใช้ Formula หรือสูตร Airtable ไม่ได้เด่นในเรื่องการทำสูตรเท่า Excel เพราะการใช้งานสูตรบน Airtble ไม่ได้ทำทีละเซลล์เหมือน Excel แต่ต้องทำทั้ง Field ทำให้การประยุกต์ใช้จะยากกว่า

และเนื่องจาก Database ของ Airtable เป็นข้อมูลที่สัมพันธ์กัน เมื่อลบ Record ใดไป ก็เหมือนกับการลบทั้ง Row ทั้งแถว ในแง่นี้การใช้งานบน Google Sheet และ Excel จะมีความยืดหยุ่นมากกว่า เพราะสามารถลบเฉพาะเซลล์ที่เลือกได้โดยจะไม่ส่งผลกระทบกับ Column และ Row อื่น ๆ

อย่างไรก็ตามในแพลนฟรีจะไม่สามารถเลือกมุมมอง Gantt Chart ได้ หากต้องการเลือกมุมมอง Gantt Chart จะต้องใช้เป็นแพ็กเกจ Pro และ Enterprise ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่ $20 ต่อผู้ใช้งาน ซึ่งอาจจะไม่เหมาะกับทีมที่มีงบจำกัดและต้องศัยการดู Workflow แบบ Gantt Chart 

Airtable เหมาะกับใคร

Airtable เป็นแอปที่เหมาะกับการทำงานแบบ Cross-Functional Team ด้วยฟีเจอร์ที่เสริมด้านการสื่อสารในตัวแอป รวมถึง Time Tracking และ World Clock บวกกับการใช้งานที่ค่อนข้างยืดหยุ่นและครอบคลุม ทำให้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้หลากหลาย ไม่ใช่แค่ในด้าน Project Management แต่นำไปใช้กับทีมอื่น ๆ ได้เช่นกัน

สำหรับการอนุญาตว่าจะให้ใครเข้าถึงในแต่ละ Base, Record และ Field พร้อมทั้งสามารถกำหนดระดับในการเข้าถึงว่า แต่ละคนทำได้เพียงดู, คอมเมนต์ หรือแก้ไขเอกสารได้เลย

นอกจากนี้ยังเหมาะกับเหล่าผู้พัฒนาและธุรกิจที่ต้องการสร้างแอปส่วนตัวที่ไม่จำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์ขั้นสูง โดยสามารถนำ Airtable มาประยุกต์ใช้เป็นระบบหลังบ้านด้วยฟีเจอร์การสร้างแอปในโปรแกรมและ Blocks SDK ซึ่งเป็น API จาก Airtable

ราคา

สำหรับแพ็กเกจฟรี สามารถสร้าง Base ได้ไม่จำกัด ซึ่งในแต่ละ Base จะสร้างได้ 1,200 Records และมีความจุ 2GB พร้อมมุมมอง Grid, Calendar, Kanban, Form และ Gallery หากใครต้องใช้งานมากกว่านั้นจะมีค่าใช้จ่ายเริ้มต้นอยู่ที่ $10 ต่อผู้ใช้งาน/เดือน 

หากใครสนใจการใช้งาน Airtable ก็สามารถเข้าไปอ่านบทความ รีวิว Airtable จาก The Growth Master และดูรายละเอียดในแต่ละแพ็กเกจของ Airtable ได้ที่นี่

Trello

ซอฟต์แวร์ตัวสุดท้ายในบทความนี้ คงหนีไม่พ้น Trello ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่หลาย ๆ คนเลือกหยิบมาใช้เป็นตัวแรก อีกหนึ่งซอฟต์แวร์ในเครือของ Atlassian ที่หลาย ๆ บริษัทด้านเทคโนโลยีก็ได้นำไปใช้ใน Tech Stack ของพวกเขา เช่น Slack, Dropbox, Bitbucket, Azure DevOps และ Figma

แต่ Trello นั้นจะแตกต่างจากซอฟต์แวร์ตัวอื่น ๆ ตรงที่เน้นการใช้งานในรูปแบบของ Kanban Board ซึ่งทำให้มีการทำงานที่เข้าใจได้ง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน แถมยังมีแพลนฟรีให้ใช้งานได้อีกด้วย

จุดเด่นและฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

Project Management Tools หลาย ๆ ตัวนั้นเต็มไปด้วยฟีเจอร์มากมายที่อาจเป็นปัญหาใหญ่กับผู้ใช้งานได้ แต่ Trello เป็นเครื่องมือที่เน้นความเรียบง่ายในการจัดการงานด้วยคอนเซปต์ของ Kanban โดยที่ยังคงความสามารถในด้าน Project Management และการทำงานร่วมกัน

 นอกจากมุมมองแบบ Kanban แล้ว ในแพ็กเกจ Premium จะมีมุมมองอื่น ๆ ให้ปรับใช้ทั้ง Map, Timeline, Table และ Calendar พร้อมทั้งหน้า Dashboard เพื่อแสดงประสิทธิภาพและการทำงานของทีม

- Custom Fields

ซึ่งการ์ดแต่ละใบบนบอร์ดก็สามารถปรับแต่งได้อย่างอิสระด้วยฟีเจอร์ Custom Fields ทำให้คุณสามารถใส่รายละเอียดของแต่ละ Task ได้ทั้ง Checklist, Label, Multiple assignees, วันที่, ไฟล์ต่าง ๆ และ Comment ที่จะช่วยให้ทีมสามารถสื่อสารกันได้ง่ายขึ้น

- ฟีเจอร์ Power-Ups ในการ์ดแต่ละใบ

อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่น่าสนใจมาก ๆ คือ Power-Ups ซึ่งก็คือ Integrations ที่เราเห็นในซอฟต์แวร์ตัวอื่น ๆ โดย Trello สามารถเชื่อมต่อโปรแกรมอื่น ๆ ได้มากมายมากกว่า 600 โปรแกรม ทั้ง Slack, Google Drive, Salesforce, Calendar, Gmail และอื่น ๆ อีกมากมาย ทำให้ผู้ใช้สามารถอัปเดตงานต่าง ๆ จาก Trello ได้โดยตรง

แต่บน Power-Ups จะต่างกับ Integration ทั่วไปตรงที่จะเป็นฟีเจอร์เล็ก ๆ ที่เข้ามาเสริมในตัวการ์ด เช่น Card mirroring เพื่อสร้างการ์ดซ้ำในแต่ละบอร์ด, การตั้ง Relationship ของการ์ด หรือการดูการ์ดแบบ Gantt Chart ทำให้ Trello ที่ดูเหมือนจะเรียบง่ายและธรรมดา กลับไม่ธรรมดาขึ้นมาในทันตา

- Butler Automation

นอกจากนี้ยังมี Butler Automation เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างการทำงานแบบอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายภายในไม่กี่คลิก ไม่ต้องเขียนโค้ด เพียงแค่กำหนดคำสั่งหรือ Trigger และเลือก Action หรือผลลัพท์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น ซึ่งจะลดเวลาและทำให้ทีมสามารถไปโฟกัสกับ Task สำคัญอื่น ๆ ได้มากขึ้น

เช่น การดึงงานเร่งด่วนขึ้นมาแสดงด้านบนของบอร์ด โดยเลือก Trigger เป็น ป้ายกำกับว่าเร่งด่วน และเลือก Action เป็นการย้ายการ์ดไปด้านบน, แท็กสมาชิกที่จะมารับผิดชอบ และเพิ่ม Due Date ในอีก 3 วันข้างหน้าโดยอัตโนมัติ

ข้อแนะนำ

ด้วยหน้าตาและฟังก์ชั่นที่เรียบง่าย ทำให้ Trello มีข้อจำกัดด้านการใช้งานและการปรับแต่ง Template มากกว่าซอฟต์แวร์ตัวอื่น ๆ ซึ่งอาจไม่ตอบโจทย์ความต้องการที่หลากหลายและการขยายทีมเท่าไหร่นัก เนื่องจากการขยายทีมต้องอาศัยการปรับแก้ขั้นตอนและรูปแบบในการทำงาน ซึ่งใน Trello จะทำได้ค่อนข้างยากเพราะรูปแบบ Kanban

ในการ์ดแต่ละใบจะไม่สามารถสร้าง Sub task ได้ สร้างได้เพียง Checklist ซึ่งไม่สามารถ Assign งานให้เพื่อนร่วมงานได้ ทำให้การติดตามงานค่อนข้างยุ่งยาก และอาจไม่ซัพพอร์ตการทำงานแบบ Cross-Functional Team ได้มากเท่าที่ควร

และแม้ว่า ในแพ็กเกจ Premium จะมีมุมมองอื่นให้เลือกปรับ แต่ก็ยังไม่มีมุมมอง Gantt Chart ที่ช่วยให้เห็นถึงจุดเชื่อมต่อของแต่ละ Task ซึ่งหากเกิดข้อผิดพลาดตรงจุดใดขึ้น Gantt Chart จะช่วยให้เห็นถึงผลกระทบที่เกิดกับ Task อื่น ๆ เพื่อป้องกันปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นให้ได้อย่างทันท่วงที

หากจะเพิ่มเงินเพื่อซื้อแพ็กเกจ Trello รายเดือน การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ตัวอื่นที่มีความยืดหยุ่นกว่าตั้งแต่ต้นในราคาเท่ากัน โดยรวมแล้วจะคุ้มค่ามากกว่า อย่างไรก็ตามสำหรับการใช้งานเริ่มต้น หากใครต้องการตัวเลือกที่ง่ายและไวที่สุด Trello ก็เป็นเครื่องมือแรก ๆ ที่หลายคนควรเลือกลองใช้ 

Trello เหมาะกับใคร

ถึงจะเป็น Atlassian เหมือน Jira แต่การทำงานของทั้งสองแอปนั้นมีความแตกต่างกันพอสมควร เนื่องจาก Trello จะมีการทำงานที่ซับซ้อนน้อยกว่าและเหมาะกับทีมโปรเจกต์ขนาดเล็กที่ต้องการความเรียบง่ายและเน้นการจัดการแบบ Kanban และสำหรับการทำงานแบบ Scrum และ Sprint  อาจไม่ตอบโจทย์เท่า Jira

และด้วยฟังก์ชั่นการใช้งานที่เข้าใจง่าย ไม่ยุ่งยาก ทำให้ เพราะพนักงานไม่ต้องใช้เวลามากมายการเรียนรู้เครื่องมือก็สามารถใช้งาน Trello ได้ทันที

องค์กรใดที่อยากจะเริ่มนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงานและมีงบประมาณจำกัด ก็ลองใช้ Trello ในขั้นแรกก่อน แล้วค่อยเปลี่ยนไปเป็นซอฟต์แวร์ตัวอื่นยังได้

แต่องค์กรที่มีการทำงานแบบ Cross-functional อย่างเข้มข้น การทำงานในรูปแบบ Kanban อาจยังไม่ครอบคลุมและตอบโจทย์ขนาดนั้น และการสวิชต์บอร์ดยังมีจุดที่ติดขัดอยู่ Trello จึงเหมาะกับการใช้งานกับทีมขนาดเล็กที่ไม่มีขั้นตอนการทำงานไม่เยอะ หรือเฉพาะทีมตัวเองที่ไม่ได้ยุ่งกับโปรเจกต์อื่น 

ราคา

สำหรับแพ็กเกจฟรี จะไม่จำกัดจำนวนการ์ดและสมาชิก แต่สามารถสร้างได้เพียง 10 บอร์ด และแนบไฟล์ขนาดไม่เกิน 10MB ได้เท่านั้น ใครที่ต้องการใช้งานมากกว่าแพลนฟรี จะมีแพ็กเกจ Standard โดยมีราคาเริ่มต้นที่ $5 ต่อผู้ใช้งาน ใครที่สนใจ Trello สามารถเข้าไปดูแพ็กเกจอื่นเพิ่มเติมได้ที่นี่

ตารางเปรียบเทียบ และสรุปทั้งหมด

เครื่องมือด้าน Project Management แต่ละตัวก็มีจุดเด่น ข้อดี และข้อจำกัดแตกต่างกันไป ทั้งนี้ควรเลือกตามความเหมาะสมกับสไตล์การทำงานของทีมและองค์กร ซึ่งซอฟต์แวร์ทุกตัวที่เรายกมารีวิวในครั้งนี้ก็มีแพ็กเกจฟรีให้คุณสามารถเข้าไปทดลองใช้ได้ว่าตัวไหนจะใช่สำหรับคุณที่สุด

สำหรับทีมที่เพิ่งก่อตั้งหรือกำลังขยาย ควรมองหาซอฟต์แวร์ที่มีการใช้งานที่ครบถ้วนและยืดหยุ่นได้มากกว่า เพราะจะทำให้ทีมไม่ต้องเปลี่ยนซอฟต์แวร์และเสียเวลาไปเรียนรู้เครื่องมือใหม่ ๆ ดังนั้นการลือกเครื่องมือที่เหมาะสมตั้งแต่แรกจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะนั่นคือการวางรากฐานอันแข็งแกร่งให้กับองค์กร

ในมุมมองของเรา ขอมอบมงให้ ClickUp เป็นที่สุดของ Project Management Software ด้วยความเป็น All-in-one tool และยืนหนึ่งในด้านการใช้งานที่ยืดหยุ่น เหมาะกับการขยายทีมและสไตล์การทำงานของ The Growth Master มากที่สุด

อย่างไรก็ตาม เราขอย้ำว่า ไม่มีเครื่องมือใดที่ดีไปกว่ากัน มีแต่เหมาะสมมากน้อยแค่ไหนกับการทำงานของคุณ ในเบื้องต้น คุณอาจลองเช็กจากตารางด้านบนว่า คิดว่าซอฟต์แวร์ตัวไหนน่าจะเหมาะกับสไตล์การทำงานของทีมมากที่สุด

เราเชื่อและหวังว่าว่า บทความนี้จะช่วยให้คุณสามารถเลือกซอฟต์แวร์ไปใช้ในการทำงานได้ง่ายขึ้น ถึงแม้อาจจะยังไม่เจอตัวที่เหมาะที่สุดตั้งแต่การเลือกครั้งแรกทันที แต่อย่างน้อยก็ตัดตัวเลือกให้เหลือเพียงไม่กี่ตัว และช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจง่ายขึ้น

สำหรับใครที่สนใจนำ ClickUp ไปใช้ในการทำงาน ทางทีม The Growth Master ก็ยินดีและพร้อมที่จะเป็นส่วนหนึ่งในการให้คำปรึกษาและสร้าง Workflow ที่เหมาะสมบน ClickUp เพื่อยกระดับการทำงานในองค์กรของคุณให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยสามารถคลิกที่รูปด้านล่างเพื่ออ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้เลย

 Source: ClickUp, Bossbabe, Sourceforge, Capterra, Stackshare