Automate.io หรือ Zapier ไขข้อข้องใจ ใช้ Automation ตัวไหนดี

หากคุณคือคนที่มีเป้าหมายว่าต้องการลดระยะเวลาการทำงาน ลดภาระงาน ลดขั้นตอนบางอย่างออกไป นี่คือบทความสำหรับคุณ

เราเคยพูดถึงตัว Automation Software (ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ) ที่ชื่อว่า Zapier ไปแล้ว หากใครสนใจอยากรู้จักกับ Zapier ให้มากขึ้นอ่านต่อได้ที่นี่ 

วันนี้เราจะมาเพิ่มเนื้อหาให้ทุกคนได้หยิบจับซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับตัวเองมากขึ้น เราจะมาเปรียบเทียบระหว่าง Zapier และ Automate.io อีกหนึ่ง Automation Software ในจุดที่แตกต่างกัน มาดูกันว่าตัวไหนใช้ดี ตัวไหนใช้เหมาะกับคุณ

แต่ก่อนจะเริ่ม ขอทบทวนเรื่อง Automation Software ให้อีกครั้ง

Automation Software คือ?

Automation Software คือ ซอฟต์แวร์ที่สามารถทำงานได้เองอย่างอัตโนมัติ โดยที่เราจะต้องป้อนคำสั่งให้ก่อนว่า ซอฟต์แวร์ตัวนี้ต้องทำอะไรบ้าง มี Workflow ยังไง 

‘การเพิ่มระบบอัตโนมัติเข้ามาในธุรกิจ’ อาจฟังดูวุ่นวายสำหรับใครหลายคน ถ้าได้ทำความรู้จักแล้วคุณจะพบว่ามันไม่ยากขนาดนั้น มาลองทำอะไรที่เป็นอัตโนมัติบ้าง ในระยะยาวมันจะส่งผลดีมากกว่าแน่นอน การทำงานด้วยระบบเหล่านี้นอกจากช่วยคุณทำงานบางส่วนแล้ว ยังลดข้อผิดพลาดในการทำงานด้วย เพราะทุกอย่างเป็นไปตาม Workflow ที่กำหนดไว้ในตอนแรก โอกาสผิดพลาดนั้นมีน้อยมากแทบจะเป็นศูนย์จุดทศนิยม

Automation มีหลายชนิดมาก ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ตัวนั้น 

อย่างเช่น ActiveCampaign ที่สามารถส่งอีเมลแต่ละฉบับให้คนในรายชื่อโดยแยกตามกลุ่มหรือ Segment ที่ได้แบ่งไว้, Storychief ที่เขียนคอนเทนต์ในแพลตฟอร์มเดียวแล้ว publish ในช่องทางต่าง ๆ ให้เองโดยอัตโนมัติ, Supermetrics ที่ดึง Data มาใส่บน Sheet ให้เมื่อถึงเวลาที่กำหนด

นอกจากนี้ ระบบ Automation ก็ถูกสร้างขึ้นมาในซอฟต์แวร์ประเภทอื่น ๆ อีกหลายประเภทเพื่อให้การทำงานเป็นไปได้อย่างลื่นไหลมากขึ้น อย่าง ClickUp เองก็มีระบบ Automation ที่ใช้กับ Task ในตัวซอฟต์แวร์เหมือนกัน เช่น เมื่อเปลี่ยนสถานะของงาน จะเปลี่ยนผู้รับชอบหรือ Assignee ให้โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับการส่งต่องานมาก ๆ

แต่จากที่พูดมา มันคือการ Automate ภายในตัวซอฟต์แวร์เอง ไม่ได้เชื่อมไปถึงที่อื่น หรือเชื่อมอย่างเฉพาะเจาะจงเอามาก ๆ จึงต้องมีซอฟต์แวร์ที่เป็น Connector อย่าง Automate.io หรือ Zapier ที่ใช้เชื่อมต่อแอปต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ให้มันทำงานได้เอง 

ตัวอย่าง เมื่อเกิด Trigger ในแอปหนึ่ง แล้วเกิด Action ในอีกแอปหนึ่ง

เมื่อทีมฟรีแลนซ์อัปโหลดไฟล์งานขึ้นบนระบบ Cloud ที่เราเชื่อมต่อไว้ ไฟล์งานนั้นจะถูกอัปขึ้นเป็น Task ใน Task Management Software

จะเห็นว่ามันมีการใช้แอป 2 ตัวด้วยกัน คือ Cloud และ Task Management ทำงานต่อเนื่องกันได้ด้วย Connector นอกจาก Zapier และ Automate.io  ยังมีตัวอื่นที่ดัง ๆ อีก เช่น Integromat, Microsoft flow

บทความที่เกี่ยวข้อง

ActiveCampaign ผู้ช่วยทำ Email Marketing คนสำคัญ

All in one click ด้วย Supermetrics ช่วยจัดเก็บ Data ของคุณแบบอัตโนมัติ

ClickUp แอปที่ช่วยจัดระเบียบการทำงานให้คุณมีเวลาเพิ่มขึ้นอีก 20%

ทำความรู้จักกับ Automate.io

Automate.io คือ Automation Software ที่มีลักษณะเป็นท่อต่อเชื่อมแอปหรือซอฟต์แวร์อื่น ๆ เข้าด้วยกัน 

ก่อตั้งเมื่อปี 2015 และ Launch ในปี 2016 ปัจจุบันอยู่ที่ Seed funding ด้วยเงินระดมทุน 150,000 เหรียญ เรียกได้ว่าเป็นน้อง ๆ ของ Zapier แค่ 4 ปีเท่านั้น ปัจจุบันถูกใช้ในธุรกิจต่าง ๆ มากกว่า 30,000 ธุรกิจ ในกว่า 90 ประเทศ 

ภารกิจของเขาคือการช่วยเหลือให้ผู้คนทำงานที่เป็น Hard Work น้อยลง Smart Work มากขึ้น งานที่ต้องใช้ทักษะต่าง ๆ แบบที่ซอฟต์แวร์ยังช่วยในการวิเคราะห์ไม่ไหว และเบาส่วนที่เป็นงานทำซ้ำให้มากขึ้น

ในตอนนี้ Automate.io พร้อมเชื่อมต่อ (integrate) กับแอปอื่น ๆ อีกกว่า 200 แอป เพื่อช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้นแล้ว

เริ่มต้นใช้งาน Automate.io

5 จุดต่าง Automate.io vs Zapier

1. ชื่อเรียก Workflow ที่ต่างกัน

ในระบบ Automation จะมี Flow การทำงานอยู่ โดยเราจะแบ่งเป็น Trigger สิ่งที่ทำ และ Action สิ่งที่เกิดตามมาจากสิ่งที่เราทำ

Zapier จะเรียก Flow นี้ว่า Zap เมื่อ Zap ทำงานจนเสร็จ จะใช้ไป 1 Task

Automate.io จะเรียก Flow ว่า Bot เมื่อ Bot วิ่งจนทำงานเสร็จ จะใช้ไป 1 Action

ในที่นี้จะขอเรียก Flow เพื่อรวบความหมายถึง Bot และ Zap

ทั้งสองซอฟต์แวร์นี้มีข้อเหมือนกัน ในการทำ Multi-step Zap ใน Zapier หรือ Multi-action Bot ใน Automate.io จำนวนของ Task หรือ Action ที่ใช้ไปจะขึ้นอยู่กับจำนวน Action ที่มี

เช่น เราสร้าง Task ใน ClickUp > ตั้ง Delay Action > แล้วให้ไปขึ้น Google Calendar 

จะเท่ากับว่า ใน 1 Trigger(ClickUp) นี้จะมี 2 Action (Delay+Google Calendar) เท่ากับ คุณใช้ไป 2 Tasks ใน Zapier หรือ 2 Actions ใน Automate.io

**เราสามารถสร้างกี่ Flow ก็ได้ จำนวน Flow ที่นับคือจำนวนที่เปิดใช้เท่านั้น เช่น ใช้ Free Plan สร้างได้ 5 Flows ซึ่งเรามี Flow ที่สร้างไว้ 10 Flows แต่เปิดใช้แค่ 1 ก็ถือว่าไม่เกินโควตาเช่นกัน

2. การทดสอบ Workflow (Testing)

ทั้งสองตัวมีข้อดีข้อเสียที่ต่างกัน

Zapier จะมีข้อดีที่การทดสอบ Zap แต่ละตัวจะเป็นการทดสอบให้เปล่า ไม่นับ Task แปลว่าเรากดทดสอบกี่ทีก็ไม่เสีย Task โดย Zap นั้นจะดึงข้อมูลที่มีอยู่แล้วมาใช้ 

เช่น เราดึงรายชื่อเดิมที่มีอยู่ในระบบ CRM มาสร้างเป็น Row ใน Spreadsheet

ปัจจุบันสามารถสร้าง Example Task ขึ้นเพื่อทดสอบ Flow ได้ด้วย แต่จะดึงมาแค่ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเทสต์เท่านั้น

Automate.io จะมีข้อดีที่ทุกครั้งที่เราสร้าง Bot เสร็จแล้วต้องการทดสอบ มันจะขึ้นหน้ามาให้เราไปลองทำเอง 

ยกตัวอย่างเดิม คือการที่เราเพิ่มรายชื่อใหม่เข้าไปในระบบ CRM เพื่อให้มันดึงออกมาสร้าง Row ในจุดนี้คิดว่าเขาวาง UX มาให้ใช้งานได้อย่างต่อเนื่องมากกว่า Zapier เล็กน้อย พอเราเพิ่มรายชื่อปุ๊บ มันจะบอกเลยว่าบอทเจอข้อมูลไหม 

Zapier จะไม่มีส่วนนี้ หลังจากเปิดใช้งาน Zap แล้วต้องคลิกหลายครั้งหน่อยเพื่อเข้าไปเช็กที่ Zap History

และข้อดีอีกอย่าง (แล้วแต่คนชอบ) 

Automate จะมีระบบสร้าง Sample Data ขึ้นมา โดยเขาจะให้เราเลือกว่าอยากใช้ Sample ไหม แล้วจะ สร้างข้อมูลคร่าว ๆ มาให้ (ตาม Trigger บางตัวก็ไม่สร้างให้) ถ้าอยากแก้ไข Sample นี้ก็คลิกแล้วพิมพ์แก้ได้เลย ถ้าคิดว่ากรอกมั่ว ๆ ไป อันนี้ไวก็จริง แต่เราอาจจะไม่เห็นข้อผิดพลาดว่าเราตั้งค่า Action นั้นได้ถูกต้องหรือเปล่า Input ไปออกที่ Output ได้ถูกต้องหรือไม่

ส่วนข้อเสียคือ ทุกการ Test นับเป็น 1 Action เสมอ แต่ยังไงก็ตาม ปกติเราจะเทสต์หลังจากสร้างเสร็จแค่ไม่กี่ครั้งแล้ว อาจจะไม่แตกต่างกันมากเท่าไรในจุดนี้ โดยรวมส่วนตัวในเรื่องนี้ชอบ Automate.io มากกว่า

สรุป คือ Zapier ดึงข้อมูลเก่ามาใช้ หรือให้ Zapier Generate Example ที่จำเป็นมาให้ได้ และในการเทสต์จะไม่นับ Task

Automate สร้าง Sample Data ให้ เหมาะสำหรับคนไม่มีข้อมูลรอไว้หรือไม่รู้จะสร้างอะไรดีขึ้นมาก่อนดี ปรับแก้ Sample Data ได้ แต่ข้อเสียก็คือทุกการเทสต์จะเสีย Action (หรือเสียเงินนั่นเอง)

เริ่มต้นใช้งาน Automate.io

3. การเชื่อมต่อกับแอปต่าง ๆ (Integration)

Zapier ชนะได้อย่างขาดลอย เพราะเชื่อมต่อเข้าแอปต่าง ๆ มากถึง 3,000 แอปด้วยกัน ซึ่งมากกว่า Automate.io มากกว่าสิบเท่าเสียอีก โดยรวมทั้งสองจะมีแอปที่คนใช้เยอะ ๆ ให้เชื่อมต่อเหมือนกัน แต่ Zapier จะมีตัวเฉพาะให้มากกว่า เพราะสามารถทำ App Partner ยื่นเรื่องเอาแอปเข้าได้ 

อีกข้อสำคัญ แอปบางตัวใน Zapier และ Automate สร้าง Trigger และ Action ได้ต่างกัน สิ่งที่ต้องทำก่อนจะเลือกอีกอย่างหนึ่ง เราย้อนกลับมาดูก่อนว่า เราจะใช้แอปอะไร ใช้ซอฟต์แวร์ตัวไหนบ้าง แล้วในเจ้า Connector สองตัวนี้ ตัวไหนสามารถสร้าง Trigger และ Action ได้ตรงกับความต้องการของเรามากที่สุด 

วิธีเช็กสำหรับ Zapier ทำได้ผ่านลิงก์นี้ ส่วน Automat ทำได้ผ่านลิงก์นี้

เลือกแอปที่ต้องการเชื่อมกันแล้วดูว่ามี Trigger กับ Action ที่ต้องการหรือไม่

ใน 3,000 แอปเราอาจจะใช้แค่ 10 เท่านั้นเอง แอปที่ใช้ได้ตรงความต้องการจึงเป็นเรื่องที่สำคัญมากกว่าจำนวนแอปที่ซอฟต์แวร์เชื่อมต่อได้เสียอีก

4. ระยะเวลาในการอัปเดต (Update time)

ระยะเวลาในการอัปเดต คือ ทันทีที่เราเปิดใช้งาน Flow มันจะมีตัวตรวจจับวิ่งหาข้อมูลใหม่ ๆ ที่เข้าเงื่อนไขแล้วลั่น Trigger โดยจะปล่อยตัวตรวจจับข้อมูลนี้เป็นรอบ ๆ ไป 

ซึ่งจริง ๆ Trigger จะแบ่งเป็นสองแบบ คือแบบเกิด Action ทันที กับแบบรอเวลา เราจะมาพูดถึงแบบรอเวลาอัปเดตกัน

ในแพ็กเกจสูง ๆ ทั้งสองตัวใช้เวลาสั้นมาก ประมาณทุก ๆ 1-2 นาทีจะปล่อยตัวตรวจจับออกไป เราจะไม่เห็นความต่างเท่าไร แต่ในแพ็กเกจต้น ๆ นี่สิ

Zapier จะมีการเช็ก Data ใหม่ ๆ ทุก 15 นาที แปลว่า Trigger ก็จะลั่นใน 1-15 นาทีนี้ อธิบายให้เห็นภาพมากขึ้น เช่น ตัวตรวจจับจะตรวจตอน 12:15 แต่มีข้อมูลเข้ามาตอน 12:12 แปลว่า 3 นาทีหลังจากนั้นที่ตรวจจับเจอถึงจะมี Action เกิดขึ้น ไม่จำเป็นต้องรอ 15 นาทีทุกครั้งไป

Automate จะมีการเช็กทุก 5 นาที นั่นแปลว่าโอกาสที่จะเจอ Data อาจเร็วกว่า Zapier ถึง 3 เท่า

สำหรับใครที่จะเลือกจากข้อนี้ต้องไปเช็กก่อนอีกสักหนึ่งว่า Trigger อันนั้นเป็น Instant หรือเกิดขึ้นทันทีไหม 

ถ้าหากว่าไม่ Automate น่าจะเป็นคำตอบที่ดีที่สุด

5. ราคาและความคุ้มค่า (Pricing)

ด้านบนเป็นของ Zapier และด้านล่างเป็นของ Automate.io 

การใช้ Multi- ที่ 1 Trigger เกิดได้หลาย Action นั้นจะทำได้แค่ในแพ็กเกจเสียเงินเท่านั้น (ทั้งสองตัว)

ความได้เปรียบที่เห็นได้ชัดคือ เมื่อเทียบราคาแต่ละแพ็กเกจกับจำนวน Action ที่จะเกิดขึ้นได้แล้ว Automate.io มีความได้เปรียบอยู่เยอะมาก 

29 เหรียญแต่สร้าง Action ได้มากเท่า 49 เหรียญบน Zapier แต่จำนวน Flow ที่สร้างได้ยังเป็นรอง Zapier อยู่มาก

ส่วนหนึ่งที่ Automate ราคาถูกกว่ามาก คาดว่าน่าจะเป็นเพราะเกิดทีหลัง ลูกค้ายังน้อยกว่า แอปที่เชื่อมได้ก็ยังน้อยกว่า ถึงแม้ว่าจำนวน Flow จะได้ไม่มากเท่า Zapier แต่เหมือนที่บอก เราอาจจะใช้แค่ไม่กี่แอป และใช้สร้าง Flow ไม่กี่ตัวเท่านั้น

เมื่อเทียบกันในมุมของราคาและ Action ที่มาจาก Trigger – Automate น่าสนใจกว่า แต่ต้องไม่ลืมว่าข้อเด่นของ Zapier คือ แอปมหาศาลที่คุณเชื่อมต่อได้มากกว่า Automate เช่นกัน

สรุป

สำหรับสองแอปนี้จะเลือกแอปไหนดี ต้องลองพิจารณาหลาย ๆ อย่าง ถ้าลองเรียงความสำคัญแบบมากไปน้อย (สำหรับ The Growth Master)

1. ใช้ Integration อะไรบ้าง และต้องการ Trigger/Action แบบไหน 

อย่าลืมเช็กก่อนสมัครแพ็กเกจว่าตรงความต้องการไหม ทั้งสองตัวบางทีก็มีไม่เหมือนกัน ถ้าต้องการใช้ยาว ๆ มีแอปให้เชื่อมได้เยอะ Zapier น่าสนใจกว่า

2. เน้นจำนวน Action หรือเน้นจำนวน Flow 

ถ้า Action ในราคาเท่ากัน Automate ได้มากกว่า ถ้าเน้น Flow ตัว Zapier สร้างได้มากกว่า ส่วนตัวแนะนำว่าดูที่ Action เป็นหลักก่อน เพราะ Flow อาจจะไม่ได้ใช้มากขนาดนั้น

แต่ถ้าหากว่าเรายังสร้าง Flow ไม่มาก Task ไม่มาก ตัดตัวฟรีออก, ราคาเริ่มต้นของ Automate.io จะอยู่แค่ 10 เหรียญเท่านั้น ซึ่งถูกกว่า Zapier ราคา 9 เหรียญด้วยกัน รวมถึงได้ระยะอัปเดตที่เร็วกว่าด้วย

3. ถ้าไม่ได้มี Flow และ Action ที่จะเกิดมากนัก อยากจะใช้แค่แพ็กเกจล่าง ๆ 

ต้องดูว่าการอัปเดตของเราจำเป็นต้องเกิดขึ้นแบบด่วน ๆ  ไหม ถ้าหากว่าใช่ Automate จะเกิดได้เร็วมากกว่า

4. การทดสอบ Flow ของเรามักจะเป็นแบบไหน 

การทดสอบ Flow ของเรามักจะเป็นแบบไหน ถ้ามีข้อมูลอยู่แล้ว Zapier ไวกว่า ไม่เสีย Task ฟรี ถ้าไม่มี Automate.io จะ Generate Sample ได้ยืดหยุ่นกว่า มี Flow การเทสต์แบบ Manual ลื่นไหลกว่า Zapier เรื่องนี้จะมีผลน้อยที่สุดเพราะเราไม่ได้ Test กันบ่อย ๆ อยู่แล้ว

เริ่มต้นใช้งาน Automate.io

ช่องทางอัปเดตซอฟต์แวร์กับ The Growth Master

ติดตาม Youtube Channel ‘The Growth Master’ และ We Need TOOL Talk ได้ก่อนใคร ไม่พลาดทุกการแชร์ซอฟต์แวร์น่าใช้ที่จะทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น

และช่องทางอัปเดตข่าวสารการตลาดที่สดใหม่

Facebook : The Growth Master

Facebook Group : TechTribe Thailand

Blockdit : The Growth Master

Line@ : @thegrowthmaster

===================================

สามารถให้กำลังใจพวกเราได้ผ่านการกดไลก์ กดแชร์ และกดติดตาม รวมไปถึงการสมัครใช้งานผ่านลิงก์ด้านบน โดย The Growth Master จะได้รับค่าแนะนำจากซอฟต์แวร์บางตัวเท่านั้นเมื่อมีการกดสมัครใช้งานซอฟต์แวร์นั้น ๆ