Eung Rachkorn
ที่ปรึกษาด้านธุรกิจ การตลาด และเทคโนโลยี / ClickUp Expert คนแรกของประเทศไทย / เป็นนักการตลาดที่ชอบเขียน และเป็นนักเรียนของทุกเรื่องใหม่ (นักทดลองผิด) 🪐
นักเขียน
นี่คือบทความความยาว 6 นาทีที่จะสร้าง 30 นาทีที่มีค่าให้กับคุณในทุก ๆ วัน 40 ชั่วโมงต่ออาทิตย์ที่เราต้องจดจ่ออยู่กับงานตรงหน้า ในแต่ละเดือน แต่ละปี สร้างให้เกิดผลจากงานที่เราทำเหล่านั้นขึ้นมา
แต่คุณเคยคิดไหม ถ้าหากว่า Zapier ช่วยเราสามารถประหยัดเวลาอย่างน้อย 30 นาทีต่อวัน?
ในหนึ่งอาทิตย์คุณจะประหยัดเวลาไปอย่างน้อย 2 ชั่วโมงครึ่งนั้น มันจะดีแค่ไหน...
ไม่ต้องคิดนาน เพราะสิ่งที่เราจะเล่าหลังจากนี้ คือ คำตอบของคุณ
Zapier คืออะไร? Zapier คือ Automation Software ที่จะจัดการที่คุณต้องทำอยู่เป็นประจำและงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ในแต่ละวันให้เรียบร้อย และทั้งหมดนี้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติหลังจากที่คุณคลิก Zapier เพียงไม่กี่คลิกเท่านั้น
“Start in minutes, save hours” – Zapier Zapier ถูกก่อตั้งขึ้นในปี 2011 ด้วยความเชื่อที่ว่ามนุษย์เราควรทำงานได้สบายขึ้น และปล่อยสิ่งเล็กสิ่งน้อยที่จะทำให้งานของคุณวุ่นวายกว่าเดิมเป็นหน้าที่ของคอมพิวเตอร์ จนในวันนี้ (2022) Zapier ได้แบ่งปันพลัง Automatic ให้ผู้คนกว่า 3 ล้านคนทั่วโลกใช้สำหรับจัดการงานในชีวิตประจำวันของพวกเขา
ขอบคุณเทคโนโลยี และ ยินดีต้อนรับเข้าสู่โลกของ Automation กับ Zapier งานเบาใช้เวลาทำไม่กี่นาทีก็เสร็จ แต่เราต่างรู้ดีว่างานเบาเหล่านี้ไม่มีทางมีแค่ชิ้นเดียวหรอก
ส่งอีเมลเนื้อความเดิม ก๊อปปี้และวาง ให้ 10 คน = คุณใช้เวลาไปแล้วเกือบ 10 นาที
ลูกค้าสมัครสมาชิก ได้ชื่อและอีเมลติดต่อมา 50 คนต้องก๊อบปี้และวางลงในชีท = คุณใช้เวลาไปแล้วเกือบ 30 นาที
ต้อง Backup ข้อมูลสำคัญของบริษัทขึ้น Cloud ทุกวัน = คุณใช้เวลาไปแล้วเกือบ 1 ชั่วโมง
Zapier ช่วยคุณประหยัดเวลาได้อย่างไร “...Stop working so hard, and put Zaps to work on their daily tasks.” เมื่อคุณต้องการงานที่ทำเองอัตโนมัติ คุณก็ต้องมีพิมพ์เขียวไว้ให้มันทำตามเสียก่อน โดย Zapier จะเรียกพิมพ์เขียวนี้ว่า Zap ประกอบไปด้วย Trigger เมื่อเกิดขึ้น จะทำให้เกิด Action ตามมา
ถ้าเปรียบเทียบ Zapier กับปืน Trigger คือ ไกปืน
Zap คือ ระบบภายในตัวปืน
Action คือ การยิงลูกกระสุนออกมา
เมื่อคุณเหนี่ยวไกปืน ระบบกลไกของปืนจะดีดลูกกระสุนออกมา ซึ่งมันอยู่ในเงื่อนไขว่าลูกกระสุนจะออกมาผ่านปากกระบอกก็ต่อเมื่อคุณเหนี่ยวไกปืนเท่านั้น
ยกตัวอย่างเช่น คุณตั้งค่าให้ ‘อีเมลแจ้งเตือนนัดหมาย’ ถูกส่ง (Action) เมื่องานจากลูกค้าคนนั้นเปลี่ยนสถานะเป็น ‘กำหนดวันนัดปรึกษา’ (Trigger)
ใช้ Zapier แล้วชีวิตดีจริงไหม? ลองมาดูตัวอย่างกัน Sheweta Dawar เป็น Freelancer ที่ให้คำแนะนำหรือความช่วยเหลือลูกค้าผ่านการคุยโทรศัพท์ เมื่อก่อนเธอมักจะมีปัญหาตรงที่ลูกค้ามักจะลืมว่านัดไว้ ทำให้เธอเสียเวลาวันนั้นไปฟรี ๆ จนเธอได้เริ่มมาใช้ Zapier สำหรับแจ้งเตือนลูกค้าก่อนถึงเวลานัด
ขั้นตอนง่าย ๆ เริ่มจาก เมื่อลูกค้าโทรจองวันที่ต้องการนัดบน Acuity Scheduling (แอปช่วยกำหนดตารางนัดหมาย) แล้วตั้ง Zap ว่า เมื่อมีคนจองผ่าน Acuity Scheduling แล้วให้ Zapier ส่งอีเมลผ่าน Gmail แจ้งเตือนลูกค้าไป 1 ชั่วโมงก่อนถึงเวลานัด รวมถึงให้ Zapier สร้างการ์ดขึ้นมาบน Trello ว่าลูกค้าคนนี้อยู่ในส่วนของ Schduled Call
และเมื่อเธอย้ายการ์ดจาก Schedule Call ไปที่ Follow up ซึ่งเชื่อมต่อไว้แล้วกับ Convertkit หลังจากนั้น 3-4 วัน ลูกค้าก็จะได้อีเมล Follow up ไป เห็นไหมว่ามันง่ายมาก ๆ เลย เพียงแค่ลูกค้าโทรมาจองเวลานัด แล้ว Zapier ก็ทำส่วนที่เหลือต่อให้หมดเลย
(ตัวอย่างนี้เป็นส่วนหนึ่งจากบทความบนเว็บไซต์ของ Zapier สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ ที่นี่ )
ภาพจาก zapier ลองสร้าง Zap ในแบบของคุณ ขอยกตัวอย่างการสร้าง Zap สำหรับดึงข้อมูลจากฟอร์มสมัครงานที่สร้างด้วย Webflow มาสร้างเป็น Task ใน ClickUp
ขั้นที่ 1 เลือก Trigger ให้คุณเลือกซอฟต์แวร์ และ เลือกสิ่งที่จะเกิด
ล็อกอินบัญชีของซอฟต์แวร์นั้น ๆ และกำหนดเหตุการณ์ของคุณ [ในที่นี้คือ Submission]
ขั้นที่ 2 เลือก Action เลือกซอฟต์แวร์ และ เลือกสิ่งที่จะเกิดเมื่อเกิด Trigger
ล็อกอินบัญชีซอฟต์แวร์ และกำหนดเหตุการณ์ของคุณ [ในที่นี้คือ Task]
ขั้นที่ 3 เปิด Zap ทิ้งไว้แล้วย้ายไปทำงานที่สำคัญของคุณ 😎 เพียงเท่านี้ เมื่อมีคนกรอกฟอร์มสมัครงานบนเว็บไซต์ของคุณเข้ามา Zapier ก็จะทำการสร้าง Action ตามเงื่อนไขที่เรากำหนดไว้
ซึ่งในที่นี้เรากำหนดไว้ว่า เมื่อมีคนกรอกฟอร์มสมัครงานบน Webflow เข้ามา ให้ Zapier ไปสร้างการ์ดบน ClickUp ไว้ให้เรา
นอกจากนี้เราก็ยังได้วาง Zap บน ClickUp ไว้อีกด้วย เมื่อเปลี่ยนสถานะ Task
หรือจากภาพอาจพูดให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือ ถ้าเราลากการ์ดไปในแต่ละล็อก Scheduled Call, Online Interview, Meeting Interview และ Unqualify จะเกิด Action บางอย่างขึ้น คือ จะมีการส่งอีเมลไปหาอีเมลตามชื่อการ์ด เช่น เมื่อเราลากไปที่ Online Interview ผู้สมัครคนนั้นจะได้รับอีเมลนัดหมายวันเวลาสัมภาษณ์ทันที
แจก Zap นี้ให้ไปทำงานง่าย ๆ กันได้เลยทันที! Webflow > ClickUp – ดึงข้อมูลจากฟอร์มบน Webflow เพื่อสร้าง Task ใหม่บน ClickUpClickUp > Gmail – เมื่อเปลี่ยนสถานะ Task ไปยังสถานะนั้น ๆ จะถูกส่งอีเมลตามที่ตั้งค่าไว้ไม่รู้จะเริ่มใช้งาน Zapier ยังไงก่อนดี? Zapier ก็ได้มีการคัดสรร Zap Template น่าสนใจให้คุณลองเลือกใช้อีกมากมาย อย่าลืมลองไปใช้กันดูนะ
แนะนำ Helpers จาก Zapier ยอดผู้ช่วยที่ทำให้คุณได้ Action ที่ตรงใจมากขึ้น นอกจากซอฟต์แวร์กว่า 5,000+ ซอฟตร์แวร์ ที่มีให้คุณสร้าง Trigger และ Action ได้มากมาย ขอแนะนำผู้ช่วยทั้ง 4 ได้แก่ Path, Filter, Delay และ Formatter
Path Path จะคล้ายกับการใส่เงื่อนไข If ให้กับ Trigger ถ้าเงื่อนไขตรง ให้เกิด Action หนึ่ง ถ้าไม่ตรงก็เกิดอีก Action หนึ่ง ซึ่งตัวนี้จะอยู่ใน Professional Plan (คล้าย ๆ คำสั่ง if-else ในโปรแกรมมิ่ง)
Filter Filter คือ ตัวกรองข้อมูล เช่น เราต้องการอัปโหลดไฟล์ในการ์ด ClickUp ขึ้นบน Google Drive แต่ะสร้างการ์ดทุกใบก็คงไม่ไหว ดังนั้นแล้วเราจึงใช้ตัวกรอง เพื่อกรองเอาชื่อการ์ดที่ชื่อมี [File] เท่านั้น
Delay Delay ช่วยเรื่องหน่วงเวลาการเกิด Action โดยปกติ Action จะเกิดขึ้นหลังจาก Trigger ทำงานไปแล้ว 1-15 นาที แล้วแต่ Plan ที่เลือก แต่ Delay นี้จะใช้ตั้งค่าว่าให้มันเกิดขึ้นหลังจากอัปเดตผ่านไปแล้ว 2 นาที, 1 วัน หรือ 5 วันได้แล้วแต่กำหนด ซึ่งอาจจะใช้สำหรับการแจ้งเตือนลูกค้า เช่น การส่งแบบสอบถามความพึงพอใจ (Action) หลังจากสมัครใช้งาน (Trigger) ไปแล้ว 3 วัน
Formatter หน้าที่ของ Formatter นั้นเป็นไปตามชื่อก็คือ ‘เปลี่ยนฟอร์ม’ ไม่ว่าจะเป็นฟอร์มของ Date & Time, Numbers, Texts หรือ Utilities อย่างกรณีการเปลี่ยนฟอร์ม หลาย ๆ ครั้ง ‘วันที่’ ที่มากับซอฟต์แวร์นั้นไม่สวยงามเอาเสียเลย ซึ่งตัวเราเคยชินกับฟอร์แมต DD/MM/YY มากกว่า ก็สามารถใช้ Formatter เสกให้เป็นดั่งใจได้ทันที
ราคาของ Zapier ส่วนหลัก ๆ ที่แตกต่างกันในแต่ละ Plan มีดังนี้
Free 5 Zap + 100 Tasks ต่อเดือน สร้าง Zap ได้แบบ Single-Step เท่านั้น มีระยะเวลาอัปเดตอยู่ที่ 15 นาที Starter – 19.99$ 20 Zap + 750 Tasks ต่อเดือน สร้าง Zap แบบ Multi-Step มีระยะเวลาอัปเดตอยู่ที่ 15 นาที เช่นกันProfessional – 49$ สร้าง Zap ได้ไม่จำกัด แต่ยังคงจำกัด Task ที่ 2,000 Tasks ต่อเดือน ระยะเวลาอัปเดตลดลงเหลือแค่ 2 นาที เท่านั้นTeam – 299$ สร้าง Zap ได้ไม่จำกัด เหมือนกับ Pro เกิด Task ได้มากขึ้นเป็น 50,000 Tasks ต่อเดือน ระยะเวลาอัปเดตลดลงอีกเหลือแค่ 1 นาที ซัพพอร์ตการทำงานแบบเป็นทีมมากขึ้น อย่าง เพิ่ม Users ใน Account ได้โดยไม่เสียเงินเพิ่ม แชร์ Workspace ได้Company – 599$ มีทุกอย่างเหมือนกับแบบ Team แต่เกิด Task ได้สูงถึง 100,000 Tasks ต่อเดือน นอกจากนี้ยังเพิ่มระบบที่เหมาะสมกับการทำงานแบบบริษัทให้อย่าง SSO/Single Sign On การเก็บรักษาข้อมูล ระบบ Admin ที่ตั้งค่าการเปิดปิด Access ให้เฉพาะคนเท่านั้น ด้วยระยะเวลาการอัปเดตที่ต่างกัน การเลือกแพ็กเกจของ Zapier จึงต้องคำนึงถึงปัจจัยหลาย ๆ อย่าง เช่น
เปิดใช้งาน Zap เยอะไหม Zap นั้นทำให้เกิด Task มากแค่ไหนในเดือนหนึ่งเดือน Action ที่เกิด ต้องการให้มันเกิดขึ้นหรือมีระยะเวลาอัปเดตไวแค่ไหน ถ้าไม่ได้ใช้ Zap จำนวนมาก คิดว่า Starter Plan ก็คุ้มค่าและสามารถใช้งานได้เพียงพอ เพราะสามารถสร้าง Multi-step Zaps ได้ อาจจะต้องรอหน่อยที่ 15 นาที ถ้ารู้สึกว่าเป็นระยะเวลาที่รอได้ (เพราะไม่ใช่ว่าจะ 15 นาทีทุกครั้งไป แล้วแต่ซอฟต์แวร์) ตัวนี้น่าจะเป็นที่น่าสนใจสำหรับหลายคน
บางคนอาจจะใช้พอใน 20 Zaps แต่ Task ที่เกิดมีมากกว่า 750 Tasks สามารถเลือกได้ว่าจะเพิ่มเงิน 20 เหรียญเพื่อเพิ่ม Task ที่มากขึ้นเป็น 1,500 ไหม หรือว่ายอมจ่ายเพิ่มอีก 30$ (19.99$ > 49$) เพื่ออัปเกรดเป็น Professional เลย นอกจากจะได้ Task ที่เพิ่มขึ้นแล้ว ระยะเวลาอัปเดตก็ลดลงเหลือแค่ 2 นาทีเท่านั้น
แต่ถ้าหากว่าทีมมีขนาดใหญ่ไปจนถึงใหญ่มาก บริษัทเชื่อมต่อแอปพลิเคชันมากมาย ทั้งแผนกของคุณและแผนกของเพื่อน ลองพิจารณาใน Team Plan และ Company Plan เพื่อหาสิ่งที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับคุณ
เปรียบเทียบข้อดี - ข้อเสียของ Zapier ข้อดี Zapier มีหลักการทำงานไม่ซับซ้อน งานไหนที่มองว่าทำเป็นประจำ หรือทำอัตโนมัติได้ ก็ตั้งค่าว่าเมื่อเกิดสิ่งนี้ จะให้ระบบมันทำสิ่งนี้ให้ ทำให้คุณประหยัดเวลาจากสิ่งเล็ก ๆ พวกนี้ได้หลายชั่วโมงในหนึ่งอาทิตย์ สามารถจัดการกับงานอัตโนมัติระหว่างซอฟต์แวร์ได้ดี จัดการงานที่ต้องทำซ้ำให้อัตโนมัติ เช่น การส่งอีเมล, การนัดเวลา, นำ Lead เข้า CRM, แชร์บล็อกบนโซเชียลมีเดีย ใน Starter Plan ขึ้นไป สามารถสร้าง Multi-Step Zaps ได้ หมายความว่า 1 Trigger สามารถทำให้เกิดหลาย Action ได้โดยไม่ต้องสร้าง Zap ที่มี Trigger เดียวกันหลายครั้ง สามารถตั้งเงื่อนไขเพิ่มได้ตั้งแต่ Starter Plan ขึ้นไป ให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการมากขึ้นด้วย Helpers ข้อเสีย Zapier ไม่มี Mobile Integration เมื่อเกิด Trigger แล้ว Action ไม่ได้เกิดขึ้นทันที ใน Free Plan และ Starter Plan มีช่องว่างถึง 15 นาที หลายซอฟต์แวร์มี Automation ของตัวเอง เช่น ActiveCampaign ที่สามารถวาง Flow Chart ให้เดินงานแบบ Automation ได้, Supermetrics ที่ดึงข้อมูลจาก Data Source ไปสู่ Google Sheets แบบอัตโนมัติ หรือ ClickUp ที่มี Automation มาช่วยจัดการ Task ได้หลากหลายรูปแบบ Active Zap ไม่เหมาะกับงานที่ต้องทำซ้ำบ่อย ๆ เป็นประจำ หรือครั้งละมาก ๆ เพราะ มีบางครั้งเหมือนกันที่มันมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ถึงแม้ว่าจะมีแจ้งเตือนถึงข้อปัญหาให้แก้ไข แต่ถ้าเกิดขึ้นบ่อย ๆ อาจจะแก้ไขไม่ทันหรือล่าช้า
Zapier Makes You Happier บทความนี้เป็นแค่ส่วนหนึ่งของเรื่องราวดี ๆ จากการใช้งาน Zapier สละเวลาของคุณสักนิดเพื่อลดงานที่คุณต้องทำไปตลอดปี ถ้าพร้อมจะแฮปปี้แล้วก็สมัครใช้งาน Zapier ได้เลย
ช่องทางอัปเดตซอฟต์แวร์กับ The Growth Master ติดตาม Youtube Channel ‘The Growth Master ’ และ We Need TOOL Talk ได้ก่อนใคร ไม่พลาดทุกการแชร์ซอฟต์แวร์น่าใช้ที่จะทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น
และช่องทางอัปเดตข่าวสารการตลาดที่สดใหม่
สามารถให้กำลังใจพวกเราได้ผ่านการกดไลก์ กดแชร์ และกดติดตาม รวมไปถึงการสมัครใช้งานผ่านลิงก์ด้านบน โดย The Growth Master จะได้รับค่าแนะนำจากซอฟต์แวร์บางตัวเท่านั้นเมื่อมีการกดสมัครใช้งานซอฟต์แวร์นั้น ๆ
