เคล็ดไม่ลับสร้างงานได้มากขึ้นแต่ใช้เวลาน้อยลงด้วย Zapier

นี่คือบทความความยาว 6 นาทีที่จะสร้าง 30 นาทีที่มีค่าให้กับคุณในทุก ๆ วัน

40 ชั่วโมงต่ออาทิตย์ที่เราต้องจดจ่ออยู่กับงานตรงหน้า ในแต่ละเดือน แต่ละปี สร้างให้เกิดผลจากงานที่เราทำเหล่านั้นขึ้นมา

แต่คุณเคยคิดไหม ถ้าหากว่าเราสามารถประหยัดเวลาอย่างน้อย 30 นาทีต่อวัน?

ในหนึ่งอาทิตย์คุณจะประหยัดเวลาไปอย่างน้อย 2 ชั่วโมงครึ่งนั้น มันจะดีแค่ไหน...

ไม่ต้องคิดนาน เพราะหลังจากนี้

คือ คำตอบของคุณ

ขอบคุณเทคโนโลยี และ ยินดีต้อนรับเข้าสู่โลกของ Automation – กับ Zapier

งานเบาใช้เวลาทำไม่กี่นาทีก็เสร็จ แต่เราต่างรู้ดีว่างานเบาเหล่านี้ไม่มีทางมีแค่ชิ้นเดียวหรอก

ส่งอีเมลเนื้อความเดิม ก๊อปปี้และวาง ให้ 10 คน

- คุณใช้เวลาไปแล้วเกือบ 10 นาที

ลูกค้าสมัครสมาชิก ได้ชื่อและอีเมลติดต่อมา 50 คนต้อง ก๊อบปี้และวางลงในชีท

- คุณใช้เวลาไปแล้วเกือบ 30 นาที

ต้องแบ็กอัปข้อมูลสำคัญของบริษัทขึ้นคลาวด์ทุกวัน

- คุณใช้เวลาไปแล้วเกือบ 1 ชั่วโมง

Zapier คือ Automation Software ที่จะจัดการที่ต้องทำอยู่เป็นประจำ งานเล็ก ๆ น้อย ๆ พวกนี้ให้เรียบร้อย

และทั้งหมดนี้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติหลังจากไม่กี่คลิกของคุณเท่านั้น

“Start in minutes, save hours” – Zapier

Zapier ถูกก่อตั้งขึ้นในปี 2011 ด้วยความเชื่อที่ว่ามนุษย์เราควรทำงานได้สบายขึ้น และปล่อยสิ่งเล็กน้อยที่จะทำให้งานของคุณวุ่นวายกว่าเดิมเป็นหน้าที่ของคอมพิวเตอร์ จนในวันนี้ (2020) Zapier ได้แบ่งปันพลังออโตเมติกให้ผู้คนกว่า 3 ล้านคนทั่วโลกใช้สำหรับจัดการงานในชีวิตประจำวันของพวกเขา

เริ่มต้นใช้งาน Zapier ที่นี่

Zapier ช่วยคุณประหยัดเวลาได้อย่างไร

“...Stop working so hard, and put Zaps to work on their daily tasks.”

เมื่อคุณต้องการงานที่ทำเองอัตโนมัติ คุณก็ต้องมีพิมพ์เขียวไว้ให้มันทำตามเสียก่อน

โดย Zapier จะเรียกพิมพ์เขียวนี้ว่า Zap ประกอบไปด้วย Trigger เมื่อเกิดขึ้น จะทำให้เกิด Action ตามมา

ถ้าเปรียบเทียบกับปืน

Trigger คือ ไกปืน

Zap คือ ระบบภายในตัวปืน

Action คือ การยิงลูกกระสุนออกมา

เมื่อคุณเหนี่ยวไกปืน ระบบกลไกของปืนจะดีดลูกกระสุนออกมา ซึ่งมันอยู่ในเงื่อนไขว่าลูกกระสุนจะออกมาผ่านปากกระบอกก็ต่อเมื่อคุณเหนี่ยวไกปืนเท่านั้น

‍

ยกตัวอย่างเช่น คุณตั้งค่าให้ ‘อีเมลแจ้งเตือนนัดหมาย’ ถูกส่ง (Action) เมื่องานจากลูกค้าคนนั้นเปลี่ยนสถานะเป็น ‘กำหนดวันนัดปรึกษา’ (Trigger)

ใช้แล้วชีวิตดีจริงไหม?

Sheweta Dawar เป็น Freelancer ที่เขาจะให้คำแนะนำหรือความช่วยเหลือลูกค้าผ่านการคุยโทรศัพท์ เมื่อก่อนเธอมักจะมีปัญหาตรงที่ลูกค้ามักจะลืมว่านัดไว้ ทำให้เธอเสียเวลาวันนั้นไปฟรี ๆ

จนเธอได้เริ่มใช้ Zapier ในการเตือนลูกค้า

เริ่มจากให้ลูกค้าจองวันโทรที่ Acuity Scheduling แล้วตั้ง Zap ว่า เมื่อมีคนจองผ่าน Acuity Scheduling แล้วจะให้ Zapier ส่งอีเมลผ่าน Gmail แจ้งเตือนไป 1 ชั่วโมงก่อนเวลานัด นอกจากนั้น ก็ให้ Zapier สร้างการ์ดขึ้นมาบน Trello ว่าลูกค้าคนนี้อยู่ในส่วนของ Schduled call

เมื่อเธอย้ายการ์ดไปที่ Follow Up ซึ่งเชื่อมต่อไว้แล้วกับ Convertkit 3-4 วันหลังจากนั้น ลูกค้าก็จะได้อีเมล Follow up ไป
นี่เป็นบทความบนเว็บไซต์ของ Zapier สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ ที่นี่‍

ลองสร้าง Zap ในแบบของคุณ

เริ่มต้นใช้งาน Zapier ที่นี่

ขอยกตัวอย่างการสร้าง Zap สำหรับดึงข้อมูลจากฟอร์มสมัครงานที่สร้างด้วย Webflow มาสร้างเป็น Task ใน ClickUp

ขั้นที่ 1 เลือก Trigger

• เลือกซอฟต์แวร์ และ เลือกสิ่งที่จะเกิด

• ล็อกอินบัญชีของซอฟต์แวร์นั้น ๆ และกำหนดเหตุการณ์ของคุณ [ในที่นี้คือ submission]
  
  

ขั้นที่ 2 เลือก Action

• เลือกซอฟต์แวร์ และ เลือกสิ่งที่จะเกิดเมื่อเกิด Trigger

• ล็อกอินบัญชีซอฟต์แวร์ และกำหนดเหตุการณ์ของคุณ [ในที่นี้คือ Task]
  

ขั้นที่ 3 เปิด Zap ทิ้งไว้แล้วย้ายไปทำงานที่สำคัญของคุณ 😎

บน ClickUp ได้ถูกวาง Zap ไว้อีก

เมื่อเปลี่ยนสถานะ Task หรือจากภาพอาจพูดให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือ ลากการ์ดไปในแต่ละล็อก Scheduled Call, Online Interview, Meeting Interview และ Unqualify จะเกิด Action คือ จะมีการส่งอีเมลไปหาอีเมลตามชื่อการ์ด เช่น เมื่อลากไป Online Interview ผู้สมัครจะได้รับอีเมลนัดหมายวันเวลาสัมภาษณ์

แจก Zap นี้

Webflow > ClickUp : ดึงข้อมูลจากฟอร์มบน Webflow เพื่อสร้าง Task ใหม่บน ClickUp

ClickUp > Gmail : เมื่อเปลี่ยนสถานะ Task ไปยังสถานะนั้น ๆ จะถูกส่งอีเมลตามที่ตั้งค่าไว้

ยังไม่รู้จะเริ่มยังไงก่อนดี

Zapier ก็คัดสรร Zap template น่าสนใจให้คุณลองเลือกใช้อีกมากมาย

แนะนำ Helpers ยอดผู้ช่วยที่ทำให้คุณได้ Action ที่ตรงใจมากขึ้น

นอกจากซอฟต์แวร์กว่า 2,000 ที่มีให้คุณสร้าง Trigger และ Action ได้มากมาย ขอแนะนำผู้ช่วยทั้ง  4 ได้แก่ Path, Filter, Delay และ Formatter

Path

Path จะคล้ายกับการใส่เงื่อนไข if ให้กับ trigger ถ้าเงื่อนไขตรงให้เกิด action หนึ่ง ถ้าไม่ตรงก็เกิดอีก action หนึ่ง ซึ่งตัวนี้จะอยู่ใน professional plan

Filter

Filter คือ ตัวกรองข้อมูล เช่น เราต้องการอัปโหลดไฟล์ในการ์ด ClickUp ขึ้นบน Google Drive แต่ะสร้างการ์ดทุกใบก็คงไม่ไหว ดังนั้นแล้วเราจึงใช้ตัวกรอง เพื่อกรองเอาชื่อการ์ดที่ชื่อมี [File] เท่านั้น

Delay

Delay ช่วยเรื่องหน่วงเวลาการเกิด action โดยปกติ action จะเกิดขึ้นหลังจาก trigger ทำงานไปแล้ว 1-15 นาที แล้วแต่ plan ที่เลือก แต่ delay นี้จะใช้ตั้งค่าว่า ให้มันเกิดขึ้นหลังจากอัปเดตผ่านไปแล้ว 2 นาที, 1 วัน, 5 วัน ได้ อาจจะใช้สำหรับการแจ้งเตือนลูกค้า เช่น การส่งแบบสอบถามความพึงพอใจ (action) หลังจากสมัครใช้งาน (trigger) ไปแล้ว 3 วัน

Formatter

หน้าที่ของ Formatter นั้นเป็นไปตามชื่อ ก็คือเปลี่ยนฟอร์ม ไม่ว่าจะเป็นฟอร์มของ Date & Time, Numbers, Texts หรือ Utillities

อย่างกรณีการเปลี่ยนฟอร์ม หลาย ๆ ครั้ง วันที่ที่มากับซอฟต์แวร์นั้นไม่สวยงามเอาเสียเลย ซึ่งตัวเราเคยชินกับฟอร์แมต DD/MM/YY มากกว่า ก็สามารถใช้ Formatter เสกให้เป็นดั่งใจ

ราคา

เริ่มต้นใช้งาน Zapier ที่นี่

ส่วนหลัก ๆ ที่แตกต่างกันในแต่ละ plan มีดังนี้ค่ะ

Free

• 5 Zap + 100 Tasks ต่อเดือน สร้าง Zap ได้แบบ Single-Step เท่านั้น มีระยะเวลาอัปเดตอยู่ที่ 15 นาที

Starter – 19.99$

• 20 Zap + 750 Tasks ต่อเดือน สร้าง Zap แบบ Multi-Step มีระยะเวลาอัปเดตอยู่ที่ 15 นาทีเช่นกัน

Professional – 49$

• สร้าง Zap ได้ไม่จำกัด แต่ยังคงจำกัด Task ที่ 2,000 Tasks ต่อเดือน ระยะเวลาอัปเดตลดลงเหลือแค่ 2 นาทีเท่านั้น

Team – 299$

• สร้าง Zap ได้ไม่จำกัดเหมือนกับ Pro เกิด Task ได้มากขึ้นเป็น 50,000 Tasks ต่อเดือน ระยะเวลาอัปเดตลดลงอีกเหลือแค่ 1 นาที ซัพพอร์ตการทำงานแบบเป็นทีมมากขึ้น อย่าง เพิ่ม users ในแอคเคาท์ได้โดยไม่เสียเงินเพิ่ม แชร์ workspace ได้

Company – 599$

• มีทุกอย่างเหมือนกับแบบ Team แต่เกิด Task ได้สูงถึง 100,000 Tasks ต่อเดือน นอกจากนี้ยังเพิ่มระบบที่เหมาะสมกับการทำงานแบบบริษัทให้อย่าง SSO/Single Sign On การเก็บรักษาข้อมูล ระบบ Admin ที่ตั้งค่าการเปิดปิด Access ให้เฉพาะคนเท่านั้น
  

ด้วยระยะเวลาการอัปเดตที่ต่างกัน ต้องคำนึงถึงปัจจัยหลาย ๆ อย่าง

1. เปิดใช้งาน Zap เยอะมั้ย

2. Zap นั้นทำให้เกิด Task มากแค่ไหนในเดือนหนึ่งเดือน

3. Action ที่เกิด ต้องการให้มันเกิดขึ้นหรือมีระยะเวลาอัปเดตไวแค่ไหน

ถ้าไม่ได้ใช้ Zap จำนวนมาก คิดว่า Starter Plan ก็คุ้มค่าและสามารถใช้งานได้เพียงพอ

สามารถสร้าง Multi-step Zaps ได้ อาจจะต้องรอหน่อยที่ 15 นาที ถ้ารู้สึกว่าเป็นระยะเวลาที่รอได้ (เพราะไม่ใช่ว่าจะ 15 นาทีทุกครั้งไป แล้วแต่ซอฟต์แวร์) ตัวนี้น่าจะเป็นที่น่าสนใจสำหรับหลายคน

บางคนอาจจะใช้พอใน 20 Zaps แต่ Task ที่เกิดมีมากกว่า 750 Tasks สามารถเลือกได้ว่าจะเพิ่มเงิน 20 เหรียญเพื่อเพิ่ม Task ที่มากขึ้นเป็น 1,500 ไหม

หรือว่ายอมจ่ายเพิ่มอีก 30$ (19.99$ > 49$)เพื่ออัปเกรดเป็น Professional เลย นอกจากจะได้ Task ที่เพิ่มขึ้นแล้ว ระยะเวลาอัปเดตก็ลดลงเหลือแค่ 2 นาทีเท่านั้น

แต่ถ้าหากว่าทีมมีขนาดใหญ่ไปจนถึงใหญ่มาก บริษัทเชื่อมต่อแอปพลิเคชันมากมาย ทั้งแผนกของคุณและแผนกของเพื่อน ลองพิจารณาใน Team Plan และ Company Plan เพื่อหาสิ่งที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับคุณ

ข้อดี - ข้อเสีย

ข้อดี

• หลักการทำงานไม่ซับซ้อน งานไหนที่มองว่าทำเป็นประจำ หรือทำอัตโนมัติได้ ก็ตั้งค่าว่าเมื่อเกิดสิ่งนี้ จะให้ระบบมันทำสิ่งนี้ให้ ทำให้คุณประหยัดเวลาจากสิ่งเล็กๆ พวกนี้ได้หลายชั่วโมงในหนึ่งอาทิตย์
• สามารถจัดการกับงานอัตโนมัติระหว่างซอฟต์แวร์ได้ดี
• จัดการงานที่ต้องทำซ้ำให้อัตโนมัติ เช่น การส่งอีเมล, การนัดเวลา, นำ Lead เข้า CRM, แชร์บล็อกบน social media
• ใน Starter Plan ขึ้นไป สามารถสร้าง Multi-Step Zaps ได้ หมายความว่า 1 Trigger สามารถทำให้เกิดหลาย Action ได้โดยไม่ต้องสร้าง Zap ที่มี Trigger เดียวกันหลายครั้ง
• สามารถตั้งเงื่อนไขเพิ่มได้ตั้งแต่ Starter Plan ขึ้นไป ให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการมากขึ้นด้วย Helpers
  

ข้อเสีย

• ไม่มี Mobile Integration
• เมื่อเกิด Trigger แล้ว Action ไม่ได้เกิดขึ้นทันที ใน Free Plan และ Starter Plan มีช่องว่างถึง 15 นาที
• หลายซอฟต์แวร์มี Automation ของตัวเอง เช่น ActiveCampaign ที่สามารถวาง flow chart ให้เดินงานแบบ Automation ได้, Supermetrics ที่ดึงข้อมูลจาก Data Source ไปสู่ Google Sheets แบบอัตโนมัติ หรือ ClickUp ที่มี Automation มาช่วยจัดการ Task ได้หลากหลายรูปแบบ
• Active Zap ไม่เหมาะกับงานที่ต้องทำซ้ำบ่อย ๆ เป็นประจำ หรือคราวละมาก ๆ เพราะ มีบางครั้งเหมือนกันที่มันมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ถึงแม้ว่าจะมีแจ้งเตือนถึงข้อปัญหาให้แก้ไข แต่ถ้าเกิดขึ้นบ่อย ๆ อาจจะแก้ไขไม่ทันหรือล่าช้า
  

Zapier makes you happier

บทความนี้เป็นแค่ส่วนหนึ่งของเรื่องราวดี ๆ จากการใช้งาน Zapier สละเวลาของคุณสักนิดเพื่อลดงานที่คุณต้องทำไปตลอดปี
ถ้าพร้อมจะแฮปปี้แล้วก็สมัครใช้งาน Zapier ได้เลย

ช่องทางอัปเดตซอฟต์แวร์กับ The Growth Master

ติดตาม Youtube Channel ‘The Growth Master’ และ We Need TOOL Talk ได้ก่อนใคร ไม่พลาดทุกการแชร์ซอฟต์แวร์น่าใช้ที่จะทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น

และช่องทางอัปเดตข่าวสารการตลาดที่สดใหม่

Facebook : The Growth Master

Facebook Group : TechTribe Thailand

Blockdit : The Growth Master

Line@ : @thegrowthmaster

===================================

สามารถให้กำลังใจพวกเราได้ผ่านการกดไลก์ กดแชร์ และกดติดตาม รวมไปถึงการสมัครใช้งานผ่านลิงก์ด้านบน โดย The Growth Master จะได้รับค่าแนะนำจากซอฟต์แวร์บางตัวเท่านั้นเมื่อมีการกดสมัครใช้งานซอฟต์แวร์นั้น ๆ