ผลสำรวจจาก PwC ชี้ว่า 78% ของเหล่าผู้บริหารในองค์กรเลือกที่จะทำงานในรูปแบบ Remote Working ต่อ แม้ว่าสถานการณ์การแพร่ระบาดจะยุติลงแล้ว หลังจากการแพร่ระบาดทั่วโลก หลายองค์กรได้เปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาเป็น Remote Working หรือ การทำงานจากที่ไหนก็ได้ และดูเหมือนว่า การทำงานในรูปแบบนี้กำลังจะกลายเป็นโมเดลการทำงานแห่งโลกอนาคต
ภาพจาก Inc. ที่ผ่านมา มีบริษัทด้านเทคโนโลยีอย่าง Twitter, Spotify และ Square ได้ออกนโยบายให้พนักงานสามารถทำงานแบบ Remote Working ได้ตลอด (สำหรับ Twitter นโนบายนี้มีผล 2 ปี) หรือ Facebook ที่ออกมาประกาศว่า พนักงานสามารถขออนุญาต Work From Home ได้ถาวร และในอนาคตจะเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็น Work From Anywhere ในระยะยาว
แต่การทำงานแบบ Remote Working ให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ท้าทายและต้องอาศัยการปรับตัวพอสมควร เพราะการทำงานบนออนไลน์ทำให้หลายองค์กรต้องเผชิญหน้ากับการจัดการเอกสารที่ขาดประสิทธิภาพ การสื่อสารและประสานงานที่ยากขึ้น
กุญแจสำคัญที่ขาดไม่ได้และช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวในการทำงานแบบ Remote Working ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพคือ Digital Transformation ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงาน อาจเริ่มต้นจากเครื่องมือพื้นฐานอย่างซอฟต์แวร์ Project Management ที่จะเสริมประสิทธิภาพการประสานงานของทีมและช่วยให้การติดตามงานง่ายขึ้น
แต่คำถามคือ ในบรรดาตัวเลือกมากมาย เราควรจะใช้ตัวไหนดี?
Project Management Tools คืออะไร ? หลายบริษัทที่ทำงานแบบ Remote Working น่าจะเคยเจอกับปัญหาในเรื่องของการติดตามงาน เช่น ไม่รู้ว่าขณะนี้งานได้ถูกดำเนินไปถึงขั้นตอนใดแล้ว Project Management Tools เป็นเครื่องมือที่ถูกสร้างเพื่อให้การบริหารจัดการโปรเจ็กต์ต่าง ๆ ของทีม, แผนก, และองค์กร เป็นระบบ ตั้งแต่การวางแผนงาน, การจัดสรรทรัพยากรต่าง ๆ ทั้ง เวลา, บุคลากร และค่าใช้จ่าย รวมถึงการติดตามและวัดผล โดยเฉพาะการดูภาพรวมของงาน
การนำซอฟต์แวร์ด้าน Project Management เข้ามาใช้ ไม่เพียงแต่จะช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานแบบ Remote Working ให้สูงขึ้น แต่ยังเป็นอีกก้าวที่จะพาองค์กรของคุณเข้าสู่สนามของ Digital Transformation เพื่อเตรียมพร้อมกับการทำงานแห่งโลกอนาคต
ซึ่งสิ่งที่ทำให้ Project Management Tools แตกต่างจาก Productivity Tools ประเภทอื่น ๆ คือเครื่องมือด้านนี้จะรวบรวมความสามารถที่ Productivity Tools อื่นทำได้ตั้งแต่การเป็น To-do List, การจัดการกับเวลา หรือ Time Management ด้วยฟีเจอร์อย่าง Time Tracking และ Due Date, การวัดประสิทธิภาพและแสดงผลผ่าน Dashboard, การสื่อสารภายในองค์กร และการเป็น Database เก็บข้อมูล
อย่างไรก็ตามทั้งหมดนี้เป็นฟีเจอร์ที่เหมาะกับการใช้งานในภาพใหญ่ เพราะซอฟต์แวร์บางตัวอาจยังไม่เหมาะกับการใช้งานเฉพาะทาง เช่น ด้านการสื่อสาร ที่ใช้เป็นแอปสำหรับการสื่อสารโดยเฉพาะอย่าง Workplace หรือ Slack เลยจะตอบโจทย์มากกว่า
เครื่องมือ Project Management นั้นก็มีอยู่มากมายในท้องตลาด แต่ละตัวจะเหมาะกับองค์กรและการทำงานที่ต่างกันออกไป ตั้งแต่การใช้งานแบบเล็ก ๆ ฟีเจอร์ไม่เยอะ เน้นง่าย ใช้เฉพาะทีม เช่น Trello หรือที่เหมาะกับองค์กรที่กำลังขยายทีมและมีการทำงานแบบ Cross-functional อย่าง ClickUp จนไปถึงงานหนักหน่วง มีความซับซ้อนและใช้กันในองค์กรใหญ่ ๆ อย่าง Jira
บทความที่เกี่ยวข้อง: รีวิว 5 สุดยอด Project Management Tools ชั้นนำที่จะอัพเกรดการทำงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น!
แนะนำ 7 เครื่องมือ Project Management Tools น่าใช้ 2022 ClickUp ภาพตัวอย่าง Custom Fields จาก ClickUp เริ่มต้นตัวแรกด้วย ClickUp เป็น All-in-One App ที่มีฟีเจอร์ละเอียด ครบเครื่อง และขยันอัปเดตฟีเจอร์ใหม่อยู่เสมอ มีความยืดหยุ่นสูง ได้รับการไว้วางใจจากบริษัทชั้นนำทั่วโลก พร้อมเวอร์ชั่น Free Forever ที่ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้และ Task เหมาะกับทีมที่มีการทำงานแบบ Cross-functional และกำลังขยายเพราะความยืดหยุ่นและการปรับแต่งที่อิสระ
สิ่งที่โดดเด่นไม่แพ้ความครบเครื่องและความยืดหยุ่นคือ Custom Fields ที่ปรับแต่งให้เหมาะกับลักษณะงานในแต่ละ Task ได้ ไม่ว่าจะเป็น Text, ไฟล์, เว็บไซต์, Dropdown, งบประมาณ, Automation และอื่น ๆ หรือแม้กระทั่ง Task ด้วยกันเอง และสามารถสร้างแบบฟอร์มสอบถามขึ้นมาได้ เมื่อมีการกรอกข้อมูลในฟอร์ม ข้อมูลเหล่านั้นจะขึ้นมาอยู่ในรูปแบบการ์ดโดยอัตโนมัติ
ฟีเจอร์แต่ละอย่างถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงผู้ใช้งานเป็นหลัก เพื่อทำให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานได้สะดวกมากขึ้นและเต็มประสิทธิภาพ เช่น Task Tray ทางลัดในการเลือก Task ที่ต้องการมาย่อเก็บในถาดส่วนตัว เพื่อดู Task นั้น ๆ ภายในคลิกเดียว หรือ In-App Email การตอบอีเมลในตัวแอป ซึ่งช่วยให้ทีมทำงานได้ง่ายและเร็วยิ่งขึ้น
เริ่มต้นใช้งานได้ฟรีโดยไม่จำกัดจำนวน Users และ Tasks แต่จำกัดหน่วยความจำที่ 100MB และสร้างได้เพียง 5 Spaces แพ็กเกจแบบจ่ายจะมีราคาเริ่มต้น $5 สามารถเข้าไปดูแพ็กเกจ ClickUp ได้ที่นี่
ใครที่อยากรู้จักฟีเจอร์และการใช้งานบน ClickUp มากขึ้น สามารถไปอ่านได้ที่ รีวิว ClickUp ฉบับเต็ม
สำหรับใครที่สนใจ ClickUp เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร ทาง The Growth Master ก็ยินดีให้คำปรึกษาและวางแผนการใช้งานที่เหมาะสมที่สุดให้กับทีมของคุณ สามารถดูรายละเอียดโดยคลิกที่รูปด้านล่างได้เลย
Airtable ภาพตัวอย่าง Airtable Block จาก Airtable
Airtable คือ ซอฟต์แวร์ที่ผสมผสานระหว่างการใช้งาน Spreadsheet (อย่าง Google Sheets หรือ Excel) และ Database เข้าไว้ด้วยกัน ถูกนำมาใช้งานอย่างแพร่หลายในหลากหลายอุตสาหกรรมธุรกิจ มีจุดเด่นคือการเป็น Data Sheet เก็บข้อมูลที่สามารถปรับได้หลากหลายมุมมอง และใส่ Rich-text editing ได้ ทั้ง Checkbox, วิดีโอ, ไฟล์ต่าง ๆ และอีกมากมาย แบบที่ Spreadsheet ทั่วไปทำไม่ได้
สามารถประยุกต์ใช้ได้หลากหลาย และการนำมาใช้เป็น Project Management Tool ก็เป็นหนึ่งในการประยุกต์บน Airtable โดยจะมี Activity Log ที่ดูได้ว่า ใครมีการปรับเปลี่ยนและแก้ไขอย่างไรบ้าง
นอกจากนี้ความสามารถอีกหนึ่งอย่างของ Airtable คือการนำไปใช้ในการสร้างแอปได้ โดยประยุกต์ใช้เป็นระบบหลังบ้านเก็บคอมเมนต์และข้อมูลต่าง ๆ ในรูปแบบ Database ด้วยการเชื่อมต่อ API จาก Airtable ที่ชื่อว่า Blocks SDK เพื่อมาแสดงผลบน Record โดยอัตโนมัติ
ด้วยฟีเจอร์การใช้งานที่ค่อนข้างยืดหยุ่นและครอบคลุม Airtable จึงเหมาะกับทีมที่การทำงานแบบ Cross-Functional สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้หลากหลาย และเหมาะกับธุรกิจและผู้พัฒนาที่ต้องการสร้างแอปส่วนตัวที่ไม่จำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์ขั้นสูง
แม้ว่าหลักการทำงานจะคล้ายกับ Excel และ Sheet แต่สำหรับบางคนที่ใช้ Spreadsheet แค่การจดบันทึกหรือทำข้อมูลง่าย ๆ อาจรู้สึกว่า Airtable ใช้ค่อนข้างยากและไม่ค่อยคุ้นเคยเท่าไหร่
หากใครสนใจสามารถดูรายละอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแพ็กเกจของ Airtable ได้ที่นี่ และการใช้งานแบบเจาะลึกได้ที่ รีวิว Airtable
Asana ภาพจาก Asana Asana ถูกสร้างขึ้นในปี 2008 โดย Dustin Moskovitz หนึ่งในผู้ร่วมก่อตั้ง Facebook และ Justin Rosenstein อดีตวิศวกรของ Facebook และ Google ด้วยการใช้งานที่ยืดหยุ่น ฟีเจอร์ที่ครอบคลุมในด้าน Task Management และมีความ User-friendly ที่แม้จะเป็นผู้ที่ไม่เคยใช้ Project Management Tools มาก่อน ก็สามารถเรียนรู้การทำงานของแอปนี้ได้ไม่ยาก
โดยภาพรวม Asana ถือเป็นเครื่องมืออีกตัวที่ค่อนข้างครบในด้าน Task Management ส่วนด้านการประสานงานและสื่อสารก็มีฟีเจอร์การแท็กและคอมเมนต์, Notepad และ Task Conversation และสามารถสร้าง Dashboard เพื่อดูภาพรวมความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ พร้อมส่วนต่อขยายมากมาย เช่น Harvest, WebWork Time Tracker, Tick หรือ Clocktify สำหรับการใช้ Time Tracking
หากเทียบกับฟีเจอร์หลักของ ClickUp แล้ว ถือว่ามีความคล้ายคลึงกันอยู่พอสมควร เหมาะกับทีมที่ไม่ได้มีการทำงานแบบ Cross-functional เท่า Clickup หรือกับทีมกึ่ง Cross-functional ที่แต่ละคนยังมีส่วนที่แยกกันทำงานอยู่ เพราะไม่มีฟีเจอร์ Multiple Assignee แต่ผู้ใช้สามารถสร้าง Subtask แล้ว Assign งานให้แต่ละคนในทีมทีละ Subtask ได้เช่นกัน
สำหรับแพ็กเกจฟรีของ Asana จะจำกัดจำนวนผู้ใช้ที่ 15 คน และสร้างได้ 1,000 tasks ต่อทีม แต่สามารถอัปเกรดได้ โดยจะมีราคาเริ่มต้นที่ $10.99 ต่อผู้ใช้งาน สามารถดูแพลนของ Asana ได้ที่นี่
บทความที่เกี่ยวข้อง: รีวิว + เปรียบเทียบ Management Software ยอดฮิต Trello, Asana, monday.com
Trello ภาพจาก Trello Trello อีกหนึ่งซอฟต์แวร์ในเครือ Atlassian มีการทำงานที่เข้าใจได้ง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน มีแพลนฟรีให้ใช้ เน้นความเรียบง่ายในการจัดการงานด้วยคอนเซปต์ของ Kanban โดยที่ยังคงความสามารถในด้าน Project Management และการทำงานร่วมกัน ซึ่งก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือยอดนิยมที่หลาย ๆ บริษัทเลือกใช้
ด้วยฟังก์ชั่นการใช้งานที่เข้าใจง่าย ไม่ยุ่งยาก การทำงานที่ซับซ้อนน้อย จึงเหมาะกับการใช้งานกับทีมขนาดเล็ก มีขั้นตอนการทำงานไม่เยอะ หรือเฉพาะทีมตัวเองที่ไม่ได้ยุ่งกับโปรเจ็กต์อื่น องค์กรที่อยากจะเริ่มนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงานและมีงบประมาณจำกัด ก็ลองใช้ Trello ในขั้นแรกก่อน เพราะพนักงานไม่ต้องใช้เวลามากมายการเรียนรู้การใช้งาน
ด้วยหน้าตาและฟังก์ชั่นที่เน้นความเรียบง่าย ทำให้ Trello มีข้อจำกัดด้านการใช้งานมากกว่าซอฟต์แวร์ตัวอื่น จึงอาจไม่ตอบโจทย์ความต้องการที่หลากหลาย ทีมที่กำลังขยายหรือมีการทำงานแบบ Cross-functional แต่ในการเริ่มต้นใช้งาน หากใครต้องการตัวเลือกที่ง่ายและไวที่สุด Trello ก็เป็นเครื่องมือแรก ๆ ที่ควรลอง
สำหรับแพ็กเกจฟรี จะไม่จำกัดจำนวนการ์ดและสมาชิก แต่สามารถสร้างได้เพียง 10 บอร์ด และแนบไฟล์ขนาดไม่เกิน 10MB แพ็กเกจ Standard จะมีราคาเริ่มต้นที่ $5/ผู้ใช้งาน สามารถเข้าไปดูแพ็กเกจอื่นได้ที่นี่
Jira ภาพจาก Atlassian Jira เป็นซอฟต์แวร์หมวดหมู่ Productivity จาก Atlassian (บริษัทเจ้าของเดียวกับ Trello) เปิดตัวให้ใช้งานมาตั้งแต่ปี 2002 การทำงานจะเหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีงานซับซ้อน เช่น การพัฒนาซอฟต์แวร์ เหมาะการทำงานแบบ Agile โดยเฉพาะ ด้วย Scrum board, Scrum analytics และ Backlog
สำหรับบริษัทที่มีทีมและโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ การแบ่งการทำงานออกเป็น Project, Task, และ Subtask อาจไม่เพียงพอ Jira จึงมีแบ่งการทำงานออกเป็น Epic, Story, Task และ Subtask เป็นหลัก เน้นการใช้งานและการจัดการโปรเจ็กต์แบบ Scrum โดดเด่นในเรื่องของการทำงานแบบ Sprint, Bug tracking และ Issue Management
Jira จัดเป็น Scrum Software Tools ที่เหมาะกับทีมหรือองค์กรขนาดใหญ่ โดยเฉพาะกับทีม Software Developer ที่ต้องอาศัยการทำงานแบบ Agile และ Scrum อย่างไรก็ตาม Jira มีการใช้งานที่ค่อนข้างยากและซับซ้อน เหมาะกับผู้ใช้งานที่มีทักษะหรือผ่านการใช้งาน Jira หรือ Scrum Software Tools ตัวอื่น ๆ ที่ใช้งานได้ง่ายมาก่อน สามารถดู Jira Pricing ได้ที่นี่
สำหรับใครที่อยากอ่านรีวิว Jira แบบเจาะลึกมากกว่านี้ สามารถเข้าไปอ่านได้ที่ รีวิว 5 สุดยอด Project Management Tools ชั้นนำที่จะอัพเกรดการทำงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น!
Coda.io ภาพจาก The Verge Coda.io เปิดให้ใช้งานครั้งแรกในปี 2014 เป็น All-in-One Doc ที่รวบรวมการเป็นเอกสาร Doc และ Spreadsheet แบบ Cloud-based ทำให้สามารถสร้างทั้งงานเขียนและงานเก็บข้อมูลในตารางได้พร้อมกันในเอกสารเดียว มีลักษณะการทำงานคล้าย ๆ Airtable ที่เป็นชีทสำหรับเก็บ Database แต่จะไม่โดดเด่นเท่า Airtable หรือซอฟต์แวร์ Database เฉพาะทาง
การใช้งานเบื้องต้นไม่ซับซ้อน เพราะมีเทมเพลตให้เลือกในการใช้งาน และเริ่มต้นจะเหมือน Word ทั่วไป แต่ที่เพิ่มขึ้นมาคือสามารถใส่ Rich-Text อย่าง Interactive Tools และกราฟิก รวมถึงสามารถปรับมุมมองให้เป็น Calendar, Gantt Chart และ Kanban ได้
เนื่องจากมีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง จึงนำมาประยุกต์ใช้ด้าน Project Management ได้ โดยคุณอาจเริ่มจากการสร้างโปรเจ็กต์ขึ้นมา กำหนด Timeline การทำงานลงบนปฏิทิน มอบหมายชิ้นงานต่าง ๆ ให้ทุกคนทีม รวมถึงการวัดและประเมินผล ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถทำได้ผ่านเอกสารออนไลน์หน้าเดียวใน Coda
สามารถเริ่มต้นใช้งานได้ฟรี หากใครสนใจสามารถเข้าไปอ่านฟีเจอร์และการใช้งานได้ที่ รีวิว Coda.io ฉบับเต็ม
Wrike ภาพจาก PC magazine Wrike ก่อตั้งขึ้นเมื่อปี 2006 เป็นเครื่องมือ Project management แบบ Cloud-based ที่มีความยืดหยุ่นสูง โดดเด่นเรื่องฟีเจอร์ด้านการจัดการโปรเจ็กต์และงานต่าง ๆ, การสร้าง Gantt Chart และยังมี Custom Form สำหรับใส่รายละเอียดของโปรเจ็กต์ก่อนเริ่มงาน เพื่อสร้าง Task และ Assign งานนั้นโดยอัตโนมัติ
นอกจากนี้ Gantt Chart ของ Wrike ยังใช้งานง่ายด้วยระบบ Drag and Drop และสามารถ Import ไฟล์จาก Spreadsheet เพื่อสร้าง Gantt Chart ได้เลย ซึ่งจุดนี้ทำให้การดูภาพรวมของโปรเจ็กต์เห็นได้ชัดเจนและง่ายยิ่งขึ้น พร้อมระบบ Automation เมื่อมีการ Approve งาน ระบบจะแจ้งเตือนไปยังบุคคลที่ต้องทำงานต่อทันที
ถือเป็นตัวเลือกที่เหมาะกับองค์กรขนาดกลางและมีการทำงานแบบ Cross-funtional เพราะสามารถนำไปปรับใช้ได้ในหลาย ๆ ทีมหรือแผนก ในมุมมองของ TGM มองว่า Wrike มีฟีเจอร์ที่ค่อนข้างเยอะพอสมควรและ Interface ที่ดูไม่เป็นมิตรเท่าไหร่ เลยอาจดูใช้ยากในมุมของผู้เริ่มต้นใช้งาน
สำหรับแพ็กเกจจะมีเวอร์ชั่น Freemium ที่สามารถใช้ได้ 5 คน ถ้ามากกว่านั้นจะเริ่มต้นที่ $9.80/ผู้ใช้งาน/เดือน แต่ที่พิเศษกว่าตัวอื่น ๆ คือมี Custom Pricing สำหรับทีม Marketing และทีม Professional Services เป็นเวอร์ชั่นที่อัปเกรดจาก Enterprise พร้อมกับ Tools พิเศษสำหรับ Marketing และ Professional Services โดยเฉพาะ
เนื่องจากแพ็กเกจให้เลือกเยอะ เราจึงแนะนำให้คุณปรึกษากับตัวแทนของ Wrike ในการเลือกแพ็กเกจที่เหมาะสม และสามารถดูแพ็กเกจเพิ่มเติมได้ที่นี่
สรุปทั้งหมด การนำเทคโนโลยีและเครื่องมือต่าง ๆ อย่าง Project Management Tools จะช่วยให้คุณสามารถติดตามภาพรวมของงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น, จัดการกับงานและโปรเจ็กต์ต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ, เสริมการทำงานแบบ Remote Working ให้เต็มประสิทธิภาพ และเป็นก้าวสำคัญที่จะพาธุรกิจของคุณเข้าสู่ Digital Transformation
Project Management Tools แต่ละตัวก็มีความเหมาะสมกับการทำงานที่แตกต่างกันออกไป ทั้งนี้ควรพิจารณาจากลักษณะของธุรกิจ, ขนาด และสไตล์การทำงาน ซึ่งในการเลือกครั้งแรก คุณอาจจะยังไม่เจอกับเครื่องมือที่ใช่ แต่เราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้นในการเลือกเครื่องมือที่ตอบโจทย์กับองค์กรที่สุด
มาสร้างการทำงานยุคใหม่เพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับโลกอนาคตไปกับ The Growth Master กันค่ะ
