หากใครที่ทำงานอยู่ในสายเทคโนโลยีอาจจะมีความคุ้นเคยกับ Kanban Board กันดีอยู่แล้ว เพราะ Kanban Board เป็นเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับทีมมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นสเตตัสของ Workflow ดูว่างานไหลไปถึงขั้นตอนใดแล้ว รวมถึงรายละเอียดต่าง ๆ ของงานในแต่ละการ์ด ซึ่งเราจะเห็นภาพรวมทั้งหมดของกระบวนการทำงานที่กล่าวไปได้อย่างชัดเจนผ่าน Kanban Board
แต่สำหรับใครที่ยังไม่รู้จัก Kanban Board บทความนี้เราจะพาทุกคนมาทำความรู้จักกับ Kanban Board ให้มากขึ้น ตั้งแต่จุดกำเนิดและพัฒนาการ ไปจนถึงประโยชน์ในการนำมาใช้งาน พร้อมแนะนำซอฟต์แวร์ที่นำ Kanban Board มาใช้เป็นหนึ่งในฟีเจอร์สำคัญ ซึ่งทั้งหมดจะมีรายละเอียดอย่างไรบ้าง ไปติดตามกันต่อได้เลย
ไม่พลาดทุกข้อมูลที่ช่วยให้ธุรกิจคุณเติบโตได้เร็วยิ่งขึ้น ติดตามได้หลากหลายช่องทางที่คุณสะดวก ไม่ว่าจะเป็น e-mail, line หรือ youtube
Subscribe
Kanban Board คืออะไร? Kanban Board คือ เครื่องมือ Project Management แบบ Agile ที่มีลักษณะเป็นกระดานและการ์ด ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ผู้ใช้เห็นภาพและช่วยควบคุม Workflow ทั้งหมด (ทั้งงานที่ต้องทำหรืองานที่กำลังทำอยู่) โดยจะถูกแบ่งออกเป็นคอลัมน์สเตตัสการทำงานพื้นฐานต่าง ๆ เช่น Backlog, To Do, Doing, Done เป็นต้น
ถ้าหากคุณทำงานอยู่ในสายบริการหรือเทคโนโลยี ส่วนใหญ่งานของคุณมักจะมองไม่เห็นและจับต้องไม่ได้ เมื่อเทียบกับร้านอาหารที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้ทันทีว่าตอนนี้เชฟกำลังล้างผัก หั่นผัก เชฟอีกคนกำลังหมักเนื้ออยู่ เมื่อวัตถุดิบทุกอย่างเตรียมพร้อมแล้ว ต่อไปก็เข้าสู่กระบวนการปรุงอาหาร จนได้เป็นอาหารจานเด็ดออกมา ซึ่งเป็นการทำงานที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้เลยด้วยตาเปล่า
แต่ถ้าเป็นงานในสายเทคโนโลยีหรือ Service Agency มักจะมีกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน และต้องแบ่งกันทำงานเป็นทีมแล้วค่อยนำงานเหล่านั้นมารวมกัน เช่น ตอนนี้ทีมนักการตลาดกำลังรวบรวมไอเดียว่าจะโปรโมตผลิตภัณฑ์ที่จะปล่อยในช่วงต้นปี เมื่อคุยกันเสร็จแล้ว ทีมก็นำไปจัดการเขียนคอนเทนต์ เขียน Copywriting ต่อ เมื่อเสร็จแล้วก็ส่งต่อให้ฝ่ายกราฟิกทำ Artwork จากนั้นก็ส่งกลับมาที่ฝ่ายคอนเทนต์ให้ไป Publish ตามช่องทางต่าง ๆ ต่อไป
ภาพจาก shmula สำหรับแนวคิดพื้นฐานง่าย ๆ ของ Kanban Board คือ ทีมก่อนหน้าทำเสร็จแล้วก็ส่งงานต่อให้ทีมต่อไปทำ ซึ่งทีมต่อไปก็จะรู้เสมอว่างานที่กำลังจะเข้ามาคืองานอะไร และเมื่อแต่ละฝ่ายทำงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว ทีมก็จะนำงานเหล่านั้นมารวมให้กลายเป็นงานชิ้นเดียวกัน
Kanban Board จึงเป็นเครื่องมือที่เข้ามาช่วยให้ทั้งคุณและทีมของคุณมองเห็นงานเหล่านั้นว่ามีอะไรบ้าง ถึงขั้นตอนไหนแล้ว ซึ่งจะช่วยทำให้ทุกคนเห็นภาพไปในทิศทางเดียวกัน และมีความเข้าใจตรงกันได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
ในปัจจุบันมี Tools หลายตัวที่มีฟีเจอร์ Kanban Board เข้ามารองรับการทำงานของทีมให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น ClickUp , Trello , Endlessloop และอื่น ๆ อีกมากมาย (สามารถดูรายละเอียดของเครื่องมืออื่น ๆ ได้ที่บทความ อัปเดต 2022! 7 Project Management Tools น่าใช้ )
จุดกำเนิดและพัฒนาการของ Kanban Board ในการทำงาน Kanban Board มีจุดกำเนิดมาจากวิศวกรของบริษัท Toyota ที่ชื่อว่า Taiichi Ohno เมื่อปี 1940 โดยเป็นแนวคิดที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นระบบที่ใช้ในการวางแผนแบบง่าย มีจุดประสงค์เพื่อควบคุมและจัดการงานและสินค้าคงคลังในทุกขั้นตอนของการผลิตอย่างเหมาะสมที่สุด
Taiichi Ohno / ภาพจาก logisticshalloffame ก่อนที่จะลงลึกไปถึง Kanban Board เราขออธิบายสั้น ๆ ก่อนว่าทำไม Toyota ถึงได้นำหลักของ Kanban Board มาใช้ ซึ่งมันจะเกี่ยวข้องกับระบบการผลิตที่บริษัทส่วนใหญ่มักใช้กันที่เรียกว่า Mass Production ซึ่งในแนวคิด Lean จะเรียกว่า Push System คือ การผลิตที่แต่ละแผนกจะผลิตวัตถุดิบจำนวนมาก เพื่อเก็บไว้ใช้ในการผลิตและขายให้กับลูกค้า โดยไม่สนว่าจะมี Demand เกิดขึ้นจริงอยู่เท่าไร
ดังนั้นสิ่งที่เกิดขึ้น คือ ทุกแผนกก็มุ่งแต่ผลิตชิ้นส่วนออกมาอย่างเดียว ทำให้บริษัทต้องมีต้นทุนในการเก็บรักษาชิ้นส่วนเหล่านี้เอาไว้ ซึ่งถ้าหากขายไม่ได้ หรือไม่ได้นำไปใช้ในการผลิต ชิ้นส่วนเหล่านั้นก็จะมีโอกาสกลายเป็นสินค้าที่ล้าสมัย ตกรุ่น ไม่มีใครต้องการ ทำให้ไม่สามารถขายได้ นั่นจึงถือว่าเป็นความสูญเปล่าที่ไม่ทำให้เกิดคุณค่าตามแนวคิด Lean
Lean คือ การบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านการลดกระบวนการทำงานที่ไม่สร้างมูลค่า Toyata จึงเกิดแนวคิดแบบ Pull System ขึ้นมา ที่มีชื่อว่า Just in Time คือ ระบบการผลิตที่จะผลิตชิ้นส่วนหรือสินค้าก็ต่อเมื่อได้รับคำสั่งซื้อจากลูกค้าเท่านั้น (ซึ่งตรงกันข้ามกับระบบ Push System) โดยจะใช้ Kanban Board เข้ามาเป็นเครื่องมือที่ใช้แก้ปัญหาความสูญเปล่านี้
ภาพจาก allaboutlean โดยที่ในช่วงแรก Kanban Board จะเป็นเพียงกระดานไวท์บอร์ดที่วาดรูปโดยแบ่งคอลัมน์เป็นสเตตัสงานต่าง ๆ เช่น Backlog, To Do, Doing, Done แล้วต่อมาก็พัฒนาเป็นการใช้กระดาษ Post-it (หรือเราเรียกว่า Kanban ในภาษาญี่ปุ่นจะแปลว่า การ์ด) ที่มีรายละเอียดของงานต่าง ๆ แปะลงในคอลัมน์สเตตัสงาน เพื่อให้เห็นว่างานถึงขั้นตอนไหนแล้ว
ภาพจาก achievernet ซึ่ง Toyota จะใช้ Kanban ในการบอกรายละเอียดทั้งหมดในขั้นตอนการผลิตแต่ละครั้งว่าจะต้องใช้ชิ้นส่วนทั้งหมดกี่ชิ้น เพื่อให้ผลิตออกมาพอดีกับความต้องการของลูกค้า จะได้ไม่เหลือทิ้ง เช่น บริษัทรับออเดอร์มาจากลูกค้าว่าต้องการรถยนต์ 1 คัน แต่รถยนต์ 1 คัน จะใช้ชิ้นส่วนทั้งหมด 1,000 ชิ้น (สมมติ)
ฝ่ายประกอบสินค้าก็จะเริ่มทำงานโดยส่งการ์ด Kanban ไปให้ฝ่ายผลิตให้ผลิตชิ้นส่วนออกมา 1,000 ชิ้น ในการประกอบเป็นรถยนต์ 1 คัน แต่ว่าการผลิตชิ้นส่วนก็ต้องมีวัตถุดิบ ฝ่ายผลิตก็จะส่งการ์ดไปยังฝ่ายวัตถุดิบ เช่น ต้องการเหล็ก 300 กิโลกรัม เพื่อให้ไปหาวัตถุดิบมาให้ (ซึ่งแต่ละแผนกก็จะส่ง Kanban ออกไปยังแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้อง ถ้าหากไม่มี Kanban แต่ละแผนกก็จะไม่เกิดการผลิตขึ้น)
จากการใช้ระบบการทำงานของ Kanban นอกจากจะทำให้บริษัทผลิตสินค้าออกมาได้ตรงตามความต้องการของลูกค้าในจำนวนที่พอดี ไม่เหลือทิ้ง ลดความสูญเปล่าไปได้จำนวนมหาศาลแล้ว Kanban ยังสามารถทำให้เห็น Workflow ของงานแต่ละแผนกได้ เห็นภาพตรงกันชัดเจนว่างานถึงแผนกใดแล้ว ลดความผิดพลาดในการผลิต ป้องกันปัญหาล่าช้า งานติดเป็นคอขวดได้เป็นอย่างดี
ถ้าหากนำ Kanban มาเปรียบเทียบกับการทำงานในสายเทคโนโลยี เช่น การพัฒนาแอปพลิเคชันที่เริ่มต้นจากการที่ Product Manager มาพูดคุยกับทีมก่อนว่าจะทำแอปอะไรขึ้นมา จากนั้นก็แบ่ง Sprint กันภายในทีม เริ่มส่งการ์ดต่อให้ทีม Designer (UX/UI Designer, Graphic Designer) ออกแบบรูปร่างหน้าตาของแอปให้เสร็จ
แล้วทีม Designer ก็ส่งการ์ดต่อไปให้ Developer เพื่อจัดการระบบหน้าบ้านและหลังบ้าน เมื่อทำเสร็จแล้วก็ส่งต่อให้ QA (Quality Assurance) ตรวจสอบโค้ดและ Test แอปก่อน จากนั้นทีมก็ทำการ Sprint Review เพื่อดูว่างานทั้งหมดเสร็จหมดแล้วหรือยัง ก่อนที่จะปล่อยแอปออกไป
เมื่อเวอร์ชันแรกเสร็จสมบูรณ์ก็ส่งแอปออกไปให้ผู้คนมา Test แล้วก็รอรับฟีดแบคกลับมาเพื่อปรับปรุงผลิตภัณฑ์อีกครั้งหนึ่ง เป็นต้น ซึ่งการ์ดก็จะเลื่อนไปเรื่อย ๆ ตามขั้นตอนต่าง ๆ เราก็จะได้เห็น Workflow ว่างานมันเลื่อนมาอยู่ที่ขั้นตอนใดแล้ว
**ขั้นตอนเหล่านี้เป็นเพียงขั้นตอนคร่าว ๆ ของการสร้างแอปพลิเคชันเท่านั้น ในความจริงการสร้างผลิตภัณฑ์แต่ละบริษัทอาจแตกต่างกัน และมีรายละเอียดกว่านี้มาก
Kanban Board มีการทำงานอย่างไร? การทำงานของ Kanban Board จะมีลักษณะเป็นบอร์ดที่แสดงถึงสเตตัสงานของทีม โดยจะมี Post-it หรือการ์ด (Kanban) ที่แสดงถึง Task ที่ต้องทำแปะอยู่ตามสเตตัสนั้น ๆ ซึ่งการนำ Kanban Board เข้ามาใช้ในการทำงาน จะทำให้ทีมเห็นภาพรวมทั้งหมดของงาน และช่วยจำกัดจำนวนงานที่กำลังทำอยู่ ทำให้ทีมรู้ว่าควรจะโฟกัสกับงานไหนก่อน และทำงานนั้น ๆ ออกมาให้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพที่สุด
โดยหลัก ๆ Kanban Board จะแบ่งออกเป็นสเตตัสพื้นฐาน 3 สเตตัสด้วยกัน คือ To Do, Doing, Done ซึ่งสเตตัสเหล่านี้ทุกคนสามารถ Optimize เพิ่มได้เอง ตัวอย่างเช่น สเตตัสที่เพิ่มเข้ามาในบริษัทสายเทคโนโลยีอาจจะประกอบไปด้วย
Backlog ที่แสดงถึงภาระงานทั้งหมด Development แสดงถึงขั้นตอนกำลังพัฒนา Testing แสดงถึงขั้นตอนการทดสอบผลิตภัณฑ์หรือฟีเจอร์นั้น ๆ Deployment แสดงถึงการติดตั้งระบบ Done แสดงถึงงานที่ทำเสร็จแล้ว ภาพจาก cloudfront สำหรับสเตตัสทั้งหมดนี้ ทุกคน ทุกทีม ทุกองค์กร สามารถกำหนดได้เองเลยว่าอยากให้มีอะไรบ้าง เพื่อให้เหมาะสมกับสายงานที่ตัวเองทำ และที่สำคัญ ยังสามารถกำหนดได้อีกว่า ในแต่ละช่องจะให้มีงานอยู่ในนั้นได้ทั้งหมดกี่งาน
ตัวอย่างเช่น To Do มีได้ 5 งาน, Doing มีได้แค่ 3 งาน, Testing ได้ 3 งาน ส่วน Backlog หรือ Done จะมีทั้งหมดกี่งานก็ได้ (เพราะเป็นงานที่ต้องทำกับงานที่เสร็จแล้ว) ทั้งนี้การจำกัดจำนวนงานในแต่ละช่อง มีเพื่อให้คุณโฟกัสกับงานเหล่านั้นได้อย่างเต็มที่ ทำงานออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด จะได้ไม่ต้องไปกังวลกับงานที่ยังมาไม่ถึง
ถ้าลองพูดในมุมมองของทีมที่ทำงานในสายเทคโนโลยีอย่าง Developer การที่มอบหมายงานให้แต่ละคนมากเกินไป จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เพราะส่วนใหญ่งานของ Developer เป็นงานที่ซับซ้อน ทำให้มักจะต้องโฟกัสกับการเขียนโค้ดที่อยู่ตรงหน้า ซึ่งการที่จะต้องสลับไปทำฟีเจอร์อื่น ๆ ไปมา จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ส่งผลให้คุณภาพของงานที่ออกมาอาจลดลงได้
ดังนั้นการใช้ Kanban Board เข้ามาแสดงภาพการทำงานเหล่านี้ ก็จะทำให้แต่ละคนทำงานได้ง่ายขึ้น เห็นภาพงานของตัวเองและทีมได้ชัดเจนยิ่งขึ้น กำหนด Priority ของแต่ละงานได้ดี รู้ว่างานไหนที่สำคัญที่สุดก็นำมาทำก่อน เพื่อที่จะได้โฟกัสงานเหล่านั้นได้อย่างเต็มที่นั่นเอง
ประโยชน์ของการใช้งาน Kanban Board ที่จะทำให้องค์กรของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เห็นภาพรวมการทำงานได้อย่างชัดเจน การใช้งาน Kanban Board สำหรับองค์กร ประโยชน์อย่างแรกที่คุณจะเห็นถึงความเปลี่ยนแปลงได้ทันที ก็คือเรื่องของ การช่วยให้ตัวคุณ รวมถึงทีม มองเห็นภาพรวมของการทำงานในแต่ละวันได้อย่างชัดเจนซึ่งปัญหานี้ถือว่าเป็นปัญหาที่หลายองค์กรกำลังเจออยู่ในปัจจุบัน ยิ่งถ้าบริษัทไหนเป็นบริษัทขนาดใหญ่มีหลายแผนก ก็จะยิ่งทำให้วุ่นวายมากขึ้นไปอีก
ด้วยข้อดีของรูปแบบการใช้งาน Kanban Board ที่จะช่วยในการแสดงผลด้วยการ์ด ที่ช่วยให้ทีมทุกคนทำความเข้าใจกับ Workflow ของโปรเจ็กต์หรือธุรกิจได้ดีมากยิ่งขึ้น รู้ว่าตอนนี้ความคืบหน้าของโปรเจ็กต์อยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว Process ของการทำงานช้า-เร็ว ขั้นตอนไหนที่สำเร็จลุล่วงไปแล้ว หรือติดปัญหาอยู่ ก็สามารถรับรู้ได้ทันที
ซึ่งประโยชน์ของการที่คุณเห็นภาพรวมของการทำงานนั้น ก็จะช่วยทำให้ทุกคนในองค์กรโฟกัสเฉพาะงานที่สำคัญและสร้างคุณค่าให้กับธุรกิจ แก้ไขสถานการณ์ได้อย่างทันท่วงทีก่อนที่จะเกิดปัญหาคอขวดเกิดขึ้น ช่วยลดเวลาและโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดของการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทีมรู้ว่าในแต่ละวันต้องทำงานอะไร - ส่งต่อให้ทีมไหน อีกหนึ่งประโยชน์ของ Kanban Board หรือเครื่องมือ Project Management Tools ที่มีฟีเจอร์ Kanban Board ก็คือการช่วยให้ทีมรู้ว่าในแต่ละวัน พวกเขาต้องทำงานอะไร ส่งต่อให้ทีมไหน ช่วยให้ Project Manager หรือ Team Lead ของแต่ละโปรเจ็กต์ สังเกตประสิทธิภาพในการทำงานของทีมและสมาชิกแต่ละคน
เช่น ทีมคนไหนทำงานส่วนใดเสร็จไปแล้ว ใช้เวลาในการทำงานแต่ละ Process มากเท่าไร หรือทีมคนไหนที่ช่วงนี้มีงานที่ต้องรับผิดชอบมากเกินไป ตัวคุณเองจะได้ช่วยเหลือ แก้ปัญหา แบ่งงานให้ทีมคนอื่น ๆ ที่พอมี Slot เวลา ช่วยให้การทำงานในแต่ละโปรเจ็กต์เสร็จออกมาได้สมบูรณ์และตามเวลา
เพราะในปัจจุบันเครื่องมือประเภท Kanban Board สามารถกำหนด (Assign) ผู้รับผิดชอบ Task นั้น ๆ ได้รวมถึงในมุมของฝั่งพนักงานเอง พวกเขาก็จะรู้ว่าในแต่ละวัน พวกเขามีงานอะไรที่ต้องรับผิดชอบบ้าง กำหนดส่งงาน (Deadline) วันไหน ต้องส่งมอบงานให้ทีมไหนทำต่อ (ในกรณีที่เป็นการทำงานแบบ Cross-Functional) หรือ ช่วยให้ทีมสามารถลำดับความสำคัญของงาน รู้ว่าอะไรต้องทำก่อน ต้องทำอะไรหลัง (จากลำดับของการ์ดที่แสดงใน Kanban Board และสเตตัสของงาน)
เป็นเหมือนการทำให้ทุกคนในทีมรู้หน้าที่ความรับผิดชอบของตัวเอง หมดปัญหาเรื่องของการทำงานทับซ้อนกันหรือลืม ไม่ทราบว่าวันนี้ตัวเองต้องทำงาน Task ไหนบ้าง และปัญหาข้อผิดพลาดอื่น ๆ ที่เราจะอธิบายในข้อถัดไป
ภาพจาก devcommunity ลดความผิดพลาดในการทำงาน อย่างที่ได้กล่าวไปว่าการใช้ Kanban Board จะช่วยทำให้ทีมมองเห็นภาพรวมของการทำงานของทั้งโปรเจ็กต์ ไปจนถึงปริมาณ Workload ระดับพนักงานแต่ละคน ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวมานั้น นอกจากจะช่วยให้การทำงานในองค์กรของคุณมีประสิทธิภาพ ยังช่วยลดความผิดพลาดของการทำงานที่จะเกิดขึ้นในองค์กรของคุณด้วย
ตั้งแต่เรื่องที่ต้องเจอทุกองค์กร อย่าง การทำงานที่พนักงานมีหน้าที่ทับซ้อน ทำงานชนกัน เพราะไม่ได้สื่อสาร ไม่รู้ว่าตกลง Task ไหนใครต้องเป็นคนทำ หรือปัญหาที่ใหญ่ขึ้นมาอย่างเรื่องของ การจัดการโปรเจ็กต์ งานที่ต้องส่งต่อทำเสร็จลุล่วงตรงเวลาไหม มี Task ใดบ้างที่ถูกเพิ่มเข้ามาด่วน หรือในแต่ละโปรเจ็กต์มีปัญหาคอขวดเกิดขึ้นที่ Process ไหน ฯลฯ
ซึ่งการนำ Kanban Board (หรือเครื่องมือที่สามารถใช้งาน Kanban Board) เข้ามาใช้งานในองค์กรก็จะช่วยลดความผิดพลาดต่าง ๆ จากการทำงานลงได้ทันที และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรให้ดีขึ้นได้
สนับสนุนการทำงานแบบ Cross-Functional การทำงานในรูปแบบ Cross Functional คือรูปแบบการทำงานเป็นทีม ที่ในแต่ละทีม จะมีคนที่มีทักษะและเชี่ยวชาญในสายงานต่าง ๆ ที่แตกต่างกัน มาอยู่รวมกันในทีมเดียวเพื่อพัฒนาโปรเจ็กต์ เช่นใน 1 ทีมอาจจะมี Developer, Programmer, Designer, Marketer, Project Manager ฯลฯ (ตำแหน่งอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับลักษณะผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันและโครงสร้างองค์กร)
ซึ่งการทำงานในรูปแบบ Cross Functional ถือเป็นอีกหนึ่งรูปแบบการทำงานที่กำลังได้รับความนิยมจากองค์กรทั่วโลก ว่าเป็นรูปแบบการทำงาน ที่เข้ามาช่วยสร้างประสิทธิภาพให้การทำงานในองค์กรได้จริง เพราะการทำงานแบบ Cross Functional ช่วยให้ทีมแต่ละคนสื่อสารกันมากขึ้น และช่วยให้โปรเจ็กต์สำเร็จลุล่วงโดยใช้ระยะเวลาที่น้อยกว่าการทำงานแบบ Silo หรือต่างคนต่างมีแผนก แบ่งแยกเป็นของตัวเอง
ภาพจาก karrieretutor และจะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีก ถ้าในองค์กรมีการนำเครื่องมือที่สามารถใช้งาน Kanban Board Tools ได้ มาเป็นเครื่องมือในการทำ Project/Task Management สำหรับการทำงานแบบ Cross-Functional Team ซึ่งจะช่วยทำให้
ทีมทุกคนที่ใช้งาน แม้จะแตกต่างความรับผิดชอบกัน แต่ก็รู้ Workflow ของเพื่อนร่วมทีมทุกคน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและการสื่อสารในทีม ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานรูปแบบ Scrum หรือรูปแบบการทำงานที่ทีมทุกคนจะช่วยเข้ามามีส่วนร่วมในการทำงานของกันและกันมากขึ้น ช่วยให้การทำงานของทีม การส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือ Solution ต่าง ๆ สำเร็จลุล่วงได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้พนักงานในทีมทุกคนมองภาพเป้าหมายเดียวกัน ซึ่งเป็นเป้าหมายของ ทีม, องค์กร จริง ๆ ไม่ใช่เป้าหมายรายวันของแต่ละคน ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวมาคือประโยชน์ของการใช้งาน Kanban Board หรือเครื่องมือที่มีฟีเจอร์ Kanban Board ที่จะเข้ามายกระดับทำให้การทำงานขององค์กรของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในระยะเวลาอันรวดเร็ว
แนะนำเครื่องมือที่สามารถใช้งาน Kanban Board ในปี 2022 The Growth Master ก็จะมาแนะนำเครื่องมือที่นำหลักของ Kanban Board มาใช้ด้วยกันทั้งหมด 3 ตัว โดยประกอบไปด้วย ClickUp, Trello, Hygger ซึ่งรายละเอียดของแต่ละเครื่องมือนั้นจะเป็นอย่างไรบ้าง และจะเหมาะกับองค์กรแบบไหน ไปติดตามดูกันได้เลย
ClickUp มาเริ่มต้นกันที่ซอฟต์แวร์ตัวแรก ClickUp เป็นซอฟต์แวร์ Project Management Tool ที่ขึ้นชื่อว่าเป็น All-in-One App มีความโดดเด่นมาก ๆ เพราะไม่ว่าคุณจะเป็นแบบไหนก็สามารถใช้งานได้ (ไม่จำเป็นต้องเป็นบริษัทเทคโนโลยี) เริ่มต้นใช้งานได้ฟรี มีฟีเจอร์ที่หลากหลาย ครบเครื่อง ปรับมุมมองได้หลายมุมมอง
ไม่ว่าจะเป็น List, Box, Calendar, Gantt, Timeline และอื่น ๆ อีกมากมาย รวมถึงตัวเอกอย่าง Kanban Board ก็มีเหมือนกัน (ซึ่งแต่ละมุมมอง (View) ก็สามารถปรับได้ความต้องการตามความถนัดของแต่ละทีมได้เลย)
ภาพจาก clickup สำหรับ Kanban Board ของ ClickUp จะทำให้ทีมเห็นภาพรวมการทำงานได้เป็นอย่างดี ดูได้ว่าขณะนี้งานไปกระจุกอยู่ที่จุดไหน งานมีรายละเอียดอย่างไรบ้าง และใครเป็นผู้รับผิดชอบงานนั้นอยู่ ซึ่งทำให้ Project Manager สามารถกระจาย Workload ของทีมแต่ละคนได้เป็นอย่างดี ไม่ให้งานไปหนักที่ใครคนใดคนหนึ่งมากเกินไป
นอกจาก Kanban Board ที่น่าใช้แล้ว ClickUp ก็ยังมีฟีเจอร์อื่น ๆ อีกมากมายที่ถูกสร้างขึ้นมารองรับการใช้งานโดยคำนึงถึงประสบการณ์ของผู้ใช้เป็นหลัก ทำให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้สะดวกและเต็มประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น
Custom Fields ที่ปรับแต่งให้เหมาะกับลักษณะงานในแต่ละ Task ได้ ไม่ว่าจะเป็น Text, ไฟล์, เว็บไซต์, Dropdown, งบประมาณ, Automation หรืออื่น ๆ Email ClickApp เป็นฟีเจอร์ที่ ClickUp สามารถเชื่อมต่อเข้ากับอีเมลได้โดยตรง ทำให้สามารถรับ-ส่งอีเมลได้ผ่านแต่ละ Task เพียงแค่กดคอมเมนต์ และยังสามารถแท็กคนในทีมได้ ซึ่งอีเมลต่าง ๆ ที่ส่งไปจะแสดงในรูปแบบ Threaded Comments ช่วยให้คนในทีมสามารถ Tracking การตอบอีเมลได้สะดวกยิ่งขึ้นCollaborative Whiteboard ฟีเจอร์น้องใหม่ที่ ClickUp ได้พัฒนาขึ้นมา โดยเป็น Whiteboard สำหรับการระดมสมองคิดค้นไอเดียแบบเรียลไทม์ และสามารถเปลี่ยนไอเดียเหล่านั้นบนบอร์ดให้กลายเป็น Task บน ClickUp ได้ทันทีซึ่งฟีเจอร์ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ เท่านั้น ClickUp ยังมีฟีเจอร์อีกมากมายที่ยังรอให้คุณได้ไปทดลองใช้งานดู ไม่ใช่เฉพาะแค่ Project Manager ที่สามารถใช้งาน ClickUp ได้เท่านั้น แต่ไม่ว่าจะเป็นทีม Designer, Marketer, Developer, HR, Sales, Finance หรือทีมอื่น ๆ ก็สามารถใช้งานได้ทั้งหมดเหมือนกัน
อ่านบทความที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
Trello Trello อีกหนึ่งซอฟต์แวร์ด้าน Project Management ในเครือ Atlassian ที่ขึ้นชื่อและเป็นที่รู้จักกันดีสำหรับการนำคอนเซ็ปต์ของ Kanban Board มาใช้ ด้วยการทำงานที่ไม่ซับซ้อน เข้าใจได้ง่าย เริ่มต้นใช้งานได้ฟรี ซึ่งก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือยอดนิยมที่หลายองค์กรนำมาใช้งาน
ภาพจาก trello Trello ถือเป็นเครื่องมือ Task Management ที่หลายองค์กรที่อยากลองเริ่มนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงาน และมีงบประมาณจำกัดต่างนึกถึงเป็นเครื่องมือแรก ๆ เพราะด้วยฟังก์ชั่นการใช้งานที่เข้าใจง่าย ไม่ยุ่งยาก เหมาะกับการใช้งานกับทีมขนาดเล็ก และพนักงานไม่ต้องใช้เวลามากมายการเรียนรู้การใช้งาน
และในแต่ละการ์ดของ Trello ที่ใช้บน Kanban Board เราสามารถระบุรายละเอียดที่ต้องการได้หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น การแนบไฟล์, กำหนดเดดไลน์ของงาน, Assign เพื่อนคนอื่น ๆ ในทีม หรือจะพูดคุยกันบนการ์ดเลยก็ทำได้เหมือนกัน
ถึงแม้ว่า Trello จะเป็นซอฟต์แวร์ที่มีหน้าตาและฟังก์ชันการทำงานที่เน้นความเรียบง่ายอย่างที่เรากล่าวไปข้างต้น แต่ก็แลกมาด้วยข้อจำกัดบางอย่าง เช่น เทมเพลตยังไม่ตอบโจทย์ความต้องการที่หลากหลาย สำหรับองค์กรที่กำลังขยายทีม มีหลายโปรเจ็กต์ที่ต้องทำ หรือมีการทำงานแบบ Cross-functional (เมื่อเทียบกับ ClickUp ที่ตอบโจทย์ในด้านนี้กว่า) แต่หากองค์กรไหนต้องการเครื่องมือที่ง่ายต่อการเริ่มต้นใช้งาน Trello ก็ถือเป็นเป็นเครื่องมือแรก ๆ ที่คุณไม่ควรพลาดอยู่ดี
Hygger Hygger เป็น Project Management Tool อีกหนึ่งตัวเลือกถัดจาก Trello ที่ใช้งานง่าย มีหลายองค์กรทั้งขนาดเล็กและใหญ่ที่ทำงานแบบ Agile เลือกใช้ ด้วยการที่ซอฟต์แวร์นำ Kanban Board มาใช้ ทำให้ผู้ใช้งานเห็นภาพรวมของงานออกมาแบบ Visualization ทำให้ทุกคนสามารถจัดการ Task ของตัวเองและทีมได้อย่างง่ายดาย
และหนึ่งในลูกเล่นที่น่าสนใจบน Kanban Board ของ Hygger คือ สามารถกำหนด WIP Limits หรือ Limit Work In Progress ได้ ซึ่งเป็นการกำหนดลิมิตงานในสเตตัสงานนั้น ๆ เช่น สำหรับงานด้าน Development บนสเตตัส In Progress ห้ามมีงานอยู่ในช่องนั้นเกิน 3 งาน เพื่อป้องกันไม่ให้งาน Overload มากเกินไป เพราะจะทำให้คนนั้นสูญเสียเวลาไปกับงานที่ไม่ใช่งานหลักมากกว่าที่ควรจะเป็น
ภาพจาก hygger นอกจากการทำงานแบบ Kanban Board แล้ว Hygger ก็ยังมีมุมมองแบบ Timeline, Task Lists, Sprint Boards, Roadmap Boards ให้เลือกใช้งานตามความต้องการ แถมยังมีหน้า Overview ที่สามารถดูการแจ้งเตือนการอัปเดตของโปรเจ็กต์ทั้งหมดได้ภายในหน้าเดียว พร้อมทั้งดู Activity เหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้นภายในบริษัท (เช่น ประกาศ, การประชุมต่าง ๆ) ได้บนหน้า Overview อีกด้วย
อ่านบทความเพิ่มเติม สรุปทั้งหมด Kanban Board ถือว่าเป็นเครื่องมือที่เข้ามาเปลี่ยนโลกการทำงานสำหรับองค์กรยุคใหม่ที่อยากช่วยให้ทีมทำงานง่าย เห็นภาพรวมการทำงานแบบเดียวกัน ช่วยจำกัดไม่ให้ทีมแต่ละคนมีงานล้นมือเกินไป ทำให้สามารถโฟกัสไปที่งานนั้น ๆ ได้เป็นอย่างดี และคุณภาพของงานออกมามีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
และสำหรับองค์กรใดที่ยังไม่เคยใช้ซอฟต์แวร์ที่มีเครื่องมือดี ๆ อย่าง Kanban Board เป็นส่วนหนึ่ง เราก็อยากแนะนำให้คุณลองหันมาใช้ดู เพราะไม่เพียงแต่จะช่วยสร้างประสิทธิภาพให้กับการทำงานของทีมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ตัวคุณเองโฟกัสกับงานของตัวเองได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย
